從寫奏折學習給領導寫郵件

奏折，是古代帝王和官員溝通的主要工具。這些原有的朝廷機密，現今已大量公示天下，無需擺案焚香、磕頭謝恩便可任君閱讀。而奏折系統，跟現代公司里面的郵件系統有著異曲同工之妙。

搞清自己的身份

雍正元年，湖廣總督楊宗仁給新主上了一道精心準備的請安奏折。這個折子的內容與其他所謂請安奏折無異，正文只有“請皇上圣安”五字，類似今天英文里的“just to say hi（僅僅打個招呼）”。但楊宗仁是下了心思去奉承這個新主的，奏折封皮黃綾上畫了躍在壽山福水之中的五爪騰龍，騰龍角上繪霞彩龍珠，龍珠中書“奏”，煞是好看。

可惜，此番苦心并沒有獲得垂青，反倒是抬頭“湖廣總督奴才楊宗仁”被雍正爺像小學語文老師改作文一樣，用朱筆圈起了“奴才”二字，并在旁邊改正為“臣”。為了避免這個不上道的大臣不明白，他還語重心長地加上一句“向后稱臣得體”。原來按照清例，漢臣連稱奴才的資格都沒有。

這個熱臉貼了冷屁股的故事告訴我們，給上級寫郵件，首先要搞清楚自己的身份，切勿隨便用稱謂套近乎。

取一個恰當的題目

在現存的清朝奏折當中，絕大部分是上述所謂請安奏折。可以想象，天朝地廣臣眾，作為臣子的不三天兩頭“just to say hi”，過兩天主上就要忘了此號人，便無從談仕途了。因此，請安，既是禮儀，也是利益。

康熙朝規定，除了請安奏折，其他折子封面不得用黃綾，可見主上對于大臣空洞無物的打招呼習慣其實也是很樂在其中的。康熙五十七年，湖廣總兵高其位奏報破獲地方搶匪的奏折在折面上裱了黃綾。這本來是一個請功帖子，不想康熙爺的焦點完全不在高總兵如何智勇雙全上，而是御批：“知道了。凡奏折不是請安用不得黃面黃封。”

相信那些在大公司工作的人都能多少理解康熙爺的心情。因為每天收到的郵件實在太多，常常不能按順序一一閱讀。于是不同的人往往隨著當天的心情不同有不同的閱讀習慣。外企中就有在郵件開頭標注FYI （for your information）和FYA （for you ractions）的習慣，以讓那些日理萬機的領導區分郵件的性質到底是只是知會性質還是要求馬上處理的。

不難想象，皇上跟領導一樣，心情不好的時候會先挑選那些知會性質，特別是只是聯絡感情的請安帖子來看看緩沖心情。沒想到在一聲聲親切的問候當中居然夾雜了一個折子說天朝盜匪橫行，心情當然是不爽的。

因此我們給上級寫郵件，一定要在郵件的題目上說明白郵件的主旨，到底是聯絡感情知會，還是要求得到幫助和解決問題。這就像給奏折選對封皮，不僅能幫助清晰表達自己的意思，還少受無妄之災。

慎用緊急等字眼

在不少古裝電視劇里面都會有這樣的鏡頭。常常是一個使者，有時候背上還插著兩支箭，下馬奔到皇上面前，大呼一聲“八百里加急”，然后呈上文書吐一口血暈倒。而事實上，皇上看到所謂八百里傳遞的奏折的機會比我們在電視上看到的還要少。天大的事情諸如太平天國的重要戰役，才用得上所謂的八百里加急。

根據事情的輕重緩急，負責傳遞重要奏折的驛站提供三百里、四百里、五百里、六百里的不同速度投遞服務。乾隆三十五年，署理云貴總督彰寶啟動驛遞，以日行六百里的速度回奏了緬甸邊防的情況，雖然涉及國防用兵，但還是得了乾隆爺“此尋常覆奏，何亟亟六百里為也”的批示。

今天的郵件系統雖然都是一秒送達，無所謂幾百里之分，但是作為下屬，我們仍然要慎用郵件系統里面的重要郵件標注或者“緊急”等字眼。在署理云貴總督的反面案例里，雖然所奏事情已經涉及邊境防御，對總督而言是頭等大事，但總督大人沒能從皇上的角度去考慮這個事情的重要程度。

同理，如果我們絲毫不考慮郵件對閱讀者的真正價值，經常隨意添加重要標簽，狼來了效應就不免會發生，等真正重中之重的事情發生的時候反而會得不到及時注意，也會給領導留下不夠沉穩、咋咋呼呼的印象。

總而言之，所謂“有事早奏，無事退朝”，給領導寫郵件宜精簡到點，務求把事情說清楚。那些聯絡感情的請安帖，在現代社會大可以留給微博、微信、短信。雖然手機打字比較費事，可幸所需字也不多——“恭請領導圣安”足以。

（摘自“新浪財經”，http：//

finance.sina.com.cn/zl/

career/20140429/

135718961239.shtml）