事業單位檔案管理中的問題探微

摘要：人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。改革開放的深入發展，我國事業單位里的檔案管理工作也在逐步的改善，但仍然存在很多有關檔案管理的問題，為了不讓這些問題影響到事業單位的發展，我們必須及時準確的發現問題的根源，并從根源及時的解決有關檔案管理的問題。本文就著重闡述了我國事業單位檔案管理中的問題，并針對其中的問題給出了相應的解決策略，旨在完善事業單位檔案管理，促進事業單位經濟發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;更新

事業單位內部的檔案管理的最終目的是為了給企業的內部部門或相關的其他盟企、政府機關等機構提供檔案信息的利用，并通過對其檔案資料進行有效的管理，為企業獲得一定的經濟效益和社會形象，以便更好的促進企業發展和進步。然而，隨著人事制度的改革和深入，市場經濟的建立和發展，用工形式的多元化，人事檔案存在諸多問題，如常見的人事檔案管理制度不夠完善;人事檔案管理人員素質普遍偏低等等，探析事業單位人事檔案管理中的問題，改善檔案管理現狀迫不容緩。

一、事業單位檔案管理重要性

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。檔案管理工作是部門單位整體工作的重要組成部分，是維護歷史真實面貌的重要工作。事業單位檔案文件是事業單位管理機關依法對事業單位進行登記、監督、管理過程中形成的具有重要參考價值的資料，它擔負著為事業單位管理提供服務、為事業單位分類改革提供參考、為社會查詢提供法律憑證等使命。做好事業單位檔案管理工作，有利于記錄事業單位發展變化的軌跡，在軌跡中發現問題查找不足，錄求事物的發展規律，以便更好的提升事業單位管理水平，開拓事業發展局面，有利于促進單位和諧健康發展。

二、事業單位檔案管理中的問題

1.領導者對檔案管理工作認識不全面，檔案管理者對檔案管理不重視。目前我國事業單位檔案管理問題不少，根本來說還是領導者不夠重視，部分事業單位的領導者對檔案管理工作的認識不全面，甚至有的領導者對檔案管理的概念都還模糊不清，認為其在具體的實施過程中，不能為事業單位創造客觀的、直接的經濟或社會效益，因此在實施時往往只有三分鐘熱度，導致了檔案管理工作在事業單位的管理活動中不能被長期堅持，從而走向衰亡;另外，事業單位的檔案管理人員對自己所在工作的也不重視，認為檔案管理就是對單位、部門的資料進行保管，且這項工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創造經濟效益，當管理人員抱著這樣的心態進行工作時，往往會造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現象發生，并且嚴重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.檔案管理問題頻出，利用率低。事業單位檔案管理中的具體問題很多，檔案管理是一項十分繁雜的管理工作，隨機性很強，沒有固定性，檔案的文本也是雜亂無章，理不出頭緒來，需要查看指定文件時，要花費很多的時間也不一定能準確的找到;人事檔案管理還存在著重保密輕利用的現象，檔案服務開發意識較差。即使是利用范圍也有限，查閱的大部分內容都是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態，這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化;離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存，新的檔案常常不能及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學更談不上工作效率;事業單位檔案管理中還存在弄虛作假者，有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等，也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來了極大的傷害，不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢屢受到挑戰。

3.偏重手工操作和紙質檔案整理，科技化水平低。許多事業單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。通過分析人事檔案的利用工作記錄發現人事檔案的服務對象已經從過去的組織人事部門、黨政機關和各級領導，擴展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉變為提供身份證明、學歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、事業單位檔案管理思考

1.提高檔案管理人員進入門檻，加強領導者對檔案管理的認識。為了全方位提高事業單位檔案管理效率，要對檔案管理員工進行科學化、專業化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業的檔案管理人員開展事業單位的檔案管理工作，才能適應事業單位的發展，跟上時代的步伐。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.及時收集更新檔案庫，健全檔案管理制度。規模較大的事業單位，人員變動后的檔案更新是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率;事業單位每天都有新的信息，所以每天都要及時的對檔案信息進行更新，這樣檔案數據庫的資料就更加準確完整了;建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。總之，要結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。

3.加大對檔案高新設施的資金投入，提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門應積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設施;人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

四、結語

總之，目前我國事業單位檔案管理中的漏洞和缺陷很多，且影響事業單位經濟效益，事業單位應加強檔案管理工作，及時更新檔案管理資料，健全檔案管理制度，以順利進行檔案管理工作，促進事業單位持續快速發展。

參考文獻：

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