信息化對檔案利用的影響效果

摘要：科學技術的不斷發展也推動了信息化的不斷進步，在檔案利用中融入信息化的手段和方式已成為一種發展趨勢。由于信息化的快捷性、準確性以及廣泛性等特點，實行檔案利用的信息化有利于實現檔案管理的現代化，提升企業管理質量和水平。如何科學地建立檔案利用信息化體系及怎樣有效地將檔案利用信息化的功能和作用最大限度地發揮出來，并為企業發展服務，是當前擺在檔案利用工作中的重要問題。本文針對信息化對檔案利用的影響加以分析研究，促進檔案信息化進程。

關鍵詞：信息化;檔案利用;影響效果

信息化是現代社會進行各項活動的基礎性技術，隨著社會的發展和信息化的不斷進步，信息化已經普遍應用于社會各個領域，對推動各項工作的進行和提高工作效率有著重要的作用和意義。檔案利用的信息化是促進檔案工作與時俱進、提升檔案工作質量的重要舉措，信息化對檔案利用有著重要的影響，以信息技術為支撐，全面應用信息化手段，建立與檔案管理相適應的檔案利用理念和模式，推動檔案事業的改革和發展。

一、檔案信息化建設的現實意義

信息技術是當前社會生活中不可缺少的部分，在不斷地改變著我們的生活。傳統的檔案利用方式已經不適應時代的發展要求，滿足不了檔案工作的需要，因此，進行檔案的信息化建設非常必要。檔案工作主要就是對企業在發展過程中的各項信息加以記錄整理和保存的一項活動。首先，利用信息化對檔案工作加以擴充，使其不僅僅只是對相關信息的記錄，而是將企業內部發展的原始信息與企業外部的發展信息加以整合處理，從而形成更為廣泛和對企業更為有利的信息系統;其次，檔案的信息化不僅能夠有效地將企業自身融入社會，還能夠將這種廣泛的信息傳播到社會各個領域，為社會更好地服務;最后，強化檔案的信息化，能夠為領導提供更為科學和準確的資料依據，對企業的發展決策有著重要的影響作用，還可以有效地提升企業的經濟效益和管理水平。

二、信息化背景下檔案利用面臨的挑戰

（一）時效性的挑戰

在信息技術不斷發展的顯示背景下，對于企業檔案利用工作的時效性要求也越來越高。主要表現在：

1、企業內部的檔案檢索工具要簡單實用，簡單的操作方法即可達到所需的服務要求，繁雜的操作過程會增加檢索時間，降低檢索效率。

2、對于檢索到的資料信息要能夠在線查看和瀏覽，而不是經過繁雜的操作程序才能查看，同時要能夠隨時隨地可以查看，不受時空限制。

3、要求能夠實時利用檔案資料，不是要到檔案歸檔后才能夠利用，盡可能實現實時歸檔和適時利用的統一。

（二）多樣性的挑戰

檔案利用在信息化的背景下，有著多樣性的挑戰，主要是不能依據傳統的檔案原件信息，而是要強化對更多資料的利用和研究，要包含企業發展工作中的各個方面，全方位、多層次地覆蓋企業業務面，對各項業務的信息加以實時收集整理，才能滿足各個部門和員工的檔案利用需要。

（三）系統性的挑戰

在檔案利用工作中，要建立系統的檔案體系，才能滿足搜索的多面性要求。比如要查詢的范圍要求比較廣，在查詢某一主體時，應能夠顯示其他相關或相似的檔案供查詢人參考。輸入一個只顯示一個的檢索根本滿足不了顯示企業資料檢索的需要和要求，只有系統性的資料檢索體系才能包含更為廣泛的信息資源。

三、信息化對企業檔案利用的影響和作用

（一）有效提高檔案利用的便捷度和實用性

通過信息化管理可以將檔案利用更為簡便化，為查詢者提供最為迅速準確的檢索方式，使其在查詢檢索過程中簡單且快速有效地獲得搜索結果。建設相應的電子館藏系統，只需在目錄處輸入需要查詢的關鍵詞，就可以檢索到相應的資料信息，不僅可以快速查詢和顯示，其準確性也非常高。同時，通過檔案的信息網絡化平臺，查詢者可以清晰明了地查到自己所需的資料信息的館藏情況，一定程度上降低了查詢的成本，促進員工養成檔案利用的意識。

