談信息化條件下的檔案管理工作

摘 要： 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，現(xiàn)階段電子檔案已在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，在信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題，本文從現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問(wèn)題、信息化檔案管理的重要意義等方面論述了信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理工作。

關(guān)鍵詞： 信息化 電子檔案 檔案管理

1.引言

由于現(xiàn)代信息化技術(shù)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，對(duì)于檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料文件的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，提高檔案管理綜合能力。由此可見，信息化是檔案管理的必由之路。檔案管理者務(wù)必樹立強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理工作，把建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)、實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

2.現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問(wèn)題

一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無(wú)法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)；三是檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無(wú)法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過(guò)深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)解決上述問(wèn)題和難題。檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

3.信息化檔案管理的重要意義

3.1信息化檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量人財(cái)物力才能更好地保管，而且不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量人力物力。檔案管理工作電子化后，可把按“卷”立卷歸檔改為按“件”整理歸檔，大大提高檔案管理的工作效率。

3.2信息化檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，信息化檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)資料的信息化，大量原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這將使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3信息化檔案管理，有利于滿足多樣化需求。

隨著社會(huì)進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有密切聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都將發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，而加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足這一多樣化需求。

4.在信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理工作

4.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方法，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾怼?/p>

傳統(tǒng)檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、掃描儀等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)檔案管理方法在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。

當(dāng)前，檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它將為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；將創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

4.2建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案。

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；最后，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案安全。

在電子檔案使用過(guò)程中，首先應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響到檔案的完整性、可靠性，從而影響檔案的真實(shí)性；電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

5.結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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