職業(yè)院校檔案工作存在的困難及解決對策

摘要：職業(yè)院校的檔案工作基礎(chǔ)較薄弱，存在不少問題。學(xué)校和檔案主管部門應(yīng)理清工作思路，采取有針對性的策略和措施，全面提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；職業(yè)院校；問題；對策

最近，廣東省教育廳組織調(diào)查組，對省內(nèi)14所高職院校、中職學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研。此次調(diào)研在各學(xué)校檔案管理自查總結(jié)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)調(diào)查了檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度建設(shè)、人員配備、保管條件、信息化建設(shè)等方面的內(nèi)容。調(diào)研組本著“發(fā)現(xiàn)問題、解決問題”的原則，通過聽取學(xué)校工作匯報(bào)、召開檔案人員工作座談會、實(shí)地察看檔案工作場地和設(shè)施、查閱相關(guān)實(shí)體檔案、現(xiàn)場咨詢、反饋意見和建議等多種形式，對各職業(yè)院校檔案工作進(jìn)行了全面調(diào)研，旨在發(fā)現(xiàn)當(dāng)前院校檔案管理中存在的主要問題及困難，理清工作思路，采取有針對性的策略和措施，提高學(xué)校檔案綜合管理水平。

一、檔案基本情況

職業(yè)院校檔案工作非常重要，關(guān)系到學(xué)校的管理和發(fā)展。學(xué)校基本都成立了相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)，為檔案管理提供了必要的保管場地、基礎(chǔ)設(shè)施，配備了相關(guān)業(yè)務(wù)人員管理檔案資料。大部分院校也制定了檔案管理制度，建立了檔案收集、整理分類、保管、保密、利用以及檔案人員職責(zé)、考核等一系列管理辦法，并能按制度將檔案材料收集和保管，尤其是對上級來文、人事、學(xué)籍和財(cái)務(wù)檔案都能重點(diǎn)保存。在保管檔案的同時，提供基本的檔案利用服務(wù)。

二、職業(yè)院校檔案工作存在的問題

1.管理體制不健全

檔案工作未納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，與職業(yè)院校教育不能同步發(fā)展，檔案發(fā)展的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不到位。少有學(xué)校建立并明確檔案科室的職能，專職專業(yè)的檔案管理人員較少，基本上是一崗多職。檔案人員不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，對檔案工作的整理、分類、歸檔、保管、利用等沒能很好掌握，實(shí)際工作中憑經(jīng)驗(yàn)操作。另外，部分高職院校原屬于不同的行業(yè)、企業(yè)或大學(xué)的二級學(xué)院，同民辦職院和中職學(xué)校一樣，檔案處于“真空”監(jiān)管狀態(tài)，只有個別學(xué)校檔案達(dá)標(biāo)升級，但整體水平與本科院校差距較大。

2.檔案實(shí)體保管分散

據(jù)調(diào)查，各職業(yè)院校教職工對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理普遍存在抵制情緒，認(rèn)為集中保管不利于查閱利用。檔案基本都是分散保管在各職能部門，財(cái)務(wù)部門保管財(cái)會檔案，學(xué)籍部門保管學(xué)籍檔案，基建部門保管基建檔案，檔案室只收集保存黨群、行政類檔案，且不齊全、不完整。

3.缺乏規(guī)范化管理

突出表現(xiàn)在：收集不齊全不完整；檔案材料雜亂，不能及時完成年度整理歸檔任務(wù)；沒有明晰的歸檔范圍和保管期限，很多文件材料該不該歸檔，該劃分什么期限，都沒有明確；沒有系統(tǒng)的分類方案，分類不準(zhǔn)確，整理不規(guī)范；檔案利用服務(wù)較少，借閱登記不嚴(yán)格；檔案編研工作基本空白，少數(shù)學(xué)校收集保存了電子文件檔案，整體缺乏規(guī)范管理。

