論公務文書在收費管理科的應用

摘要：

文書學是以文書和文書工作為研究對象的一門學科。我們這里所說的文書，主要是指公務文書，也就是我們常說的“公文”或“文件”。收費管理科的公務文書，是指收費管理科在公務活動中形成和使用的，作為傳達意圖、辦理公務、記載公務活動的一種工具。它的形成必須按照特定的體式，并經過一定的處理程序。公務文書是文書學的一個重要組成部分，而文書學又是檔案管理學的重要組成部分，所以把公務文書在收費管理科正確、高效地運用起來，是在收費管理領域做好檔案管理工作的重要表現。

關鍵詞：公務文書 收費管理科 文書學 應用

公務文書在收費管理科的具體運用，主要表現在以下幾個方面：

一、公務文書在收費管理科的性質、特點及作用

（一）公務文書在收費管理科的性質

由于公文是在收費管理科的公務活動中形成的，反映收費管理科工作的面貌，這便是公文賴以生存的基礎，也是我們認識公文本質屬性的關鍵所在。可以說，公文的本質屬性就是它的現行執行性，亦即它的現行效用。公文的這種本質屬性主要體現在公文具有針對性、政策性、指導，性等方面。

首先，公文本身是在收費管理科公務活動中形成和使用的，總是針對或為了解決某些具體問題而產生的；其次，收費管理科對具體問題的處理，總要有一定的政策依據和法律依據，而收費管理科制定的政策正是通過制發文件來實現，所以說公文是收費管理科辦事的依據；第三，收費管理科制定的各類文件，在貫徹執行中，對問題的解決和公務的辦理又具有指導性。因為制發一份文件，總是為了解決一定的問題，而每一件具體問題的解決，又需要貫徹執行文件的精神，或者通過文件的具體指導。因此，從這個意義上說，公文的本質屬性又表現在公文對解決問題具有具體的指導意義方面。

綜上，公文的這種現實執行性，包含了兩個方面的含義：一，文件一經制發，就必須貫徹執行；二，從文件的時間來看，沒有一份文件永久有效。隨著形勢的發展和變化，舊的文件終究會被新的文件所代替。現實執行文件在他的使命已經完成，或者由于其他原因，其內容已經過時，已經被新的文件所代替，這時它就不再有執行性了。因此，文件的現實執行性，就每份文件來說，時間長短不一，沒有統一的固定期限有限文件的執行時間較長，如《轉發省物價局、衛生計生委、人力資源和社會保障廳<轉發國家發展改革委等三部委關于非公立醫療機構服務實行市場調節價有關問題的通知>的通知》；有的文件執行時間就較短，比如《關于滕州一中新校收費標準的批復》，過了有效期，就得重新報批。公文在收費管理科中除具有上述本質屬性之外，還具有政治屬性、機要性、法規性等。

（二）公務文書在收費管理科的特點

公文也是一種書面材料，在這一點上，與其他的書面材料一樣，都可以表達思想，交流信息。但是，公文絕不是一般意義上的書面材料，與一般文章、作品相比較，又具有其自身的特點。公文的特點主要是通過以下三個方面體現的：

1、公文是由法定的作者制成和發布的

這里所謂“法定的作者”，是指那些依法成立，并能以自己的名義行使法定的職能、權利和擔負一定的任務、義務的組織。棗莊市物價局就是根據有關的法律、條例、章則、決定等成立的，《中華人民共和國憲法》就規定了棗莊市物價局做為國家機關的職能及發布公文的權限。

文件的作者是指發文的名義。公文一般是以機關的名義進行制發，如棗莊市物價局文件；也有的是以機關的一個部門的名義制發的，如棗莊市物價局辦公室文件、棗莊市物價局收費科文件；也有的是以機關的負責人的名義，如棗莊市物價局長。

棗莊市物價局負責人的職務，有的是經過一定的選舉程序，有的是由棗莊市政府委任和批準，所以，以棗莊市物價局負責人的名義進行發文，并不是以負責人個人的身份出現，而是代表整個物價局，是負責人行使自己法定職權的一種表現。以負責人個人的名義發文時，應在負責人的姓名前冠以單位名稱（棗莊市物價局）的和職務（局長）。

2、公文具有法定的權威和效力

公文的作者是法定的，這就必然賦予公文以法定的權威和效力。也是就是說，公文可以作為收費管理科的喉舌，可以代表收費管理科發言，即代表收費管理科行使法定的職權和權威，是收費管理科傳達意圖、開展工作、解決問題的一種依據。例如，收費管理科制發的文件，體現了收費管理科的職能和職權范圍，具有行政領導和行政指揮權。此外，就某一份具體的文件來說，也都具有它自身的特定效費用，代表著制發機關（棗莊市物價局收費管理科）所具有的法定權利和職能。

