基于ERP系統的企業財務與業務集成研究

張霞 陳立新

[摘 要] 隨著企業會計信息化的不斷推進，傳統的會計核算模式已不能滿足現代企業核算和管理的需要。企業財務與業務分離導致的“信息孤島”現象日趨明顯，努力實現企業財務與業務集成，成為了企業生存與發展的關鍵因素。本文在介紹了企業財務與業務集成內涵的基礎上，探討了企業財務與業務集成的必要性，對基于ERP系統的企業財務與業務集成中存在的問題進行了深入分析，在此基礎上提出了相應的提升策略，以期對企業財務與業務的集成有所幫助。

[關鍵詞] 財務業務集成；ERP；業務流程

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 018

[中圖分類號] F235.19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0026- 03

1 財務與業務集成的內涵

財務與業務集成是指企業基于IT環境下，在包括網絡、數據庫和管理軟件的基礎上，實現企業經營中物流、資金流和信息流的合一，即將財務會計信息處理和企業生產經營業務，主要指采購、銷售、庫存、生產等信息進行協同處理和監控的過程。財務與業務集成可以實現財務信息和業務信息的同步處理和監控，在完成采購、銷售、庫存出入庫等業務的同時，生成相關的財務信息，財務與業務集成最大限度地實現了數據共享，并能及時、準確地反映企業經濟活動的全過程。

財務與業務集成的核算與管理模式是基于會計信息與業務信息的集成，將財務信息和業務信息有機融合，實現了信息高度集成與共享，為信息需求者及時準確地提供財務、供應鏈和生產方面的各類信息。以此為基礎，財務部門與業務部門進行有效的溝通，并采用財務方法對業務過程進行事中控制，真正將會計控制職能發揮出來。

2 基于ERP系統的企業財務與業務集成的基本內容

ERP既是一個管理軟件，也是一個先進的企業管理模式，因此ERP系統是ERP管理思想應用的載體。ERP有狹義和廣義兩種解釋，狹義的ERP僅指企業“內部”信息系統；廣義的ERP是指整合企業“內、外部”信息的經營管理系統。本論文的討論采用狹義的ERP定義，即面向企業的會計信息系統。面向企業的會計信息系統包含財務管理模塊、供應鏈管理模塊、生產管理模塊和人力資源模塊，其總體結構和數據關系如圖1所示。

2.1 財務管理模塊

財務管理模塊是ERP系統的核心模塊，其主要功能是進行財務會計核算和資金監控，具體包括總賬管理、報表管理、固定資產管理、應收款管理、應付款管理、成本管理和資金管理。

2.2 供應鏈管理模塊

供應鏈管理模塊是ERP系統的重要組成部分，具體包括采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨核算；它突破了會計核算軟件單一財務管理的局限，實現了從財務管理到企業財務與業務集成的全面管理，實現了物流和資金流的統一管理。

2.3 生產管理模塊

生產管理模塊的主要功能是為生產部門科學合理地制訂主生產計劃，安排生產訂單和控制生產成本，具體包括主生產計劃、物料需求計劃、產能管理、生產訂單和車間管理。

2.4 人力資源管理

人力資源管理包括薪資管理、人事管理、招聘管理、考勤管理和績效管理。

3 基于ERP系統的企業財務與業務集成過程中存在的問題

3.1 財務與業務集成的觀念相對薄弱

財務與業務的集成是一個系統工程，在財務與業務集成的管理過程中，企業領導者的認識和重視程度，相關實施人員的配合程度，都會嚴重影響財務與業務的集成。大多數企業領導者和管理人員只是認為財務與業務的集成是技術問題，對實施過程沒有進行統一規劃，缺乏有效地組織和領導。這也是多數企業財務與業務集成度不高的一個重要原因。其次，企業在集成過程中缺乏一批既懂專業又懂信息技術應用的專門人才，財務人員和業務人員集成意識淡薄，都直接影響財務與業務的集成。

