省級電大開放教育學籍管理規范化研究

【摘要】學籍管理是電大開放教育教務管理工作的一項重要內容。學籍管理高效運行對提高電大開放教育教學質量具有不可替代的作用。本文筆者主要就省級電大開放教育學籍管理中出現的問題進行了分析，同時提出了對學籍工作管理的幾點研究，以供參考。

【關鍵詞】開放教育學籍管理規范化

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2014）08－0028－02

學籍管理是廣播電視大學（電大）開放教育教務管理工作過程中的重要環節。省級電大面向全省各分校、教學點實行學籍管理，范圍廣、工作量大，也增加了學籍管理的難度，給學籍管理人員提出了更高的要求。所以，加強學籍管理工作的研究，使電大學籍管理向規范、科學、靈活和系統性方向發展成為電大學籍管理人員值得深入研究的重要課題。筆者結合長期從事學籍管理的經驗，對目前全省電大系統學籍工作的現狀和問題進行了分析，針對如何加強開放教育學籍工作的規范化管理進行了深入的研究。

一 電大學籍管理工作中存在的問題

1．規章制度的執行情況不夠理想

開放教育開展十年來，逐步形成了一套較為完善的學籍管理操作程序，針對每一個程序都有相應的規章制度，但就貴州省來看，開放教育管理規章制度和保證制度實施的方法措施并沒有結合貴州省的實際情況進行設定，而且執行力度和落實情況也不夠理想，導致現有的規章制度形同虛設，流于表面，管理工作沒有落到實處，學籍管理工作隨意性較大。

2．學籍管理工作復雜，工作人員壓力大

開放教育的學籍管理是一項復雜的工作，而且工作量繁重，對工作人員素質的要求更高。例如，良好的職業素質，計算機信息處理技術的熟練掌握和運用能力等。而調查發現大多數學籍管理工作人員管理方面的知識欠缺，計算機運用水平也十分有限；人員配備還不完善，存在以當一天和尚撞一天鐘的態度工作的現象；很多人工作幾年后因工作煩瑣等原因都不愿繼續從事這份工作；教育部門對學籍管理人員的培養也不夠重視，對他們的專業發展也沒有明確的指導方向，導致工作人員積極性不高，缺乏工作熱情。從而對提高開放教育學籍管理工作質量和效率影響很大。

3．學生學籍檔案資料殘缺

電大開放教育學籍管理中突出的問題之一是學生的學籍檔案資料殘缺、不完整，究其原因有以下幾點：（1）學籍管理的各項制度措施執行程度低，收集、建立學生學籍檔案不及時、不全面且不準確，如檔案資料收集時易出現遺漏丟失的情況，建立的檔案不規范統一。（2）教育單位工作不到位，提供的學生信息總是存在這樣或那樣的問題，或不完整，或不準確，還常常任意改動，對工作的認識不夠，缺乏嚴肅的工作態度，對學生信息的重要性沒有明確意識，造成學生信息資料不完整齊全，使電子注冊無法順利執行。（3）學生自己對學籍檔案資料的不重視，加上開放教育學生都是成人在職，很難在規定的時間內配合分校、教學點完成自己的信息的核對、填報等工作。

4．未能實現真正意義上的學生自主選課

開放教育實行完全學分制，允許學生自主選課的形式打破了傳統的班級管理方式，但目前專業規則仍是由省校教學部門統一選課，學生并沒有權利結合自身實際情況進行課程注冊。通常由各分校、教學點學籍人員按班級為學生進行統

一選課，將選課后的數據上報到省校教務處。既未實現真正意義上的學生自主選課和課程注冊，同時又因電大開放教育辦學層次的差異、開設專業及課程的不一，加上專業不同的學生選修同一門課所得學分不同，給學籍管理工作的選課和注冊帶來了較大難度，管理人員要花很多時間和精力對學生選課和注冊數據統計處理，而且約束了完全學分制的實行。

5．成績和畢業審核學籍管理現存問題

雖然學生的考試成績實行了信息化管理，大大減少了工作人員的工作量，但由于學校辦學水平有差異和專業眾多，導致出現了一些課程代碼不同而試卷內容相同的情況，而計算機只會讀取課程代碼，造成許多學生的考試成績得不到錄入。畢業審查也總是會出現各種問題，需要分校、教學點和學籍管理人員進行反復核查，影響了畢業審核的工作進度和畢業證書的正常發放。

6．學籍管理軟件不完善

統一規范的學籍管理工作需要一個科學的管理軟件作為支撐，就目前來看，中央電大統一開發的教務管理軟件的投入使用，較為有效地推動了電大學籍工作的規范化發展進程。但在實際運行過程中該軟件也出現了許多缺陷，造成省校與分校、教學點間的數據交流出現障礙。由于教務軟件功能的不完善，一些傳統的學籍管理操作管理方式還沒有完全取消，日常學籍管理工作如信息登記表、考試成績、畢業生登記等仍無法完全脫離人工作業，工作費時費力，效率低，準確性也無法保證。