3、公文具有特定的體式并經過一定的處理程序

特定的體式和一定的處理程序是指公文在形式上和形成過程中的特點。體式是指公文的文體和程式，如文件的結構、用紙尺寸、文件標記等。為了維護公文的嚴肅性，保證公文的效用，方便收費管理科的公文辦理工作，國家對公文體式有統一的規定，任何人都不能標新立異。

文件的制發和處理還須經過一定的程序，如收文處理程序一般要經過登記、分辦、批辦、承辦、催辦等環節；發文處理程序要經過擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞等程序。文件只有經過一定的處理程序才能發揮效用，對此，任何人也不得擅自處理。

（三）公務文書在收費管理科的作用

1、領導和指導作用

文件是省物價局對市物價局的工作進行領導與指導的一種公具。省物價局可以通過制發文件來制定政策，部署工作，傳達意圖，對市物價局的工作進行具體的領導和指導。當然，這種領導和指導也可以通過面對面的形式來實現。但一般情況下，對于一些重大問題的處理，對于一些重大問題的決策等，則更適宜于采用書面的領導和指導方式來進行，這樣可以更多地體現法規性和政策性，避免隨意性和盲目性。。

2、傳達意圖、進行公務聯系的作用

其一，公文傳達棗莊市物價局收費管理科的意圖。省物價局收費管理處通過棗莊市物價局收費管理科送過去的請示、報告等，及時了解和掌握市物價局收費管理科的信息情況，從而使省物價局收費管理處更有針對性地指導市物價局收費管理科的工作。其二，市物價局收費管理科通過閱讀和領會省物價局收費管理處的指示、通知等文件，及時掌握領導信息，更好地完成自己的工作任務。同時，收費管理科在處理日常事務時，經常要與上下左右的有關單位進行聯系，往來公文正是收費管理科與其他機關、單位之間進行協商和工作聯系的一中手段。此外，收費管理科與各個不相隸屬的機關、單位之間也可以通過“公函”的往來，彼此溝通信息，進行公務聯系。可以說，這種公務聯系作用是公文最基本的作用。

（四）、憑證和依據作用

公文是收費管理科各種公務活動的文字記錄。通常，絕大多數的文件在傳達意圖、進行公務聯系的同時，也具有一定意義上的憑據作用。因為每份文件都反映了收費管理科的意圖和工作活動，都是處理工作的依據。而且，當這些工作處理完畢之后，圍繞此項工作形成的文件，自然就成為這項工作活動的記載，可以留作日后查考。還有一些文件本來就有十分明顯的憑據作用，如會議紀要、會議記錄等。那些已經喪失現行執行效用的文件，其中具有保存價值的，就轉化為歷史文件。歷史文件的憑據作用也是很突出的。因此說，憑據作用不僅表現在文件發揮現行效用期間，而且又是文件能夠作為檔案保存的重要依據。

二、公務文書在收費管理科的種類

（一）收費管理科公務文書的分類

1、從文件的來源上劃分

文件從其來源上劃分可以分為收文、發文和內部文件三大類。

收文是指外機關制發的，用來傳達其意圖，發送到收費管理科的文件。

發文是由收費管理科制發的，用來傳達本機關的意圖，、發送給需要進行工作聯系的機關單位的文件。

內部文件是指在物價局內部使用的文件。

2、從行文關系上劃分行文

行文是指收費管理科給對方機關的發文；行文關系是指收費管理科與其他收文機關、發文機關之間的關系；從收文機關和發文機關之間的工作關系來劃分，可以將公文劃分為上行文、平行文、下行文。

上行文——是指收費管理科向所屬的上級領導機關（棗莊市政府辦公室和山東省物價局）的行文，即自下而上的行文，如給省物價局的請示、工作報告等。

平行文——是指收費管理科和同級機關單位或不相隸屬機關單位之間的行文，例如知照性的通知、函等。

下行文——指的是收費管理科給所屬的區縣收費管理科的行文，亦即自上而下的行文，如《關于滕州一中新校收費標準的批復》。

以上三種行文關系反映了三種不同的工作關系，其使用的文種各不相同，寫作的要求也不盡相同。

3、從文件的制發機關和文件的性質來劃分

行政文件——指的是收費管理科處理日常工作所用的文件。

黨的文件——是指由物價局機關黨組織制成和發布的，以體現黨的領導活動和黨的組織建設、思想建設等所用的文件。

4、從文件的閱讀范圍來劃分

公開文件——是指收費管理科向廣大人民群眾公開發布的文件。

內部文件——指的是在收費管理科內部使用，不對外發布的文件。

（二）收費管理科的通用文件

1、通知

適用于批轉隸屬各區（市）的公文，轉發省物價局和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和有關單位要周知或者共同執行的事項。例如《轉發省物價局、衛生計生委、人力資源和社會保障廳<轉發國家發展改革委等三部委關于非公立醫療機構醫療服務實施市場調節價有關問題的通知>的通知》。

