規范國有企業物資采購管理 防范腐敗行為的發生

周詠梅

[摘 要] 物資采購是國有企業經營管理過程中的一個重要的經濟活動，物資采購關系到國有企業的經濟效益和黨風廉政建設，也是企業容易滋生腐敗的主要源頭之一。規范國有企業物資采購管理是國有企業降低生產成本、提高經營效率、防范風險、降低職務犯罪隱患的重要手段。而建立一整套科學的、嚴格的、切實可行的管理制度是確保國有企業物資采購工作規范化、程序化、科學化的有效途徑。

[關鍵詞] 規范；企業；采購；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 041

[中圖分類號] F272 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0067- 05

國有企業物資采購工作是腐敗案件高發、易發、多發的重點領域、關鍵環節和特殊崗位。國企采購關系到國有企業的經濟效益和黨風廉政建設，也是企業容易滋生腐敗的主要源頭之一。要提高企業經濟效益，從源頭上防止腐敗，就必須建立健全企業的采購管理制度，在供應商的選擇、采購方式的選擇、采購過程的控制及內部審核等方面加強管理，使我們的采購工作規范化、程序化、科學化，從而防范腐敗行為的發生。為了規范國有企業物資采購管理，防范腐敗行為，應重點做好以下各項工作。

1 建立合格供應商檔案，編制合格供應商名錄

國有企業采購工作要真正做到防止采購人員的暗箱操作，有效地約束采購人員的違規行為，提高企業的效益，就必須從基礎工作做起。必須事先對供應商進行考察、認證，為通過認證的供應商建立合格供應商檔案并建立合格供應商名錄。采購時在備選合格供應商名錄中快速選擇合格供應商進行招標或比價采購，從而實現采購物資快速、優質、優價，降低總體成本支出的目的。

建立合格供應商檔案和建立合格供應商名錄，應做好兩項工作：①建立集體參與的決策機制，嚴格履行審批手續。②要把好關口，建立并實行供應商準入制，每年還要對供應商實行動態管理，優勝劣汰。建立合格供應商檔案和建立合格供應商名錄的操作程序如下。

1.1 供方質量保證能力的調查

采購部門經嚴格調查，除對供應商工商稅務銀行開戶方面信息核實外，還需做好供應商的供應能力、信譽、價格、產品質量、業務、財務狀況等方面的嚴格審查工作。再向審查通過的供應商發出《供方質量保證能力函調表》（參考格式見表1），并做好回收工作。

在業績考核表中，對供方考核分為優秀、良好、及格、不及格4個檔次，分別由采購部門、使用單位、管理部門簽署考核意見。原則上，所有部門評價均應在及格以上，方可保留其合格供方資格。如果只有一個部門簽署不及格意見，如果其他部門持不同意見，可以要求開會討論，并由企業主管領導最后決定是否取消其合格供方資格。如果有兩個以上部門簽署不及格意見，則不需再開會討論，直接將其從合格供方中淘汰出去。

除公開招標外，供應商只能在批準的《合格供方名錄》中選取。一些特殊物資無法在《合格供方名錄》中選擇供方的，采購部門需填報《非合格供方進貨審批表》（參考格式見表5），經過企業相關管理部門通過后方可實施采購。

2 健全采購制度，分散權利，加強相互間的監督

國企采購必須做到明確各單位、各部門的分工，落實好責任，制定好工作程序和工作標準，實現工作制度化、文件格式化、過程程序化；必須做到權力分散，做到各部門之間的相互監督，要有效控制采購計劃權、采購權、詢價權、結算權、驗收權等職權主體分離，各環節責任明確，互不干預，相互制衡。

2.1 使用單位負責提出需求計劃

使用單位根據設備檢修計劃及物資庫存情況提出需求計劃，報采購部門。需求計劃必須有單位主管領導簽字。

2.2 采購部門編制采購計劃報管理部門

為了防止使用單位多采及亂采，采購部門需現場核實設備情況及庫存情況，修改需求計劃，制訂采購計劃報管理部門。如果采購部門不做好監控，使用單位很容易出現多采、亂采現象，最后造成大量庫存物資使用不上而報廢的情況，給國家和企業造成巨大的損失。

2.3 管理部門根據采購計劃確定采購模式

管理部門根據采購計劃確定采購模式，根據具體情況分別采?。汗_招標、邀請招標、競爭性談判、單一采購和詢價方式采購，并最終確定供應商，并出具供應商確定報告。

2.3.1 公開招標

公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的供應商投標。對于尚未形成充分有效競爭的物資（合格供方數少于3家），原則上應采用公開招標方式采購。在報紙、雜志、互聯網等媒體上公開發出招標通告，吸引眾多的供應商來參加投標競爭，從中擇優選擇供應商獲取最優采購品。在招標中也必須公開其招標的有關規范，包括品質、投標手續、報價方式、交期、運輸、檢驗等等。凡是符合資格規定的供應商均可參加公開競標，并且以當眾開標為原則，符合各項規定的報價最低的供應商優先贏得競標。

具備公開招標條件的大宗原燃料、材料、設備及其他物資采購金額在50萬元以上的必須通過公開招標方式邀請不特定的供應商參加投標。公開招標由采購部門負責提供技術材料，管理部門負責組織編制招標計劃，確定招標方式；負責組織成立評標小組及召開開標、評標會；負責簽發中標通知書。評標小組由招標主管部門、采購部門、使用單位及相關專家組成。