二 提高學籍管理工作規范化的幾點思考

1．健全學籍管理制度，使工作流程規范化

要使學籍管理工作規范有序、科學系統地開展，首先要完善現有的規章制度，而不是憑個人經驗、主觀意愿去辦事。要在遵從國家的同一規劃和戰略決策的基礎上根據管理原則和思想指導，健全完善學籍管理的規章制度。

作為省級電大，制定的規章制度要在遵守中央電大基本原則的前提下，結合自身實際，同時考慮到分校一級學籍管理的特點制定出一套可行性強的配套制度。但這并不意味著制定好的規章制度是一成不變的，還要適應當前形勢對學籍管理工作提出新要求，及時修訂并加以完善。

2．加強學籍管理人員的素質培訓

影響學籍管理質量的直接因素是管理人員的素質。學籍管理人員在工作中需要有計劃和原則，這是該項工作的性質決定的。學校單位應重視和加強學籍管理人員基本理論知識和技能的培訓，以期提高學籍管理人員的整體素質。學校應為學籍管理工作人員營造一些寬松的工作環境，在面對煩瑣枯燥的學籍管理工作時能以輕松的心情來完成，適當為學籍管理人員提供交流學習的機會。同時，對工作人員進行相關的專業培訓，幫助工作人員明確職業規劃，制定相應的激勵政策，在提高管理人員素質的同時，充分調動工作熱情與積極性。

3．規范學籍檔案的管理

開放教育學籍管理實現規范、科學化的目標，先決條件是建立全面、準確的學籍檔案。如新生個人信息、學籍變動、畢業生名冊等檔案的建立。在新生入學時向學生發放學籍檔案目錄，讓學生了解到完整規范的學籍檔案包括哪些內容，這樣有利于今后學籍管理工作的開展。要求各教育單位以班為單位，建立學生通訊錄，便于管理。對收集、整理和歸納學籍檔案材料應予足夠重視，以確保學籍材料的完整、準確和真實，方便電子注冊工作。

4．實現真正意義上的學生自主選課

完全學分制后允許學生自主選課，但學生對專業規則不甚了解。應加大力度建立起完善的選課制度，把選課權力交還給學生，省校、各分校、教學點要指派專人為學生選課提供指導和幫助，使每個學生在詳細了解了本專業的課程結構和內容后結合個人實際情況合理自主選課，必要時要對學生進行選課流程培訓輔導。課程選擇結束后學籍管理人員要詳細核對學生的選課信息，及時糾正錯誤，查缺補漏，正確統計后按時上交省校。

5．完善畢業審核工作

學籍管理工作中學生最重視的應屬畢業審核工作，因為這關系到學生能否順利畢業、按時拿到畢業證和學位證；同時畢業審核工作也與教務管理工作質量好壞直接掛鉤，學校聲譽也與之息息相關。每學期有很多學生從電大畢業，需要很長一段時間申請辦理畢業證書。要讓畢業生能在盡可能短的時間拿到文憑，就需要對畢業審核的工作流程采取一定的改革措施，以加快畢業審核。所以在學期考試成績公布后，將畢業生名單發放到分校、教學點并立即對該屆畢業生進行初次審核，初審后進一步核對，期間要有效應對并及時處理出現的問題。

6．努力實現學籍管理現代化

作為一項細致嚴謹的工作，學籍管理中許多信息人工處理不僅工作量大而且無法保證質量。因此，要使學籍管理工作高效有序進行，必須實現學籍管理手段現代化。學校要緊跟時代發展，加強教務管理的信息化建設，加大投入，不斷完善學籍管理軟件，使其功能更完善，程序設計更合理，操作過程更簡便。利用先進計算機技術和網絡技術優化開放教育學籍管理系統，以實現對學生的學籍全面管理，做到數據處理及時、準確，使學籍管理朝著規范化、信息化、程序化、科學化的方向邁進。同時秉承以“以人文本”的理念，建立信息資源共享平臺，實現學籍管理公開化，促進管理人員與學生間的交流和溝通。

三 結束語

通過不斷地探索與實踐，貴州省電大逐步構建出一套與實際相適應的學籍管理模式，但有許多地方還需要去學習、去完善，去借鑒其他學校一些先進可用的經驗。開放教育是現代遠程教育工程的重要組成，學籍管理工作雖只是開放教育教務管理的一部分，其規范化程序直接影響工作效率和質量。作為學籍管理人員應轉變觀念、樹立服務意識、加強學習，掌握并運用現代化管理手段，真正實現對求學者學習過程的全程的優質服務。

參考文獻

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〔責任編輯：肖薇〕