民營企業(yè)檔案管理模式研究

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摘要：改革開放以來，中國經(jīng)濟實現(xiàn)了飛速發(fā)展，其中民營企業(yè)作為一大亮點，是促進(jìn)國民經(jīng)濟增長的重要組成因素。但目前我國民營企業(yè)發(fā)展中還存在諸多問題，比如檔案管理模式落后、工作人員素質(zhì)不高、領(lǐng)導(dǎo)管理不當(dāng)?shù)鹊龋@些問題得不到解決，會變成不可協(xié)調(diào)的矛盾，既影響企業(yè)工作的順利展開，也不利于民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文就民營企業(yè)檔案管理模式的相關(guān)知識展開論述，旨在在遵守相關(guān)法律法規(guī)、尊重檔案管理一般規(guī)律的前提下找出民營企業(yè)檔案管理的新路子，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、平穩(wěn)、健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案；管理模式；研究；發(fā)展；法規(guī)制度

所謂民營企業(yè)檔案管理模式，是指民營企業(yè)內(nèi)部檔案機構(gòu)的設(shè)置、檔案保管的地點和集中程度，以及與此相關(guān)聯(lián)的檔案管理內(nèi)部體制和運作機制，而科學(xué)、合理的民營企業(yè)檔案管理具體包括以下幾點：首先，設(shè)置的檔案機構(gòu)應(yīng)合理高校；其次，要對檔案進(jìn)行集中保管；最后，要建立健全相關(guān)的檔案管理體制以及運作機制。這樣一種管理模式既有利于提高民營企業(yè)檔案管理的效率，降低相關(guān)的管理成本，也有利于促進(jìn)民營企業(yè)的高校運轉(zhuǎn)，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1、民營企業(yè)檔案自主管理模式研究

自主管理模式是指企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展需要以及行業(yè)特點所建立起來的統(tǒng)一或者相對統(tǒng)一的檔案管理形式，我們也可以將之稱為檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目前我國可以納入此類的管理模式主要有集中式、相對集中式（分布式）以及集中與分布結(jié)合式。

1.1集中式管理

集中式管理是指民營企業(yè)按照一定的方式在企業(yè)內(nèi)部建立檔案中心、檔案室等機構(gòu)或者指定相關(guān)工作人員對檔案進(jìn)行集中管理，在企業(yè)日常的工作中，這些機構(gòu)主要對企業(yè)不同部門、不同分支機構(gòu)的文件進(jìn)行管理并采取切實可行的措施對各部門檔案歸檔工作實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工作中，各機構(gòu)必須重視統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理以及統(tǒng)一制度在管理中的重要作用，只有這樣，才能真正意義上的實現(xiàn)檔案的安全、方便管理。21世紀(jì)的今天，集中式管理主要來源于國有企業(yè)，它在國有企業(yè)中得到廣泛運用，隨著時代的進(jìn)步，我國民營企業(yè)不斷呈現(xiàn)出較強的實力，同時他們也希望提高自身的管理水平，為此，他們不斷的借鑒和引進(jìn)這種管理模式。

1.2相對集中式管理

民營企業(yè)作為國民經(jīng)濟增長的重要因素，有著自身的發(fā)展規(guī)律，目前，我國很多民營企業(yè)是剛剛建立的新企業(yè)，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，這樣的企業(yè)數(shù)量不斷增多，由于規(guī)模小、行業(yè)雜、分布散、無主管等原因，民營企業(yè)發(fā)展受到很大限制，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，相關(guān)檔案管理者不得不降低要求，就目前中國民營企業(yè)檔案管理模式分析，分布式管理是使用最為廣泛的、切實可行的檔案管理模式。它是指企業(yè)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)以及建立并實施一整套完整而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫鹊那疤嵯拢瑢n案實行分部門保管，這種管理模式有著自身的優(yōu)勢。首先，它有利于對檔案進(jìn)行分級管理，將管理權(quán)和使用權(quán)下放給各個部門；其次，它有利于節(jié)約企業(yè)的人力、財力、物力，真正的把檔案管理好、利用好。

1.3集中與分布結(jié)合式管理

是指在集中統(tǒng)一與檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、制度以及標(biāo)準(zhǔn)的前提下，實現(xiàn)對檔案實體的分別、分類、分層次、以及分級管理。在具體實踐中，企業(yè)可以成立相關(guān)的檔案機關(guān)或者指定專業(yè)的檔案管理人員，同時，在下設(shè)的各個部門、各個分支，可以設(shè)立相應(yīng)的分室或者是兼職檔案人員。其中檔案中心機構(gòu)負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度以及對下設(shè)分室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，此外，還要負(fù)責(zé)保管本企業(yè)的行政資料、生產(chǎn)工藝以及科研項目成果等，其他的資料比如會計檔案、財務(wù)檔案、審計檔案、員工資料以及專業(yè)技術(shù)職稱檔案等則有下設(shè)分室管理，這種統(tǒng)一體制下的管理模式既有利于確保檔案的規(guī)范化、合理化以及科學(xué)化，也有利于提高不同民營企業(yè)的檔案保管效率，最終促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2、民營企業(yè)檔案社會化管理模式研究