3.2 企業組織結構存在缺陷

企業財務與業務集成之前，企業的組織結構是金字塔式的，即直線職能制的組織結構形式，從決策層、管理層到操作層，逐層增大。這種組織結構模式以制度化和法規化嚴格構建等級制度，強調組織結構中的等級，過分強調企業的制度和秩序，各部門實行責任制管理。財務與業務集成一方面改變了企業的組織結構，打破了原來職能部門的管理模式，實現了企業資源的共享和優化管理，企業的運行和內部控制在一定程度上也發生了變化；另一方面，財務與業務集成需要對企業的業務流程進行優化與重組，如果不能很快建立起新的、有效的內部控制，必然對企業的整體運營產生不利影響。

3.3 財務與業務集成度不高

由于企業內部缺乏統一規劃，多數企業是以部門為單位建立各自的管理信息系統，因此，早期使用的財務業務各系統，雖然都較為穩定，但由于各系統是由不同的公司負責開發和構建的，它們不相同屬，獨立運行，各自為政，業務流程和財務流程沒有進行有機整合，企業的財務管理與業務管理相脫節，財務與業務之間的信息不能及時有效地傳遞，信息孤島現象依然存在，難以實現物流、資金流和信息流的有效統一，無法真正做到事中控制。財務與業務各系統在構建時注重流程的通暢性和操作的方便性，并沒有考慮二者之間的有效融合，各系統之間缺乏有效的信息溝通機制和統一的數據管理平臺，數據重復錄入現象仍然存在，既增加了企業財務管理的風險，又無法獲得全方位的數據。

財務管理模塊作為企業財務與業務集成的核心模塊，與其他業務子系統存在著緊密的聯系。從目前集成的現狀來看，財務系統與業務系統之間沒有實現有效的聯系，各系統之間存在著功能界定不清、權限劃分不明確的現象。職責和數據之間存在著交叉和重疊，降低了企業財務管理的效率，影響了企業管理者的決策。

3.4 財務與業務集成帶來的風險

財務與業務集成改變了企業的業務流程，減少了數據的重復錄入，提高了數據處理的及時性，實現了對經濟業務的實時監控，提高了信息的透明度，但同時也對企業的內部控制和財務管理帶來了新的風險。

3.4.1 系統訪問風險

財務與業務集成涉及到整個企業的業務流程，使用戶可以在企業的任何角落訪問系統并且進行業務處理或改變業務參數的設置，一方面提高了工作的效率，使財務人員和業務人員具有更大的靈活性；另一方面，企業財務與業務的集成將所有的業務處理集成在一個統一的數據管理平臺，增加了用戶訪問其他系統或不相關信息的機會。雖然，各用戶的權限有明確的職責劃分，但這并不能完全保證信息的安全性和保密性，這種高度集成的系統技術結構同樣會為企業帶來風險。

3.4.2 數據質量風險

財務與業務集成將數據處理的起點延伸到了業務處理環節，在業務部門輸入的業務數據直接生成財務數據傳遞到財務管理系統，極大地提高了數據處理的時效性和準確性，避免了數據的重復錄入，減少了會計憑證錄入的錯誤，保證了數據的同源性，實現了財務信息與業務信息的協同處理和監控。如果業務數據的準確性和完整性不能保證，則產生的財務數據將毫無意義，業務數據一般通過手工錄入或條形碼掃描來實現，后者錄入的差錯風險較小，人工錄入的差錯率就較高。業務數據錄入的正確性將直接影響財務數據的質量。

4 基于ERP系統的企業財務與業務集成的提升策略

4.1 強化組織領導，建立項目實施組織

企業財務與業務的集成是“一把手”工程，企業高層領導者和管理人員對財務與業務集成的理解程度與支持力度至關重要，要讓他們深刻理解財務與業務集成的內涵與重要性，認識到財務與業務集成必須在企業領導者和信息技術人員的共同協作下才能成功。在企業領導者和管理人員的大力支持下，必須構建明確的項目實施組織，具體負責集成的實施。組織中應包括高層領導者和管理人員、最終用戶、實施顧問、信息技術專業人員等。在集成過程中，領導者必須對財務與業務的集成進行總體規劃，負責各部門之間的有效溝通協調，對資源分配做出及時決策；最終用戶應該熟悉本部門業務，重新梳理財務流程和業務流程，并加強專業知識和網絡信息技術的學習，不斷提高自身素質，適應財務與業務集成所帶來的工作方法和業務流程等方面的變革；實施顧問應熟悉財務與業務集成的全部內容，了解各子系統之間的數據傳遞關系，并具有財務與業務集成的相關實施經驗；信息技術專業人員應能為財務與業務的集成和專業化提供相關的技術支持。

