研究生人事檔案管理研究

摘要：研究生檔案是記錄研究生從高中、本科到研究生畢業(yè)這一期間的家庭情況、政治面貌、成績(jī)記錄、畢業(yè)情況、獎(jiǎng)懲記錄以及德、智、體等方面的內(nèi)容的材料。而研究生是各企事業(yè)機(jī)關(guān)團(tuán)體特別是高校、科研等用人單位的主力軍，因此研究生檔案管理工作是為社會(huì)機(jī)關(guān)團(tuán)體培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)必不可少的重要基礎(chǔ)工作，是用人單位聘用到合適對(duì)口的專(zhuān)業(yè)人才的一個(gè)基本保證。研究生檔案管理作為高校管理工作的一部分，需貫徹、執(zhí)行黨的教育方針，研究生人事檔案的完備、準(zhǔn)確、真實(shí)的管理尤為重要。

關(guān)鍵詞：研究生人事檔案；管理；轉(zhuǎn)遞；高校

中圖分類(lèi)號(hào)：G643 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2014）20-0087-02

研究生檔案是記錄研究生從高中、本科到研究生畢業(yè)這一期間的家庭情況、成績(jī)記錄、畢業(yè)情況、獎(jiǎng)懲記錄以及德、智、體等方面情況的材料。它是研究生在各學(xué)校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的記錄學(xué)校教育學(xué)生、培養(yǎng)學(xué)生、反映學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、精神面貌等形成的第一手材料，這些材料真實(shí)地反映了研究生在各階段的學(xué)習(xí)情況、研究方向、思想品德、興趣愛(ài)好等。而這些情況正是國(guó)家和社會(huì)在選拔任用人才時(shí)所需要了解的內(nèi)容，是用人單位選擇用人的重要依據(jù)，是干部檔案形成的最初部分。因此研究生檔案的管理、郵寄等應(yīng)是學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分。但在實(shí)際操作過(guò)程中，由于招生工作中各個(gè)地區(qū)對(duì)學(xué)生檔案的管理和郵遞沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，給高校學(xué)生檔案的管理工作帶來(lái)諸多困難，如有些本科學(xué)校沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，隨意將學(xué)生檔案交給學(xué)生個(gè)人帶到錄取學(xué)校，有的檔案甚至封條都沒(méi)有。學(xué)校的隨意又導(dǎo)致部分研究生在入學(xué)報(bào)到后不及時(shí)上交檔案，有的隨意放在宿舍，一放就是幾個(gè)月甚至到研究生畢業(yè)時(shí)才想起檔案的事才慌忙送往研究生檔案管理部門(mén)。有的甚至丟在家里，直到錄取學(xué)校找到該生要檔案時(shí)，學(xué)生才想起離開(kāi)本科學(xué)校時(shí)老師曾給了個(gè)袋子。還有個(gè)別研究生檔案意識(shí)差，拿到檔案后視封條不顧而私自拆開(kāi)個(gè)人檔案，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性。本文從學(xué)生檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、利用與傳遞等方面做一些探討，并對(duì)研究生人事檔案的管理提出自己的幾點(diǎn)思考。

一、各階段學(xué)生檔案應(yīng)產(chǎn)生的材料

為了保證研究生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，保證研究生升學(xué)、就業(yè)等利益不受影響，在新生報(bào)到時(shí)南京農(nóng)業(yè)大學(xué)研究生院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）招生辦就告知全體入學(xué)新生，只有檔案到了方可報(bào)到。

學(xué)生高中檔案原始資料要齊全，應(yīng)該具備以下內(nèi)容：高中畢業(yè)生登記表；高校招生報(bào)考志愿表；高中學(xué)習(xí)成績(jī)單；高中階段獎(jiǎng)懲材料；高校招生體檢表等。其中高中畢業(yè)生登記表、高中學(xué)習(xí)成績(jī)更應(yīng)該是必不可缺。高校在錄取后，應(yīng)將這些高中階段產(chǎn)生的原始檔案調(diào)入到本校管理本科生檔案的部門(mén)。

