淺析ERP在行政事業(yè)單位財會管理中的應用

【摘 要】本文研究了行政事業(yè)單位在財會管理中存在的問題，探討了ERP系統(tǒng)和一般財務軟件的本質(zhì)區(qū)別，對ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位財會管理中的應用進行了說明。

【關鍵詞】ERP系統(tǒng)；行政事業(yè)單位；財會管理

一、行政事業(yè)單位現(xiàn)行財會管理存在的問題

（一）對于行業(yè)之內(nèi)財會管理的界限沒有明確的劃分

行政事業(yè)單位隸屬國家所有，在日常運營中容易受到計劃經(jīng)濟體制影響，進而出現(xiàn)政企不分的問題。這種現(xiàn)象直接導致了很多行政事業(yè)單位的財務管理依然沿用以前的方式和方法。在我國，很多應采用公共財政管理的單位和部門采用企業(yè)財務管理方法，而很多應該采取企業(yè)財務管理方法的單位和部門卻采取了公共財政管理，在應該進行資金集中調(diào)動的時候卻沒有進行資金統(tǒng)一調(diào)度。很多設施應該由企業(yè)出資進行修理和防護，但是卻不能夠及時從行政事業(yè)單位中分離出來，導致政府白白浪費資金幫助企業(yè)進行設備和設施的養(yǎng)護，最終造成行政事業(yè)單位的資金損失。

（二）不能夠從組織的高度為部門預算的編制提供保證

財會工作的重要前提和基礎是部門預算，在國家進行市場經(jīng)濟發(fā)展過程中，部門預算成為財政預算管理的最主要的形式。行政事業(yè)單位基本采取國庫集中支付、政府集中采購的方式進行運營，在這種情況下部門預算顯得尤為重要。如果財會管理疏忽部門預算這項重要的工作，那么行政事業(yè)單位很難健康有序的運作。

（三）財會管理沒有形成系統(tǒng)

系統(tǒng)性的財會管理目前在行政事業(yè)單位尚沒有形成。所以，行政事業(yè)單位在資金管理上始終跟不上步伐，各部門之間在資金的運作和核算上難以形成有效銜接，資金管理常常運營不暢，資金循環(huán)緩慢，財會管理的弊端充分暴露出來。

二、ERP系統(tǒng)區(qū)別于一般財務軟件之處

第一，ERP系統(tǒng)在工作機理上和一般的財務軟件存在著本質(zhì)的區(qū)別。一般的財務軟件在針對行政事業(yè)單位財務管理時將重點放在了財務核算上，其功能局限在錄入、整理和記錄之上，其在運行之中只是對原始單據(jù)進行手工的錄入、分析和匯總。ERP系統(tǒng)則是站在行政事業(yè)單位財務管理的本質(zhì)要求基礎上，以流程為導向，構建自動分錄系統(tǒng)，在其運行的過程中將財務管理過程劃分為幾個模塊，各個模塊之間形成一個有機的系統(tǒng)，在工作之中環(huán)環(huán)相扣、逐層遞進。行政事業(yè)單位可以根據(jù)其不同的財務類型在ERP系統(tǒng)中點擊不同的會計科目，系統(tǒng)會自動觸發(fā)會計事件，也就是說只要確定了財務類型，ERP系統(tǒng)就會自動生產(chǎn)會計憑證，對相關的賬目科目余額進行調(diào)整。審核財會憑證的正確性是此時財會人員的主要工作任務，財會人員不必花費大量的時間和精力去錄入、記錄和整理會計憑證，這就為財會人員將精力放在財務管理上提供了良好的機會，財會管理工作質(zhì)量得到大幅度提升。