4.設(shè)施設(shè)備難以滿足需求

職業(yè)院校多采用一個人、一臺微機(jī)、一套軟件的檔案管理模式，方式方法較落后，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案信息化建設(shè)的需要。普遍沒有合格的檔案庫房，現(xiàn)有的庫房空間狹小；空調(diào)、抽濕機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重不足，不能滿足防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防蟲和防霉等“八防”要求；檔案材料隨處散放，造成極大隱患；檔案箱柜、檔案盒等裝具不合規(guī)定。

三、解決對策

1.加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳

職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案工作，檔案工作應(yīng)列入學(xué)校工作的議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，及時解決檔案工作中遇到的實(shí)際困難，為檔案管理提供必要的條件。建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專職專業(yè)的檔案人員，將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)單列，納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，統(tǒng)籌解決。

通過各種途徑和方式，學(xué)習(xí)和宣傳檔案法律法規(guī)和高校檔案管理辦法，提高全校教職工尤其是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。加強(qiáng)專兼職檔案人員隊(duì)伍培訓(xùn)，提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作效率。

2.建立健全檔案管理制度

按《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）的要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔范圍和管理辦法，使檔案工作做到有法可依、有章可循。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，制訂和不斷完善檔案綜合管理辦法及各類檔案業(yè)務(wù)制度，建立健全檢查、考核、評估制度等。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好檔案工作，使檔案工作科學(xué)化、專業(yè)化和制度化。

3.集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案

“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用”是檔案工作的基本原則。學(xué)校先要統(tǒng)一管理思想，變無序分散管理為有序、集中統(tǒng)一管理，變多項(xiàng)分頭管理為信息資源共享。綜合檔案室要集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、財(cái)會、學(xué)籍、實(shí)物等各門類和載體的檔案，有效地維護(hù)學(xué)校檔案的完整與安全。

4.重視檔案的形成積累

學(xué)校應(yīng)把檔案材料的歸檔工作列入崗位責(zé)任制，納入教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)重要的工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料保存。各項(xiàng)工作與檔案工作“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。檔案收集的重點(diǎn)是本校形成的有保存價值的各類檔案材料以及上級針對本校制發(fā)的文件材料。

5.完善檔案配套設(shè)施

學(xué)校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，并預(yù)留5-10年的存儲空間，以滿足檔案不斷增長的需要。庫房配置鐵門、鐵窗、鐵柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、滅火器等設(shè)施，切實(shí)做好“八防”工作。有條件的學(xué)校可將檔案庫房、辦公室、閱覽室“三分開”，確保檔案保管安全、利用方便和管理規(guī)范。

6.檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步

要把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化整體規(guī)劃，優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，檔案部門先購置一套專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，將檔案目錄數(shù)字化，再逐步實(shí)行數(shù)字化掃描、全文檢索和檔案系統(tǒng)與校內(nèi)辦公網(wǎng)絡(luò)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，完成數(shù)據(jù)的交換和電子文件的歸檔。

四、檔案主管部門策略

1.組織培訓(xùn)，提升素質(zhì)

檔案主管部門應(yīng)開展有針對性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重實(shí)用教學(xué)，突出操作性、技能性，使職業(yè)院校檔案人員掌握較全面的應(yīng)用技能，并具有熟練的動手能力，能進(jìn)行文書處理、整理分類、檢索利用、編研開發(fā)等基本業(yè)務(wù)工作，并逐步加深，提高職業(yè)院校檔案人員的綜合管理水平。

2.建立試點(diǎn)，推廣經(jīng)驗(yàn)

檔案主管部門應(yīng)以檔案基礎(chǔ)較好的職業(yè)院校為深化建檔試點(diǎn)，先抓這些學(xué)校的檔案規(guī)范管理，鼓勵學(xué)校達(dá)標(biāo)升級，再召開檔案經(jīng)驗(yàn)交流會，組織其他學(xué)校來參觀學(xué)習(xí)，互幫互助，逐步提高職業(yè)院校檔案工作的整體水平。

總之，檔案管理是一項(xiàng)關(guān)系學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的大事，也是一項(xiàng)長期工作。職業(yè)院校應(yīng)高度重視支持，切實(shí)做好檔案工作，全面提升檔案管理水平，發(fā)揮檔案信息的作用，使檔案工作更好地服務(wù)于職業(yè)院校的改革和發(fā)展。

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