協(xié)同管理模式有效推進培訓(xùn)計劃落實

培訓(xùn)項目管理是國家電網(wǎng)公司綜合計劃管理的重要組成部分，包括項目儲備、計劃編制、執(zhí)行控制、考核考評四個環(huán)節(jié)。經(jīng)過上一年的培訓(xùn)項目儲備和培訓(xùn)計劃編制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，每年2月，由國家電網(wǎng)公司對培訓(xùn)計劃進行統(tǒng)一分解并下達各單位執(zhí)行。培訓(xùn)項目的實施情況不僅關(guān)系到企業(yè)人力資源開發(fā)成效，而且直接影響著企業(yè)負責人業(yè)績考核、同業(yè)對標、SG-ERP培訓(xùn)模塊應(yīng)用率、全員培訓(xùn)率、人才當量密度、教育培訓(xùn)經(jīng)費投入等重要指標。因此，嚴格把控培訓(xùn)項目的執(zhí)行管理對企業(yè)至關(guān)重要，而高質(zhì)量完成培訓(xùn)項目執(zhí)行管理的先決條件和重要保障，就是全年培訓(xùn)計劃項目的有效落地實施。

國網(wǎng)冀北電力有限公司管理培訓(xùn)中心（以下簡稱管培中心）通過建立以培訓(xùn)管理部為樞紐，以培訓(xùn)業(yè)務(wù)部門為主體，以教研室為單位，以后期保障部為統(tǒng)籌，面向公司各專業(yè)部門和人力資源部雙向?qū)拥呐嘤?xùn)計劃協(xié)同管理運行機制，簡明高效地實現(xiàn)了公司年度培訓(xùn)計劃逐月落地和培訓(xùn)項目穩(wěn)步實施，開創(chuàng)了培訓(xùn)項目執(zhí)行控制良好局面，使培訓(xùn)切實成為人力資源開發(fā)的有效手段和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的智力支撐。

培訓(xùn)計劃管理的兩個目標

確保培訓(xùn)項目按照計劃實施

冀北電力每年數(shù)百期次、數(shù)萬人次規(guī)模的集中培訓(xùn)，如果沒有科學(xué)有序的計劃管理，培訓(xùn)項目執(zhí)行控制就無法談及。年度培訓(xùn)計劃，標注了各部門的培訓(xùn)項目計劃實施月份，初步平衡了各月培訓(xùn)規(guī)模，但落在某個月的若干項目如何合理分布時間才能有效實施，加上計劃外項目的介入和計劃內(nèi)項目的調(diào)整（時間、人數(shù)），對計劃落實又提出了更高的要求。培訓(xùn)計劃管理的首要目標，就是通過類似于調(diào)度控制的方式，合理編制培訓(xùn)項目各月分布細化方案，以確保每個培訓(xùn)項目能夠如期實施。

培訓(xùn)資源使用效率最大化

這里所說的培訓(xùn)資源，主要指硬件資源，包括客房、教室、機房等。培訓(xùn)資源使用效率最大化，前提是培訓(xùn)項目的合理分布，以控制培訓(xùn)接待規(guī)模，兼顧會議、考試等其他項目的統(tǒng)籌關(guān)系，以使單日接待規(guī)模總量在培訓(xùn)中心資源接待能力范圍內(nèi)，另外，合理控制報到和離校日期，以提升客房入住率和培訓(xùn)資源使用率。

計劃管理的核心方法

月度排班預(yù)控表的使用

月度排班預(yù)控表是每月培訓(xùn)計劃溝通與編制的核心工具，目前使用Excel表來實現(xiàn)，具體的功能和使用情況如下。

（1）月度計劃初排

每月上旬，管培中心從年度培訓(xùn)計劃中篩選出次月計劃項目，使用月度排班預(yù)控表對次月計劃項目的實施時間進行統(tǒng)一初排。根據(jù)每個項目的規(guī)模（人數(shù)、天數(shù)）和當月各周工作日分布特點（如半周、小長假等情況），對于人數(shù)多、天數(shù)長的培訓(xùn)班，先做預(yù)安排，人數(shù)少、天數(shù)短的培訓(xùn)班時間調(diào)整相對容易，可在初排的基礎(chǔ)上靈活安排。這個初排方案將反饋給公司人資部以及各專業(yè)部門，作為計劃溝通的主要參考。