2、報告

用于向省物價局匯報工作、反映情況、提出建議、答復省物價局的詢問。如《棗莊市2012年度行政事業性收費情況統計報告》。

3、請示

用于向省物價局請求指示、批準。例如《關于棗莊市（城區）有線數字電視基本收視維護費標準的請示》。

4、批復

用于答復區（市）物價局的請示。例如《關于棗莊市（城區）有線數字電視基本收視維護費標準的批復》。

5、函

用于收費管理科同其他機關之間商洽工作、詢問問題和答復問題、向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。例如《關于棗莊市檔案局舉辦重點建設項目檔案管理培訓班收費的函》。

6、會議紀要

用于記載會議精神和議定事項。例如《關于群玉山莊（和諧家園）經濟適用房銷售價格審價會議紀要》。

三、公務文書在收費管理科的體式和稿本

公文的體式，指的是公文的體例和格式。體例主要是指公文的文體；格式說的是公文的結構、文件上的各種附加標記及格式安排等。

（一）公文的文體

收費管理科使用的公文文體是采用白話文，兼有議論、說明、記敘三種表達方式的應用文體。在反映工作情況時，需要作適當的敘述，但又不需要展開敘述或描述。

（二）公文的結構

公文結構主要是指文件每一部分的組合及其在文件中的相應位置。

1、標題

一份文件和一篇文章一樣，都要有一個標題，概括說明正文的主要內容，這樣才能方便人們的閱讀。同時，確定文件標題，也就給文件確定了名稱，便于收發機關的辦理和管理以及方便人們日后查找利用。

公文的標題應當準確、簡要地概括公文的內容。文件標題位于正文上端居中的位置，并由文件的作者、發文的事由和文種三部分組成。文件的作者，即發文的機關。事由即文件內容的概括。文種是使用的公文名稱。從語法結構上說，文件標題要寫成一個偏正詞組的形式，即由介詞“關于”二字將文件作者和發文事由聯結起來，作為文種的限定詞，使人一看就明白文件說的是什么事。

批轉、轉發性文件的標題、結構比較特殊。批轉文件，是省物價局對市物價局收費管理科報送的文件，認為具有普遍意義時，在前面加上批示性意見，發給收費管理科執行或參照執行。轉發文件是指省物價局對市物價局收費管理科的來文，如果沒有在前面加上批示性的意見，可用“印發”或“轉發”；收費管理科對于省物價局或同級機關的來文，認為需要向下傳達貫徹或供參考的，可以向自己的下屬機關轉發；發布本科制定的條例、規定、辦法等，可用“發布”或“印發”，不能使用“批轉”或“轉發”。

批轉、轉發文件的標題，通常有兩種寫法：

一種是先寫文件作者，后面再加上被批轉、轉發的文件標題。

另一種寫法是發文機關和被批轉、轉發文件的標題后面，再加上一個文種。

擬寫文件標題時應注意下列問題：

首先，要名文相符，簡明扼要。文件標題要概括準確，語言簡練，不能名文不符，拖沓冗長。

其次，要準確使用文種。文種不當，不僅不符合“公務處理辦法”上的規定，影響文件意圖的傳達，影響其他收文機關對文件的理解和執行，削弱文件的執行效果。

第三，語法要正確。

2、主送機關

主送機關是指文件所要送達的對方機關。一般情況下，公文都要寫明主送機關的名稱。在實際運用中，通常有以下幾種情況：

一是省物價局下發的文件，因為作為其下屬的市物價局收費管理科等各地市收費管理科都負有貫徹執行的責任，所以，主送機關一般可以使用泛稱如“各市物價局”等。

二是收費管理科向省物價局報送的請示或報告等，因為涉及到對問題的答復和責任，為避免責任不清，應堅持主送一個機關的原則。特別是請示，不能多頭主送。如果需要報送其他的上級機關，可以用抄送的形式，以防延誤對問題的及時處理。

主送機關應寫在正文之上，標題的左下方。為了表示對收文機關的尊重，應頂格書寫，同時，要注意寫明全稱或使用規范化的簡稱或者同類型機關的統稱。抄送機關則在文尾注明。

3、正文

正文是文件的核心部分，它表達收費管理科的意圖，敘述文件的內容，是文件最重要的組成部分。由于各文件使用的文種不同，所以要表達的內容不同，所以要表述的方法也就不盡一致。但總的要求是符合政策，實事求是，簡練明確，合乎語法。撰寫正文一般的結構包括提出問題、分析問題和解決問題三部分。當然，在具體寫作中，對上述的一般結構應靈活運用，不能生搬硬套。

