談電子檔案管理工作的重要性

摘要：本文根據國家對電子文件的管理規定，結合檔案管理實際，從五個方面闡述了電子文件的特性，探索電子文件收集整理、歸檔的要求及電子檔案管理的重要意義。

關鍵詞：電子檔案;管理;計算機;電子文件

隨著計算機技術和網絡的普及和快速發展，人類社會進入一個全新的時代——信息時代，信息化是人類社會繼工業化之后的一次新的產業革命，將實現社會生產力的新的飛躍。電子計算機在各個領域 的應用愈加普遍，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。黨政機關部門、企事業單位等對信息資源的利用和依賴逐步加強，由于辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，黨政機關部門、企事業單位在工作和生產活動中，過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像資料等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了大量的電子公文、圖書、圖形圖像資料等，這些都是屬于電子文件，具有檔案保存價值的電子文件，必須要歸檔保護。電子文件如何監管？電子檔案如何管理和開發利用？是當前檔案人員努力探索的熱點問題。

電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子文件與電子檔案是計算機為核心的信息技術的產物。電子檔案是用于存儲黨政機關、相關企事業、設計單位實施辦公自動化系統運行過程中產生的有保存價值的電子文件信息。由于自動化程度的不斷提高，各機關事業單位保存的紙質檔案材料的不斷增多，紙質檔案數字信息的處理難度不斷加大，這就要求我們將不同表現形式的紙質檔案信息，通過計算機的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉化為數字信息，借用計算機和互聯網來進行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，這就需要我們必須努力強化電子文件檔案管理工作。

一、由于電子文件的特殊屬性和表現形式，決定在電子文件檔案的歸檔和管理工作中，為檔案管理工作帶來新的課題和諸多難題

電子文件如何監管？電子檔案如何管理和開發利用？是當前檔案人員努力探索的熱點問題

（一）掌握電子文件的特性，做好電子檔案管理工作

（二）電子文件的整理

（三）電子文件的歸檔

二、電子檔案與傳統紙質檔案的保存形式不同，但二者互為補充

在保管上電子檔案與紙質檔案在保管上的差異，電子檔案管理應遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統計等管理原則。但它與紙質等載體檔案確有很大區別，它的記錄形式是數字化序列。任何電子檔案，當使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠離不開這種技術和設備，它不能離開這種生成環境和設備而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的信息內容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術和設備作保障。

電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術和設備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。所以說，電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。

電子檔案與傳統的的紙質檔案互為補充，電子檔案與傳統的的紙質檔案相同之處在于：他們都是國家機關、企、事業單位以及個人從事一系列活動直接形成的的對國家和社會具有保存價值的歷史記錄。應遵循收集整理鑒定利用統計等的檔案管理基本原則。電子檔案雖然同樣具有為用戶或利用者提供檔案信息和參考咨詢服務的作用和功能，甚至服務技術更先進，水平效率更高，但由于電子檔案存在各種局限性，將無法將傳統檔案取而代之。兩者將長期共存，互為補充。

三、搞好電子檔案載體的存放環境和安全保密

由于電子文件檔案的不穩定性，怎樣保證擋案信息的完整、真實、安全，作好電子文件檔案的維護和保管工作，顯得非常重要。①搞好電子檔案載體的存放環境;②做好備份工作;③做好安全保密工作首先，防止電腦網絡上“黑客”們的攻擊;④對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件。

四、轉變觀念，克服因循守舊思想，做好電子檔案的管理

（1）是思想觀念障礙;（2）是控制手段障礙;（3）是設備技術障礙;（4）是保管方法障礙;（5）是利用需求障礙

我們是要轉變觀念，接受新技術。學習科學發展觀，貫徹以人為本的戰略，提高主管檔案的領導及檔案者對電子文檔的認識，探索其規律，總結經驗，適當時普遍展開;關注計算機新技術與檔案工作的結合。電子文檔的管理工作在很多方面還存在著問題，尤其是在文件的形成過程，其真實性、原始性、法律效應及網上利用的安全問題等問題，還有待計算機技術、網絡技術及通信技術的進一步發展;把檔案的電子化管理，檔案信息數字化，作為檔案工作中的一個新課題，探索和研究在新形勢下檔案管理的新內容，開展檔案現代化管理，減輕檔案人員的勞動強度，提高了工作效率，使檔案管理工作更好地為企業設計生產服務。

五、做好電子檔案管理的重要意義

電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義和深遠的歷史意義，實現文檔一體化管理有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結束后自動向電子文件檔案管理部門提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理;減少重復勞動，降低數據處理成本;實現信息資源共享，集中管理，傳統的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島。避免有的專業人員獨自享受設計成果，其他專業人員需要時，利用起來不方便;制訂標準、制度，保障數據的安全，對電子文件信息進行統一規范管理，只有這樣才能確立管理文件信息的權威，充分發揮電子文件檔案的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化;充分利用信息資源，為單位的經營決策和設計生產服務，為吉林電力勘測設計院的專業設計人員提供快捷方便、更好更有效的服務，提高電子文件信息的利用率，實現吉林省電力勘測設計院電子文件檔案信息資源共享的最大化。

參考文獻：

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