（2）每日人數(shù)監(jiān)控

每日人數(shù)監(jiān)控的目的是控制每日培訓(xùn)規(guī)模在管培中心資源接待能力范圍內(nèi)。預(yù)控表橫向列出了某月所有日期（含節(jié)假日），縱向列出了該月計劃的培訓(xùn)項目名稱和規(guī)模。將某項目的人數(shù)填入對應(yīng)的日期，既可橫向表示該項目實施的起止日期，又可實現(xiàn)單日人數(shù)的縱向累加，直觀呈現(xiàn)因計劃調(diào)整而帶來的每日合計人數(shù)變化情況，尋找可容納適當規(guī)模培訓(xùn)班的時間段，充分分配培訓(xùn)資源。

在表格下方有兩個人數(shù)合計行，第一行累計了當日培訓(xùn)人數(shù)，第二行累計了當日住宿參考人數(shù)（把報到日所隱含的人數(shù)和培訓(xùn)結(jié)束日減少的人數(shù)進行了代數(shù)計算）。這個每日人數(shù)監(jiān)控，為管培中心培訓(xùn)資源分配和運營監(jiān)測提供了重要數(shù)據(jù)參考。

（3）三色標注

為區(qū)別標注培訓(xùn)項目計劃溝通狀態(tài)，便于觀察統(tǒng)計，管培中心采用綠、黃、紅三色標注法對月度培訓(xùn)計劃表中的培訓(xùn)項目信息進行標記。綠色表示經(jīng)過溝通確認舉辦時間和人數(shù)的項目，黃色表示舉辦時間尚不確定的項目，紅色表示經(jīng)過溝通確定本月不辦的項目。通過三色標注，可按顏色篩選某一類項目，為數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析提供了方便，另外，對項目的溝通情況做了動態(tài)標記，為培訓(xùn)計劃的后續(xù)溝通提供了參考。

表1為某月培訓(xùn)項目排班表示例。

輪輻式對接溝通

教研室的作用

管培中心將月度排班預(yù)控表（初排）發(fā)給培訓(xùn)業(yè)務(wù)部門主任以及各教研室主管，作為培訓(xùn)計劃溝通的主要依據(jù)。由于管培中心教研室設(shè)置與“三集”“五大”相匹配，形成了與公司專業(yè)部門的對接關(guān)系，分別與領(lǐng)導(dǎo)干部管理、人財物管理、黨群管理、安全管理、電網(wǎng)建設(shè)與規(guī)劃管理、電網(wǎng)運行與檢修管理、電力營銷管理，覆蓋了經(jīng)營管理、專業(yè)管理和技術(shù)管理等所有領(lǐng)域。專業(yè)部門的培訓(xùn)項目由教研室直接承辦，計劃溝通成為項目內(nèi)涵溝通的一部分，教研室掌握了培訓(xùn)計劃的第一手信息，便于教研室及時籌備項目內(nèi)容，包括課程準備、師資聯(lián)系、資源預(yù)訂等。避免了專業(yè)部門培訓(xùn)計劃的重復(fù)溝通。

輪輻式溝通與集散式操作

公司各專業(yè)部門則依據(jù)培訓(xùn)計劃，結(jié)合培訓(xùn)項目籌備情況及專業(yè)人員業(yè)務(wù)忙閑情況，安排培訓(xùn)項目實施時間，并將信息反饋給相關(guān)教研室，教研室再將溝通結(jié)果集中反饋到管培中心計劃管理專責，進行確認和統(tǒng)一編制。形成了集中管理、分散操作的輪輻式對接溝通方式。

上層溝通

日常的溝通主要由管培中心培訓(xùn)管理部和各教研室協(xié)同公司專業(yè)部門完成，這種方式將公司層面相關(guān)人員從繁瑣的計劃溝通事務(wù)中解放出來，公司人資部重點解決上層溝通，一般指的是以公司人力資源部為樞紐的培訓(xùn)計劃管理的宏觀例行溝通、重點溝通與隨機溝通等事項。