學(xué)生本科階段應(yīng)產(chǎn)生以下內(nèi)容的原始檔案：本科生入學(xué)登記表、高校畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生成績(jī)單（此三項(xiàng)必備）；學(xué)士學(xué)位復(fù)印件、本科畢業(yè)證復(fù)印件；英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)復(fù)印件；本科期間獎(jiǎng)懲材料；本科錄取通知書(shū)等等。如學(xué)生在本科畢業(yè)后選擇就業(yè)，所在院校應(yīng)將含有高中和本科的原始檔案轉(zhuǎn)至用人單位或?qū)W生原籍的人才市場(chǎng)。如選擇讀研，則在考取碩士研究生后，所在院校應(yīng)將含有高中、本科階段產(chǎn)生的原始檔案轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校管理研究生檔案的部門(mén)。

碩士階段應(yīng)產(chǎn)生的原始檔案應(yīng)包括：碩士報(bào)考登記表、錄取通知書(shū)、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、碩士畢業(yè)生成績(jī)單（此五項(xiàng)必備）；碩士階段產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲材料；碩士招生體檢表、研究生中期培養(yǎng)考核等等。如果是推薦免試生，則必須放入推薦免試生材料。

到了博士研究生階段，則在高中、本科和碩士檔案的基礎(chǔ)上，應(yīng)具備如下原始檔案：兩份專(zhuān)家推薦信、博士報(bào)考登記表、博士畢業(yè)生登記表、博士學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、學(xué)位授予決定（此五項(xiàng)必備）；博士中期培養(yǎng)考核；博士培養(yǎng)期間產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲材料；錄取通知書(shū)、錄取體檢表等等；如果是碩士直接攻讀博士的研究生，則須放入轉(zhuǎn)博生材料。

二、學(xué)生檔案形成材料的收集與歸檔

研究生院招生辦公室在確定錄取后，將錄取的研究生人事檔案材料調(diào)入后，移交研究生人事檔案管理部門(mén)，檔案室對(duì)研究生院送來(lái)歸檔的每份檔案進(jìn)行認(rèn)真地清理和簽收。再將新生的錄取通知書(shū)、報(bào)考登記表和體檢表收集完整，轉(zhuǎn)交研究生人事檔案管理部門(mén)，檔案室再將這些分別放入新生檔案中。

為了使研究生的檔案更加完備，更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，在校培養(yǎng)期間，各學(xué)院應(yīng)為每個(gè)學(xué)生準(zhǔn)備一個(gè)學(xué)籍袋。平時(shí)及時(shí)將研究生在校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的各項(xiàng)材料如培養(yǎng)計(jì)劃、中期考核、各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選等反映學(xué)生德、智、體的材料收集起來(lái)，放入個(gè)人的學(xué)籍袋。另外還有部分研究生參加社會(huì)考試形成的證書(shū)材料等也均需放入學(xué)籍袋，放入前各學(xué)院應(yīng)嚴(yán)格審核，并蓋上學(xué)院章，確保材料的真實(shí)性。在研究生畢業(yè)前一個(gè)月，各學(xué)院將這些學(xué)籍材料放入研究生人事檔案袋中，這樣研究生檔案內(nèi)容才能更為全面。

在研究生畢業(yè)時(shí)，研究生院將研究生的畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、成績(jī)單轉(zhuǎn)入研究生人事檔案管理部門(mén)，由研究生人事檔案管理部門(mén)組織放入研究生人事檔案袋中。

以上各項(xiàng)材料整合后，才能形成完備的研究生人事檔案。主管研究生人事檔案的人員在收集到研究生培養(yǎng)和畢業(yè)時(shí)產(chǎn)生的材料后，也需要注意鑒別，并注意材料是否完整和準(zhǔn)確。屬于歸檔的材料書(shū)寫(xiě)一定要清楚，其中姓名書(shū)寫(xiě)一定要準(zhǔn)確，千萬(wàn)不能使用曾用名、拼音或者英文名。材料上需蓋學(xué)院章，并且標(biāo)明所在學(xué)院和研究生學(xué)號(hào)，并按學(xué)號(hào)從小到大的順序排列方能更為準(zhǔn)確地歸檔。學(xué)生檔案材料，須使用正規(guī)用紙，用鋼筆或水筆填寫(xiě)。不得用圓珠筆、鉛筆或紅色和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。不屬于規(guī)定歸檔的材料，應(yīng)退回各學(xué)院。研究生本人送交的材料不得入檔。