2.3.2 邀請招標

邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請3個以上特定的供應商投標。對于已經形成有效競爭的物資（合格供方數3家及以上）可采用邀請招標方式采購。企管部門應當向不能少于3家的符合招標要求的合格供應商發放投標邀請書，供應商的具體數量根據招標項目的金額來確定。

符合下列情況之一的，可以依照本辦法規定采用邀請招標方式采購：第一具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；第二采用公開招標方式費用占國有企業采購項目總價值在10萬～50萬元之間的。

采購部門負責提供被邀請單位的相關資料，管理部門與采購部門及相關領導共同研究終被邀請名單。從符合相應資格條件的合格供應商名錄中邀請3家以上的供應商，并以投標邀請書的方式邀請其參加投標。由采購部門負責提供技術材料，管理部門參照公開招標做好各項工作。

2.3.3 競爭性談判

對于采購內容簡單、市場價格波動大、市場變化頻繁的物資，可采用競爭性談判方式采購。競爭性談判采購，是企業管理部門組織成立談判小組，與符合資格條件的合格供應商進行談判，本著符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的采購方式。

采用競爭性談判方式采購的，應當遵循下列程序：

（1）成立談判小組。談判小組由管理部門、采購部門領導和使用單位專家組成。

（2）制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。

（3）確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的合格供應商名錄中確定不少于3家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。

（4）談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判，談判不超過3輪。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。

（5）確定成交供應商。談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，談判小組從提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交的供應商。

2.3.4 單一來源采購

單一來源采購，是指采購人從某一特定供應商處采購貨物或服務的采購方式。

符合下列情形之一的，可以依照本辦法規定采用單一來源方式采購：

（1）技術復雜，有特殊要求或者受自然環境限制，只能從唯一合格供應商處采購的；

（2）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的；

（3）發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；

（4）對方實力雄厚，為了降低采購成本，公司與對方簽訂《戰略合作框架協議》，采購價格明顯低于社會價格的。

采取單一來源方式采購的，采購實施過程可參照競爭性談判進行。在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。單一來源采購合格供應商須提供最近一年內同類貨物或服務銷售合同，其合同單價將作為本次采購成交價格的參考。

2.3.5 詢價

詢價采購，是指采購人或采購代理機構按照規定程序，邀請符合資格條件的供應商進行一次性密封報價，采購人根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的貨物采購方式。

采購的貨物規格、標準統一，現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可依照本辦法規定采用詢價方式采購。

采用詢價方式采購的，應當遵循下列程序：

（1）成立詢價小組。詢價小組由管理部門及采購部門組成。對于小批量、生產急需、采用其他采購方式不經濟或來不及的，可以通過詢價采購的方式。原則上應挑選至少5家合格供應商詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。詢價的過程應有書面或傳真記錄作為詢價的依據，并由管理部門出具詢價結果說明書。

（2）確定成交供應商。根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有被詢價的未成交的供應商。

2.4 采購部門負責落實合同的簽訂、合同履行

管理部門將中標結果書面通知采購部門。采購部門在規定的工作日內，按照國家有關規定、招標文件和投標文件承諾等內容擬定采購合同，報管理部門審核后正式簽訂書面采購合同。采購部門負責對供方供貨產品數量、質量、及時性、服務等合同執行全過程的跟蹤和控制。簽訂合同的人員需獲得工商行政部門頒發的合同管理人員合格證書，并具有企業的授權資格。所有合同必須適用國有企業法律部門審核通過的合同版本，符合《合同法》的規定，并充分考慮到各種意外因素，保護國有企業合法權益。合同簽訂后，要做好跟蹤，保證對方對合同的認真履行。

2.5 質檢部門、采購部、使用單位共同負責驗收

凡驗收入庫的物資必須具有下列資料方可驗收入庫：供方提供的并由采購部門簽字確認的接運單；生產廠提供的合格證等有關技術資料。單據、證件、資料不齊全不能驗收。

2.5.1 數量驗收

大宗原燃料等具備過衡條件的物資都必須廠內過衡，以過衡單作為日后結算依據；材料、設備由使用單位和采購部門共同負責數量驗收。

2.5.2 質量驗收

大宗原燃料等具備采樣分析條件的，需按國有企業規定進行采樣分析，以國有企業質量主管部門認定的分析結果作為結算的依據。不具備采樣分析的由使用單位、采購部門共同參與驗收。

2.5.3 驗收合格

驗收合格后，由使用單位開具入庫單。

2.6 審計

審計部門負責審計采購部門在采購執行過程中是否真實、合理、完整、可靠。采購部門負責準備結算審批報告，連同發票、管理部門簽發的確定供應商報告、合同、入庫單、質檢表等相關資料一起報送企業審計部門審核，審核通過后在報告上簽字認可。

2.7 付款

審計部門審核通過后，財務部門方可結算付款，并做好所有資料的存檔工作。

總之，健全采購管理制度，提高制度執行力，是防范采購風險的有效措施。在健全采購管理制度，提高制度執行力的同時還必須做到采購結果公開透明，不僅要對參與競爭的供應商公開透明，也要做到對企業職工的公開透明，接受供應商和企業員工的監督舉報，對舉報信件要認真調查，一經查實要嚴肅處理，并給予舉報者相應的獎勵。只有多管齊下，才能防范腐敗行為的發生。

主要參考文獻

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