在我國，存在很多的民營企業(yè)，這些民營企業(yè)普遍規(guī)模較小、資金短缺，如果不顧后果的實施自主管理模式，會給企業(yè)造成巨大的損失，為適應(yīng)市場機制以及經(jīng)濟發(fā)展的需求，人們提出要不斷建立起社會化的民營企業(yè)社會化檔案管理模式，而要想真正實施這種管理模式，人們必須建立起與之相關(guān)的機構(gòu)，這些機構(gòu)包括以下幾種。

2.1企業(yè)檔案托管機構(gòu)

在生活中，我們將這類機構(gòu)稱之為檔案寄存中心或者檔案托管中心，它既可以由國家綜合檔案館設(shè)立，有國家主觀，也可以由社會上的市場主體設(shè)立，作為市場主體，他們的目標(biāo)是籌集資金，以實現(xiàn)自身的發(fā)展，同時，作為社會服務(wù)機構(gòu)，它們獨立核算、自負(fù)盈虧。從本質(zhì)來看，企業(yè)檔案托管機構(gòu)是將檔案管理業(yè)務(wù)從相應(yīng)的企業(yè)或者單位中“打包”進(jìn)來的“承包單位”，在機構(gòu)中，相關(guān)工作人員必須是接受過專業(yè)訓(xùn)練的高素質(zhì)人才，此外，工作人員還必須持有相關(guān)的上崗證書，只有這樣，才能真正意義上的提供社會化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，降低工作的難度，提高檔案管理效率。

2.2檔案事務(wù)所

檔案事務(wù)所作為一種商業(yè)性機構(gòu)，其目標(biāo)是提供有關(guān)檔案事務(wù)的服務(wù)，這些服務(wù)包括以下兩種：首先，為相關(guān)企業(yè)以及單位提供檔案業(yè)務(wù)的咨詢服務(wù)；其次，為企業(yè)或者單位提供建檔和整理檔案的服務(wù)，它作為企業(yè)而存在，獨立核算、獨立經(jīng)營、自負(fù)盈虧。此外，檔案事務(wù)所服務(wù)的對象及其廣泛，包括各種各樣的組織、個人，當(dāng)然其中必然包括民營企業(yè)。

2.3聯(lián)合檔案室

在中國這個發(fā)展中國家，合作是人們廣泛采用的方式，就那些無能力單獨設(shè)置內(nèi)部檔案管理機構(gòu)的民營企業(yè)而言，展開與其他企業(yè)的聯(lián)合無疑是最佳選擇，因為他們自身會產(chǎn)生很多的檔案數(shù)量，通過籌集資金成立聯(lián)合檔案室，既可以對檔案實行有效、科學(xué)的管理，也能夠符合檔案管理精簡、統(tǒng)一、效能的原則，最終節(jié)約相關(guān)的經(jīng)費以及存放空間，改善企業(yè)的經(jīng)營管理。聯(lián)合檔案室作為企業(yè)檔案管理工作的重要機構(gòu)，在企業(yè)的發(fā)展中有著至關(guān)重要的地位，它是聯(lián)系民營企業(yè)檔案工作者的橋梁和紐帶。

3、民營企業(yè)在選擇檔案管理模式時應(yīng)做到因企制宜、講求實效

新形勢下，人們提出民營企業(yè)在選擇檔案管理模式時應(yīng)做到因企制宜、講求實效。所謂的因企制宜，是指企業(yè)在選擇相應(yīng)的管理模式時，必須從自身實際情況出發(fā)，只有這樣，才能選出適應(yīng)自身發(fā)展需要的、合理的、科學(xué)的檔案管理模式，以不斷提高企業(yè)經(jīng)濟效益，同時，它要求企業(yè)做到以下幾點：首先，管理方式要靈活。我國民營企業(yè)千千萬萬，不同的企業(yè)有不同的目標(biāo)、不同的行業(yè)特點以及不同的規(guī)模，試想一下，一個規(guī)模極小的企業(yè)卻硬要根據(jù)當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理模式的要求管理自身，那帶來的效果可謂“驚人”；其次，在檔案管理的過程中，應(yīng)注意管理地點的靈活。所謂講求實效是指在檔案管理的過程中，管理者必須從全局出發(fā)，謀求最大化的經(jīng)濟效益以及社會效益。比如那些規(guī)模小的企業(yè)，可以選擇社會化管理模式，這可以最大限度的節(jié)約企業(yè)成本，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

4、結(jié)語

綜上所述，我國民營企業(yè)檔案管理工作還存在不足，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，防止企業(yè)出現(xiàn)檔案管理心有余而力不足等現(xiàn)象，本文提出了一些行之有效的管理模式，比如自主管理模式（集中式管理、相對集中式管理、集中與分布結(jié)合式管理）、社會化管理模式等等，此外，在民營企業(yè)選擇相關(guān)的檔案管理模式時，本文提出應(yīng)做到因企制宜、講求實效，只有這樣，才能真正意義上的推動企業(yè)檔案管理工作的召開，最終是企業(yè)管理有章可循。

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