三、檔案的保管與保護(hù)

根據(jù)人事檔案需要安全保密和便于查找的原則，學(xué)校要對(duì)研究生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)的保管，確保研究生人事檔案的安全。研究生檔案要建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房要有防火、防潮、防盜、防光、防霉等設(shè)施，以確保研究生檔案的安全性。

研究生檔案的保管一定要整齊有序，使用的檔案袋要統(tǒng)一。研究生檔案入庫(kù)后，要更換統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋，并用研究生學(xué)號(hào)做檔案號(hào)，這樣既避免了檔案號(hào)重新編寫(xiě)的不便，更是方便日常使用和查找，學(xué)生在就業(yè)遷走檔案時(shí)也清楚地知道自己的檔案號(hào)，同時(shí)方便各學(xué)院對(duì)研究生在讀期間產(chǎn)出的檔案材料的添加和查閱。研究生檔案應(yīng)按入學(xué)年份分學(xué)院并按學(xué)號(hào)從小到大的順序擺放，在檔案袋醒目之處標(biāo)注學(xué)號(hào)。

平時(shí)的管理應(yīng)建立檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年核對(duì)一次研究生人事檔案，確保調(diào)入的每位研究生的檔案安全和已畢業(yè)但是檔案暫未遷走的檔案的安全。在核對(duì)過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)檔案存在的情況應(yīng)及時(shí)核對(duì)人事檔案進(jìn)出的登記簿，若仍無(wú)法確定檔案去向，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)反映并想法查清檔案去向，以保證每位研究生的檔案安全。

四、研究生檔案的利用

在校學(xué)習(xí)期間，各院系或者研究生個(gè)人需要查閱研究生檔案，了解研究生檔案內(nèi)的信息，須各學(xué)院輔導(dǎo)員或研究生秘書(shū)親自前來(lái)查閱，學(xué)生個(gè)人不得接觸自己的人事檔案，不允許自行查閱，更不能私自領(lǐng)取檔案。

學(xué)生進(jìn)入就業(yè)期間，各用人單位需要對(duì)研究生檔案進(jìn)行政審，查閱研究生的人事檔案，須嚴(yán)格遵守檔案查閱管理規(guī)定：

用人單位來(lái)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行政審，須持各用人單位人事部門(mén)的介紹信方可查閱。研究生檔案管理部門(mén)，要根據(jù)規(guī)定和需要為用人單位提供服務(wù)，認(rèn)真回答用人單位針對(duì)檔案情況提出的各類(lèi)問(wèn)題。

研究生檔案一般不能外借，如公安、法院等機(jī)關(guān)必須借用時(shí)，須說(shuō)明理由并持開(kāi)具的蓋有單位公章的證明，經(jīng)主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可出館。

查閱學(xué)生檔案時(shí)，也必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)各項(xiàng)材料，確保研究生檔案的安全。

五、研究生檔案的轉(zhuǎn)遞

研究生畢業(yè)后，有的學(xué)生選擇就業(yè)，有的選擇繼續(xù)深造，有的選擇出國(guó)等等，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)就業(yè)部門(mén)和各學(xué)院的學(xué)生去向信息，及時(shí)將研究生檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

研究生去外校攻讀博士或做博士后，各學(xué)院應(yīng)及時(shí)將研究生調(diào)取檔案的通知轉(zhuǎn)交到研究生人事檔案管理部門(mén)，以便研究生人事檔案管理部門(mén)及時(shí)整理郵寄。已找到工作的畢業(yè)研究生應(yīng)在研究生院就業(yè)辦辦理報(bào)到證，就業(yè)辦應(yīng)將報(bào)到證的下半聯(lián)（白色）裁剪下轉(zhuǎn)交研究生人事檔案管理部門(mén)。研究生人事檔案部門(mén)再根據(jù)報(bào)到證上檔案地址欄信息做好登記，并嚴(yán)格按照上面的信息寫(xiě)好信封和轉(zhuǎn)遞單，同時(shí)將報(bào)到證放入人事檔案袋內(nèi)一并轉(zhuǎn)出。