4、附件

附件是屬于正文，用以對正文加以補充說明的材料。附件是相對于文件的正件而言的。附件的位置要標注在正文之后，發文機關（收費管理科）之前。

5、發文機關

發文機關是指發文的名義，也就是文件的作者、署名、下款或落款，并非指文件的擬稿人和簽發人。這里的發文機關是指棗莊市物價局。發文機關寫在文件正文部分的右下方，應該寫全稱或規范化簡稱。

6發文日期

每份文件都須寫明發文日期。發文日期一般寫在發文機關的下面，或者稍向右錯開。

7、用印和簽署

用印和簽署是證實文件效力的一種標志。聯合下發的文件，由所有聯合發文的機關加蓋印章。

（三）公文的附加標記

1、文頭部分

發文號：

發文號又叫發文字號，簡稱文號，是發文機關編排的文件代號。發文號的書寫位置應放在文件首頁的上端，即文件版頭下沿的正中。

2、文尾部分

（1）抄送機關

抄送機關是只需要了解文件內容，不負責對文件進行辦理的機關。

（2）印刷版記

印刷版記主要包括印發機關、印發日期、印發份數等。印刷版記標注在文尾，置于抄送機關的下面。

四、批復在收費管理科中的撰寫

標題中要寫明發文機關的名稱、文種，必要時還須在標題中表明同意或不同意。

批復的正文要寫明所針對的來文的發文號或文件標題，然后再根據來文的要求寫明批復的內容。

最后，一般以“此復”或“特此批復”等結尾，例如《關于滕州一中新校收費標準的批復》。

五、通知在收費管理科中的撰寫

通知的標題由發文機關、事由、文種三要素組成。

通知正文的擬寫，通常的說，指示性通知的正文應包括通知緣由、通知事項、執行要求三部分內容。轉發上級機關或平行機關的通知，須寫明被轉發文件的標題或發文號，然后再寫明的目的和要求，例如《轉發省物價局、司法廳<關于山東省律師事務收費標準的通知>的通知》。

六、函在收費管理科的應用

函的標題一般可根據情況寫明發文機關、事項和文種。

函的篇幅通常很簡短，寫法也很靈活，一般寫明需要聯系和商洽的事項，根據需要也可說明本機關本單位的意見和要求等方面的理由。但要注意語氣，態度要得體，例如《關于明確市第六中學不能執行城市中學收費標準的函》。

復函是針對來函而言的。復函應在正文開頭先寫明所針對的來函的日期、發文號，然后再根據來函內容作出答復，例如《關于調整抱犢崮國家森林公園停車場收費標準的復函》。

七、決定在收費管理科的應用

決定的標題一般由“三要素”組成，或者可以省略發文機關。如果是會議討論通過的決定，則在標題下行的居中位置，用小括號注明文件的通過或制發日期，有的也可將日期寫在文件的落款之后，但不能省略。

決定的正文，要寫明決定的事項。具體寫法要根據決定的不同類型分別酌定，一般應該寫出兩層意思：開頭說明發文的原因、背景、本單位、本部門、本地區的有關情況，作出決定的根據、目的、意義。正文的最后一部分要寫明決定的事項、落實決定的政策、措施和要求等，例如《關于印發2011年度全市成本調查工作先進集體、先進個人及優秀賬戶的決定》。

八、請示和報告在收費管理科的應用

（一）請示的撰寫

請示的標題，除某些情況下可以省略發文機關外，事由和文種不能省略，這樣做主要是為了使請示的問題更加明確。

請示的正文，主要寫明請求給予指示或批準的事項，并簡要說明理由及本機關的處理意見。

（二）報告的撰寫

通常，報告的正文包括以下內容：

1、報告原由。這部分內容要寫的簡練，用一兩句話概括即可。

2、報告事項。這部分要緊緊圍繞報告的主旨來展開，要抓住重點，突出中心。

3、結語。結語是對全文的總結。

既可以是請示，又可以是報告的例文《關于收取鍋爐受壓不見修理改造家督檢驗費有關問題的請示報告》。

九、結論

公務文書是收費管理科在公務活動中形成和使用的，作為傳達意圖、辦理公務、記載公務活動的一種工具，對做好收費管理工作起到至關重要的作用，所以，一定要做好收費管理科的公文寫作和管理工作。

參考文獻：

[1]李光泉，許素海.檔案學基礎知識教材.山東檔案局出版社.

[2]松世勤.文書學基礎知識教學大綱.檔案出版社.