例行溝通

每月25日前，管培中心會把經(jīng)過溝通的次月培訓(xùn)計劃報公司人資部審核，人資部審核并就重點問題或待解決問題進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)后，形成冀北公司月度培訓(xùn)計劃，下發(fā)至公司各部門。

重點溝通

冀北公司每年均有幾次大型活動（如公司年中會、季度會、新員工培訓(xùn)等）幾乎占用全部食宿資源，這類大型活動期間就不能安排培訓(xùn)項目。而大型活動具體實施時間往往不能太早得知，這給培訓(xùn)計劃編制帶來一定難度。公司人力資源部在重大活動溝通中即發(fā)揮重要作用，與上級單位、公司辦公室及各業(yè)務(wù)部門進行充分溝通，方可解決全盤問題。有的培訓(xùn)項目盡管計劃溝通較早，也難免在遇到公司大型活動時臨時調(diào)整的情況，這時候就需要公司層面的溝通。

隨機溝通

一般是指遇培訓(xùn)資源緊張而無法滿足多個項目資源需求時，需對不同的項目的實施時間做出調(diào)整。這種情況往往需要由公司人資部牽頭在公司層面做橫向溝通，對不同專業(yè)部門的培訓(xùn)項目實施時間做出合理調(diào)整，以確保項目的實施質(zhì)量。

機制的作用

培訓(xùn)計劃科學(xué)有序管理的前提是管理模式的集約化和專業(yè)化。國網(wǎng)公司規(guī)定，培訓(xùn)通知由各省公司人力資源部統(tǒng)一發(fā)文，各專業(yè)部門不再自行發(fā)培訓(xùn)通知，這是培訓(xùn)計劃集約管理的重要機制保障，實現(xiàn)了培訓(xùn)計劃與培訓(xùn)通知統(tǒng)一歸口管理，使計劃信息歸口集中管理，便于培訓(xùn)規(guī)模宏觀把握與培訓(xùn)項目實施次序的協(xié)調(diào)分布。

管培中心后期保障部門，統(tǒng)籌全面資源分配，只認可由培訓(xùn)管理部發(fā)布的培訓(xùn)計劃表，不在計劃表內(nèi)的培訓(xùn)項目，不接受資源預(yù)訂。有力推進了計劃信息的集中管理，同時推進了培訓(xùn)、會議、招投標計劃的模塊化、專業(yè)化管理。培訓(xùn)計劃溝通表成為了管培中心統(tǒng)籌業(yè)務(wù)接待的主要參考依據(jù)。

進一步的思考

合理儲備培訓(xùn)項目

年度培訓(xùn)項目儲備時，要前瞻性地避讓公司大型活動時間段，每年7、8月份培訓(xùn)項目普遍較多，而這兩個月正是公司年中會和新員工培訓(xùn)的時間，所以7、8月份應(yīng)較少儲備培訓(xùn)項目。另外，國網(wǎng)公司規(guī)定管理人員每期培訓(xùn)人數(shù)控制在60-120人，這個規(guī)模比較合理，既有利于保證培訓(xùn)質(zhì)量和效果，又便于培訓(xùn)計劃的落實和培訓(xùn)資源的使用，所以管理人員培訓(xùn)應(yīng)嚴控培訓(xùn)班人數(shù)不超120，并且避免在一個月內(nèi)大班集中。

工具的改善

目前，管培中心以郵件形式傳遞培訓(xùn)計劃溝通情況，各教研室可登陸郵箱查看附件中的Excel表，由于培訓(xùn)計劃編制情況幾乎每天都有幾個版本的刷新（由于實施時間或人數(shù)規(guī)模的變化），導(dǎo)致需發(fā)多個郵件，收件人員為清理郵箱，需經(jīng)常刪除舊郵件。如果能夠改善溝通工具，將計劃溝通做成專門的信息維護和查詢業(yè)務(wù)，日培訓(xùn)人數(shù)和參考住宿人數(shù)由程序計算，則使用方無需經(jīng)常刪除郵件及查詢附件，只需點擊查詢按鈕即可看到最新刷新的月度培訓(xùn)計劃溝通情況并可顯示最新維護刷新時間，提高溝通效率。（作者供職于國網(wǎng)冀北電力有限公司管理培訓(xùn)中心）