轉(zhuǎn)遞研究生檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門(mén)的要求認(rèn)真對(duì)待，確保檔案的安全。研究生檔案應(yīng)嚴(yán)格按照要求，采用機(jī)要交通或派專(zhuān)人專(zhuān)門(mén)遞送，不能通過(guò)普通郵局進(jìn)行郵寄，也不能使用快遞公司快遞檔案，更不能貼好封條蓋好章后交由學(xué)生本人自己帶到錄取學(xué)校。

寄出的檔案還須保證其完整、真實(shí)、齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，填寫(xiě)好轉(zhuǎn)遞單和檔案接收單位名稱(chēng)，學(xué)校不得以任何原因扣留部分材料或分批轉(zhuǎn)出。寄出時(shí)應(yīng)嚴(yán)密包封，并在封條上加蓋公章。收到檔案的單位，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案，并在轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)上簽名蓋章郵寄或采用其他形式轉(zhuǎn)給檔案寄出學(xué)校，以確保檔案的安全。

以上是我院對(duì)研究生檔案的管理情況，應(yīng)該說(shuō)，研究生人事檔案的收集、整理到轉(zhuǎn)遞比本科生的要復(fù)雜得多。首先內(nèi)容材料要比本科生多，其次研究生培養(yǎng)期間檔案的利用率高，學(xué)院、用人單位包括學(xué)生個(gè)人都要經(jīng)常利用，最后還有研究生就業(yè)形式更為靈活等都使得研究生檔案的管理更為復(fù)雜。為此結(jié)合我院研究生人事檔案管理的實(shí)際，認(rèn)為管理研究生人事檔案確實(shí)需要注意以下幾點(diǎn)。

1.各學(xué)院建立研究生學(xué)籍袋

每一個(gè)研究生入學(xué)后，每個(gè)學(xué)院都應(yīng)該建立學(xué)籍袋，學(xué)籍袋如同檔案管理一樣，按學(xué)號(hào)從小到大的順序進(jìn)行排放，這樣每一項(xiàng)材料形成后，學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)都可以及時(shí)、準(zhǔn)確放入每個(gè)研究生的學(xué)籍袋。平時(shí)學(xué)生自己上交的須放入檔案袋的材料，學(xué)院也可在審核后及時(shí)放入。在研究生畢業(yè)后，各學(xué)院把研究生學(xué)籍袋移交研究生人事檔案管理部門(mén)，和人事檔案管理部門(mén)協(xié)作放入其人事檔案袋，這樣更可保證檔案的完整，也大大減少每形成一樣材料均送入檔案管理部門(mén)的工作量和頻繁使用的錯(cuò)誤率。經(jīng)過(guò)我院多年實(shí)踐證明，各學(xué)院建立新生學(xué)籍袋是檔案完整的最大保證。

2.用研究生學(xué)號(hào)做研究生人事檔案號(hào)

每個(gè)研究生在確定錄取之后，都會(huì)根據(jù)學(xué)院編排有序的研究生學(xué)號(hào)。我院研究生學(xué)號(hào)前四位是入學(xué)年份，年份后“1”為碩士，“2”為博士，接著是學(xué)院代碼，如農(nóng)學(xué)院為“01”，植保院為“02”，資環(huán)院為“03”，最后就是各學(xué)院具體的學(xué)號(hào)。比如2013年入學(xué)的農(nóng)學(xué)攻讀碩士學(xué)位的1號(hào)學(xué)生全部學(xué)號(hào)為2013101001，這樣的學(xué)號(hào)編排規(guī)則既避免了各學(xué)院學(xué)號(hào)的重復(fù)，也方便各學(xué)院的分辨和管理。因而用學(xué)號(hào)做檔號(hào)更便于各學(xué)院學(xué)籍材料的移交，根據(jù)學(xué)號(hào)對(duì)應(yīng)裝入學(xué)院移交的學(xué)籍材料非常方便，各學(xué)院也方便了解和管理本院研究生的檔案信息。學(xué)生畢業(yè)時(shí)教育廳辦理的報(bào)到證也均是以學(xué)號(hào)為準(zhǔn)，這樣各部門(mén)對(duì)研究生的材料用學(xué)號(hào)統(tǒng)一管理，會(huì)使研究生人事檔案的各環(huán)節(jié)工作都變得方便順暢，查找、裝入材料和檔案轉(zhuǎn)遞也都會(huì)更為方便、準(zhǔn)確、有序。

