探討行政事業(yè)單位檔案管理的問題及改進措施

摘要：行政事業(yè)檔案管理是行政事業(yè)單位的一項極其重要的工作，檔案工作做的好壞，對于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展和正常運轉起著至關重要的作用。認識行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，并針對當前行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析相應的解決對策，是做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要舉措。

關鍵詞：行政事業(yè);檔案管理;存在問題;改進措施

1.行政事業(yè)單位檔案工作中存在的問題

1.1檔案管理制度不夠完善

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國行政事業(yè)單位在不斷發(fā)展完善之時，卻忽視了對行政事業(yè)單位檔案信息管理制度的建設和完善，從而使得我國行政事業(yè)單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題：人員編制不足、專業(yè)結構不合理、工作繁復，行政事業(yè)單位檔案工作處于應付地位，行政事業(yè)單位管理的軟硬件設施無法得到改善，導致行政事業(yè)單位檔案信息損壞，不完整，甚至丟失。

1.2檔案室保管條件比較差

多數(shù)單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化;有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜五花八門，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使得部分檔案受到損害。

1.3檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業(yè)單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了管理人員的素質。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，忽視了檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養(yǎng)加上缺乏系統(tǒng)的培訓，因而這些單位的檔案管理人員素質難以得到提升。檔案管理人員業(yè)務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，應該引起相關部門及領導的重視。

1.4行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一缺乏創(chuàng)新

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，辦公自動化已遍及各行各業(yè)。檔案數(shù)字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優(yōu)越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業(yè)單位，由于領導的重視不夠和資金的缺乏，一些行政事業(yè)單位檔案的管理還停留在過去的管理水平上，不能夠充分利用現(xiàn)代化技術來提高檔案管理的技術含金量。這使得行政事業(yè)單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數(shù)字化工作并未得到很好地開展。

2.行政事業(yè)單位檔案管理問題的改進措施

2.1健全檔案管理制度

現(xiàn)代化的檔案管理還需要做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺。因此，檔案管理工作要增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內部人員和人民群眾更廣泛地了解檔案，并自覺遵守法制管理。還可通過對反面案例的分析，立案說法，以更直接的警世效用為檔案管理工作依法治理提供保障。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

2.1.1規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應行政事業(yè)單位檔案管理的需要。

2.1.2簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

2.1.3堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

2.1.4堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。完善的行政事業(yè)單位檔案信息管理制度，應該做到獎罰分明，對那些嚴格管理檔案信息的人員及時給予相應的獎勵，從而激勵他們能夠更好地工作。與此同時，對那些為了自身利益，而惡意篡改檔案信息，對檔案信息進行非法操作的人員給予相應的處罰。這樣獎罰分明的行政事業(yè)單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發(fā)展。

2.2提高單位檔案管理水平

檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用。它具有非常高的權威性，因此最重要的是保證檔案的真實性。這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關職能部門應遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執(zhí)行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規(guī)程序進行，保證檔案文件質量。

2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。

2.3.1各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息。

2.3.2要對檔案實行計算機輔助管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。

2.3.3要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新。通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的檔案信息服務，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

2.4加強檔案管理人員自身建設

現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執(zhí)行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行，就需要保證工作人員嚴格執(zhí)行檔案法的相關管理規(guī)定。通過對檔案管理人員進行相關法律法規(guī)的教育培訓，可有效提高在依法治檔工作中的執(zhí)行效率和執(zhí)行標準。

除了對檔案管理人員進行法律法規(guī)的相關教育之外，還應培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業(yè)精神。通過對職業(yè)素質的教育，培養(yǎng)工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態(tài)度，全心服務于單位的檔案管理工作，并以熱情的態(tài)度做好對來訪人員的接待工作。

2.5加強檔案室的安全管理

2.5.1檔案管理工作最后一項重要的工作內容就是檔案的安全保管。要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監(jiān)控設備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。

2.5.2通過對電路系統(tǒng)和電器設備使用情況的定期檢查，及時排除火災隱患，保證消防設施設置齊全，將火災發(fā)生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。

2.5.3對檔案的保管采用科學手段和防護措施，通過利用高科技的先進設備、專業(yè)的安全防護和先進技術，保證檔案存放環(huán)境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。

3.結語

總之，行政事業(yè)單位檔案工作存在的一些問題，影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。在新的社會形勢下，行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務、新特點、新要求，健全管理制度，完善硬件設施，提高管理水平，實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻：

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