4.2 注重企業組織架構的扁平化發展，重新梳理業務流程

為了確保企業財務與業務集成的有效實施，企業必須打破傳統的管理體制，實現組織結構由“金字塔式”向“扁平式” 的轉變，諸如職位、權限、利益等許多方面的調整，甚至需要重新劃分和分配，明確各層級、各部門管理權限，理清業務管理職責。“扁平式”的組織結構減少了管理層次，大幅縮減管理人員，使組織成員能更多地參與到決策中。企業財務與業務的集成需要企業掌握先進的管理思想和現代的經營理念，對企業現有的整個的業務流程重新梳理和優化，對業務流程中的精華要繼承，不適應要求的流程要簡化，對缺少的流程進行補充，實現業務部門與財務部門的信息實時傳遞和共享，減少數據的重復處理。業務流程的重組改變了原有業務數據的傳遞路徑，這就要求企業財務流程重組與之相配合，以實現物流、資金流和信息流三流合一。財務流程的主要功能是從業務流程中獲取數據，并對數據進行加工后變成企業管理者所需的決策信息，在企業整個流程中占有重要的位置。

4.3 構建統一數據管理平臺，實現財務與業務系統的對接

由于財務系統與業務系統獨立存在于不同的數據庫，所以無法實現數據共享。實施財務與業務系統對接的基本思路是建立統一的數據管理平臺，在財務與業務集成的實施過程中，統一的數據管理平臺起到了重要的橋梁作用。通過這個平臺可以使兩者之間進行實時溝通，實現了業務信息與財務信息的一致性、同源性和完整性。統一的數據管理平臺主要功能是接受業務事件信息、定義憑證模板、自動生成記賬憑證。其主要的業務流程是，當經濟業務發生時，由業務系統在平臺中記錄經濟業務的發生，收集相關原始數據，信息收集完成后成為可以用于制證的實時憑證信息，系統就會根據憑證模板將原始的業務單據自動轉化為相應的記賬憑證，并自動傳遞到財務系統。企業借助統一的數據管理平臺，實現了財務系統與業務系統的數據對接，提升了業務系統實用化管理水平，加強了系統集成和信息協同處理的能力，解決了一直困擾企業的“信息孤島”問題。

4.4 建立風險防范機制，加強內部控制

企業財務與業務高度集成的特點就是使用統一的數據管理平臺，即單一的數據庫，這減少了數據的重復錄入，保證了系統數據的一致性，實現了企業內部資源的共享和有效溝通。但是，在這樣的環境中，導致系統中的數據更加透明，不能完全保證信息的安全性和保密性。首先，ERP系統中預置了大量的安全控制參數，如用戶密碼、認證方式和插件的方式等安全控制手段，其次，通過對用戶訪問權限的設置來規避系統訪問風險，訪問權限的設置和訪問權限的使用要嚴格有不同的人員來執行，在訪問權限的設置時，權限的設置應局限于用戶工作的業務需要來定義，并注意不相容職務相互分離，如制單人和審核人不能為同一人，以加強企業內部控制。最后，加強企業財務人員和業務人員的職業道德教育，并呼吁有效可行的法律法規的及時出臺。

企業財務與業務的集成使得數據一次輸入后，存放于單一的數據庫里，需要調用數據時，只需給出相應的條件，就可多次重復利用。例如，采購入庫單錄入后，可直接生成記賬憑證，并自動傳遞到總賬管理系統進行記賬。如果輸入的是錯誤信息，生成的肯定也是錯誤信息，對于這種數據質量風險，系統中可以設置一些參數對錯誤數據進行校驗和報警，建立完善的數據輸入控制機制，加強對輸入數據的校驗。例如，數據輸入后，由專門人員進行審核確認。其次，人工輸入的差錯比較高，企業應盡量采用數據錄入裝置來完成數據的輸入，有效化解數據錄入風險。

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