3.研究生檔案須謹(jǐn)慎管理，定期清點(diǎn)

研究生檔案管理必須謹(jǐn)慎，因?yàn)樵谛W(xué)習(xí)期間，研究生需要獲取檔案內(nèi)信息和復(fù)印檔案內(nèi)資料情況非常多，這樣導(dǎo)致檔案進(jìn)出次數(shù)多，稍不謹(jǐn)慎操作便會(huì)出錯(cuò)。平時(shí)研究生就業(yè)靈活，出檔案的時(shí)間無(wú)固定性，一年四季均會(huì)就業(yè)，這些都使得研究生檔案的管理尤為復(fù)雜。管理者應(yīng)細(xì)心管理，定期清點(diǎn)。在確保研究生檔案的完整、正確的同時(shí)，更要確保每份出去的檔案準(zhǔn)確及時(shí)，一定要仔細(xì)核對(duì)報(bào)到證上檔案地址欄上的就業(yè)信息，認(rèn)真填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞單和做好檔案出入的登記，仔細(xì)做好出檔記錄。每年的6月底7月初是學(xué)生就業(yè)高峰，我院畢業(yè)生近3000人，一次性轉(zhuǎn)出檔案將會(huì)超過(guò)1000份，在這1000份檔案整理準(zhǔn)備郵寄時(shí)，應(yīng)立即清點(diǎn)庫(kù)存檔案以免有誤并能及時(shí)處理。確定無(wú)誤后方可將整理好的檔案通過(guò)機(jī)要寄出。

4.研究生檔案須采用機(jī)要途徑或?qū)Ｈ宿D(zhuǎn)遞

大部分研究生對(duì)檔案不太了解，再加上部分高校對(duì)學(xué)生檔案管理比較松，會(huì)將其檔案交由學(xué)生自帶，甚至連袋口都不封死，或者郵政EMS轉(zhuǎn)遞。自帶檔案的學(xué)生則會(huì)要么在開(kāi)學(xué)后自己帶到學(xué)校，要么通過(guò)郵局郵寄，還有的干脆通過(guò)快遞公司郵寄，甚至有不交者，這樣給研究生人事檔案管理工作帶來(lái)了許多麻煩，檔案丟失的情況也時(shí)常發(fā)生。機(jī)要轉(zhuǎn)遞都是專(zhuān)車(chē)送到機(jī)要件接收部門(mén)，每一份經(jīng)過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞的檔案都要登記在冊(cè)，無(wú)論是送交人還是接收人均需簽字，確保了每一份檔案的安全到達(dá)，至今無(wú)一例通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞丟失的案例。

5.研究生檔案管理需要信息化

目前，研究生人事檔案各高校均是采用手工操作，需要專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，還需防火防霉等等，要求高、工作量大，且易錯(cuò)，每個(gè)學(xué)生就業(yè)，政審部門(mén)都需親自前來(lái)查看，成本極為高昂。研究生人事檔案管理需要不斷地研究和改進(jìn)管理方法和保護(hù)技術(shù)，使研究生檔案管理由純手工化操作逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化管理。信息化時(shí)代的今天，使用傳統(tǒng)人工的方式管理檔案存在著許多缺點(diǎn)，如檔案管理人員編制的要求、檔案庫(kù)房的保障條件等。使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，例如：檢索迅速、查找方便、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)不僅能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，而且能確保檔案的安全準(zhǔn)確，更是降低了用人單位對(duì)檔案進(jìn)行審查的成本，為政審工作帶來(lái)方便、快捷和高效率。

研究生是學(xué)校為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)的高知識(shí)水平的研究型人才，研究生群體在國(guó)家實(shí)施的“科教興國(guó)”戰(zhàn)略中起著非常重要的作用，研究生是各企事業(yè)機(jī)關(guān)團(tuán)體中最具能力和實(shí)力的生力軍。研究生人事檔案是各用人單位選取合適人才的基石和保證，各高校確保研究生人事檔案的完整安全、認(rèn)真做好研究生人事檔案管理工作具有非常重大的意義。

（責(zé)任編輯：王意琴）