第二，我國國內(nèi)開發(fā)的財務軟件在功能上已經(jīng)非常成熟，一般來說可以滿足企業(yè)財務核算的要求。但是從財務管理的角度來看的話，管理者對財務報表的要求就不僅僅停留在數(shù)據(jù)的簡單積累上，他們需要運用財務報表來分析企業(yè)內(nèi)部各個部門的具體運營情況，財務報表本身難以滿足管理者的要求，當管理者本身財務專業(yè)知識不強時，單純的財務報表是不能滿足財務管理要求的。從另一方面來說，從復雜的財務報表數(shù)據(jù)中分析和總結所需的信息是浪費時間和精力的一件事情，而且當財務報表數(shù)據(jù)本身存在錯誤時，財務人員還需要花費額外的時間和精力調(diào)查數(shù)據(jù)錯誤的根源，這對財務管理工作效率產(chǎn)生極大的影響。而ERP軟件是由業(yè)務流程為導向，所以各種財務數(shù)據(jù)可以和各項業(yè)務行為緊密聯(lián)系在一起，從財務角度或從業(yè)務角度都能夠快速進行相互跟蹤。

三、ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位中的應用

（一）預算管理

行政事業(yè)單位在運用ERP系統(tǒng)的過程中會不可避免地進行工作流程再造，以新的工作機構運行新的管理理念和體制，而新成立的機構中最重要的就是預算管理部門，這個部門主要負責預算的策劃和編制，審核和修訂上級所擬定的預算額度，評估和編制已經(jīng)建立的預算方案，在進行非貿(mào)易性質(zhì)和非經(jīng)營性質(zhì)的購匯0人民幣業(yè)務時進行限額預算。預算管理部門還負責為行政事業(yè)單位的行業(yè)融資出謀劃策。預算管理部門的工作需要行政事業(yè)單位內(nèi)部各個部門的配合，尤其是財會部門的配合，行政事業(yè)單位的預算編制普遍采取政府預算會計報表格式，其具有較高的可行性和可銜接性，但是依然有較多不足。行政事業(yè)單位運用歷史計價法進行成本預算顯得不夠準確，政府預算會計報表格式對收支的經(jīng)濟性質(zhì)反映得也不便利。ERP系統(tǒng)本身的集成性可以有效地避免這些缺陷。行政事業(yè)單位可以運用政府報表格式進行收支預算的編制，運用行政事業(yè)單位會計報表形式進行資產(chǎn)或者資金積累的預算，在報表之后也可以采取附注的形式對單位的資金使用情況進行說明。

（二）資產(chǎn)管理

行政事業(yè)單位可以運用ERP系統(tǒng)的流程指向性設置自己部門的ERP系統(tǒng)的具體特點，以專門的資產(chǎn)管理中心對各類數(shù)據(jù)信息進行管理。在資產(chǎn)管理部門中可以對資產(chǎn)的使用、配置、維修、產(chǎn)權變動、使用糾紛、使用效益、政府采購等事項進行統(tǒng)一管理，也可以對政府采購辦法進行考核和評價，可以組織部門進行集中采購和買賣，以及對進行股份制改造的資產(chǎn)重組、股權設置、資產(chǎn)處置等工作；清產(chǎn)核資、產(chǎn)權管理、國有資本金統(tǒng)計分析和產(chǎn)權糾紛調(diào)處、資產(chǎn)處置及使用管理工作。

（三）財務會計自動化操作

如果行政事業(yè)單位能夠采取ERP系統(tǒng)，那么財務會計人員就可以從傳統(tǒng)的手工操作的記賬報賬工作中解脫出來，ERP系統(tǒng)可以直接完成數(shù)據(jù)的錄入、整理和分析。各個部門只要將數(shù)據(jù)直接匯總交到財務部門，財務部門將數(shù)據(jù)審核和核對之后上傳到ERP系統(tǒng)中即可。例如，很多部門現(xiàn)在已經(jīng)實行了網(wǎng)絡化報銷系統(tǒng)，其優(yōu)點包括：數(shù)據(jù)簽名，報銷憑單采用電子簽名，可以有效避免偽造簽名的風險。多級復核，憑證和付款均實行二級復核出現(xiàn)問題及時糾正。

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