（二）避免檔案原件的磨損

以前傳統的檔案記錄大多都是利用紙質進行檔案記錄，查詢者在具體的利用過程中，多次的利用會對紙質檔案產生一定的磨損，影響再次查詢的閱讀。將檔案利用信息化后，可以有效避免這種情況的發生，很好地保護了檔案原件。

（三）有效提升檔案利用的價值

通過對檔案利用進行相應的信息化建設，可以使檔案的整體信息儲存量大大增加，極大地豐富了檔案查詢檢索資源，對查詢工作提供了更為廣泛的資料信息。同時，信息化的檔案利用沒有了繁瑣的整理性工作，可以極大地減輕相關工作人員的工作量，提高工作效率。工作人員的工作職能相應得到轉變，可以進行檔案編研工作，提升檔案利用的價值。

四、促進檔案利用信息化的有效方式

（一）明確檔案利用目標，提高檔案利用服務性

檔案利用的終極目的就是實現檔案的知識服務性和共享性，提高服務性是有效聯系企業各部門和企業外部的重要橋梁，也是檔案利用價值的集中體現。所謂檔案利用就是對各種信息資源加以整理使之更好地滿足查詢者的需要，為其提供方便、快捷和準確的信息資源的知識服務過程。檔案管理部門要主動對企業各部門或者企業工作人員提供相應的服務，針對各部門對檔案資源的不同需求，對檔案資源加以科學細致的分類，并主動將各項檔案資源介紹給各部門，使資源能得到最大限度的利用。

（二）實時更新信息技術，保證檔案利用先進性

檔案利用主要是依靠先進的技術支撐來保障檔案利用的信息化，信息技術不斷變化和更新著，檔案利用要想保證電子檔案的真實性和準確性，就必須依據信息發展及時更新信息技術，確保電子檔案能夠實時更新和整合，保障檔案利用的先進性。

（三）優化和完善檔案利用相關管理制度

要想使檔案利用實現規范化和科學性，就需要建立相應的檔案利用管理制度，并在檔案利用實踐中不斷完善相關內容，形成較為完善的檔案管理體系。在具體檔案利用管理中，需要對各項數據加以選擇、識別對應的標簽、完成各部門資料的分類等。同時，對一些公共性的資源，應加大開放力度，盡量可以在線瀏覽，提升電子檔案的利用率和使用價值。

（四）優化檔案工作結構，提升工作人員專業性

檔案利用需要相關工作人員具備相應的信息技術和檔案管理知識，對其專業性有一定的要求，工作人員如果對信息技術一無所知，或是沒有受過專業的檔案管理專業教育，檔案利用工作的開展就會遇到很多麻煩。信息技術的不斷發展要求相關工作人員不僅要有專業性的管理素質，還能夠依據信息技術發展實時更新管理觀念，不斷學習掌握新的知識和技術，保障檔案利用管理工作有效進行。

（五）注重檔案管理的來源和過程

在強化檔案利用的信息化的同時，還要注意檔案資料的來源和收集過程兩方面。對于每項數據資料的收集要統計好其來源，以便對其加以歸類整理和檢索，在收集過程中，各類檔案對應相應部門或工作，實現檔案利用的規范化。

結束語

檔案利用是現代企業管理中非常重要的一部分，也是不可或缺的一項戰略性工作，在現代信息技術飛速發展的時代，實現檔案利用的信息化非常必要，應緊隨時代發展節奏，及時進行檔案利用的信息化建設。信息化對現代檔案利用有著非常重要的意義，檔案利用的信息化建設需要較長的時間和探索，檔案管理工作仍然有很多路要走，需要在科學認識檔案利用信息化重要性的基礎上，實時更新信息技術，促進檔案利用的規范化和科學性，從而提升企業的整體管理水平。

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