試論高校檔案信息資源的開發與利用

[摘要]高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理及其他各項與教育教學緊密相關活動的真實寫照，它記載和反映了高校教育教學活動的全過程。在當代信息化背景下，高校檔案信息資源的開發與利用工作是高等教育發展的重要組成部分。

[關鍵詞]高校檔案；信息資源；檔案工作

[中圖分類號]G273.5 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-3115（2014）12-0052-02

一、高校檔案信息資源開發與利用的重大意義

高校檔案記載和反映了高校教學、科研和管理活動全過程和具體成果，是高校管理者在決策過程中獲得信息的重要渠道之一。重視高校檔案信息資源的開發利用，可以為管理者作出科學可行的決策提供客觀依據。

高校檔案工作既是一門管理工作，同時也是服務性的專業技術工作。檔案工作不僅服務于學校的教育教學工作，也為學校各管理部門開展工作、舉辦活動提供服務。高校檔案是學校文化、辦學成果、科學技術的綜合反映，具有憑證性、權威性、借鑒性。各單位、各部門的教學、科研、管理及社會活動，都有賴于檔案信息的傳播和利用。

目前，高校檔案的利用者只限于少數層次較高人群與檔案工作相關人員，這主要是由于許多工作者檔案意識淡薄，檔案的深層次開發工作滯后。高校檔案部門進一步改進檔案利用工作，對于提高檔案利用率具有重要意義。作為檔案管理人員，應該積極主動、充分挖掘館藏檔案信息資源，為各類利用者利用檔案提供便捷，形成檔案利用工作的良性循環，從而提高檔案利用率。

二、高校檔案信息資源開發利用現狀

（一）傳統檔案工作的特點明顯

一方面，由于傳統文化的長期影響和束縛，部分檔案工作者安于現狀，缺乏開拓創新精神，缺乏創造業績的激情和活力，以及主動服務意識；另一方面，高校領導對檔案工作重視程度不夠，高校資金優先用于學校科學研究、教育教學、基礎設施建設等方面，在檔案方面的人力、物力投入有限，這就使得高校檔案開發利用、服務手段較為落后。盡管檔案部門應用計算機的數量和水平正在逐漸增加和提高，但就整體而言，計算機軟件開發單一，檔案深層次加工的主要內容編研工作嚴重滯后，檔案資源無法得到充分開發和利用。

另外，由于歷史、政治等多種因素影響，我國的檔案工作長期處于一種封閉半封閉的管理模式。檔案工作存在“重藏輕用”與“重政治服務、輕經濟服務”兩種傾向。高校檔案部門館藏結構單一，以被動保管為主，雖然有相當可觀的館藏積累，但許多高校卻將其束之高閣。

（二）利用人群有限，利用率低

當前高校的檔案利用者以專業人員居多，而作為高校主要群體的學生，他們對檔案的利用率近乎于零。調查數據顯示，大部分學生對檔案作用的認識只停留于憑證作用，他們中的絕大多數人表示沒有利用過學校檔案館的檔案。

（三）管理體制不夠完善

各高校根據黨的十八屆三中全會關于深化教育領域綜合改革的要求，不斷完善教學管理方面的規章制度，但在檔案管理方面，有關改革創新的規章制度卻未被提及。高校檔案館依然在沿用舊的管理制度，而這些制度甚至是多年來幾乎未曾改變。檔案館相關管理制度的不完善，不利于檔案管理工作的進一步開展。

三、高校檔案信息資源開發利用的方法和對策

（一）加強學習，培養專業的檔案管理人員

職業道德是檔案工作者所必須具備的品德和基本行為準則。檔案工作者必須更新觀念，認真學習黨和國家關于檔案管理方面的方針政策，具備全局意識、創新意識和服務意識。檔案工作者還應有豐富的專業知識。一是要求高校檔案工作人員熟悉檔案庫藏內容、成分及檔案存放的位置；二是要熟悉檔案館（室）的各種檢索工具，熟練掌握庫存檔案的檢索，并注意將常用的數據進行采集加工，對有關信息進行編研，有計劃地開發專題性的檔案信息；三是為滿足檔案管理網絡化、電子文件歸檔等業務的需要，高校檔案工作者還需提高計算機應用能力。通過運用計算機技術，提高檔案工作自動化水平，使利用者根據自己的需求方便地檢索和利用。

（二）優化館藏結構，提高館藏質量

由于認識上的偏差，不少人把豐富的館藏單純地理解為館藏數量的增加，忽視了館藏質量的提高，習慣于以館藏數量的多少作為衡量檔案館地位高低和工作優劣的尺度。因此，轉變檔案“多多益善”的觀念，樹立館藏優化的思想，正確處理好館藏數量與質量的關系，是當前高校檔案館館藏建設工作中的一個重要方面。

高校檔案館在館藏數量達到一定規模后，應著眼于館藏質量建設，堅持豐富與優化館藏并舉、質量與數量并重的方針。同時，檔案館應結合檔案鑒定工作的展開，定期或不定期地進行檔案的鑒定、銷毀工作，及時剔除失去保存價值的檔案，保證館藏檔案價值的精度。

（三）注重收藏與利用雙重功能

網絡信息時代的檔案信息資源管理工作，既要保管好檔案，也要利用檔案使之永續不絕，產生社會效益和經濟效益。因此，高校檔案管理人員在制定檔案事業持續發展戰略時，應把檔案保管和檔案利用放在同等重要的位置上來考慮，絕不能顧此失彼。

（四）加大對檔案建設工作的投入，多形式、多層次開發檔案信息資源

目前，高校由于缺乏資金或管理者對檔案重視不夠，檔案資源建設投入不高，從而影響檔案資源的開發利用工作。因此，高校應加大對檔案部門的軟硬件建設，提供規范化、標準化的服務，使高校檔案發揮其應有的作用。

1.完善制度，健全標準

高校檔案管理工作在有效合理的領導體制和管理機構下，需要有一套嚴格的管理制度予以保障。建立和健全檔案管理的規章制度，是管理科學化的標志，對協調高校內部檔案管理的各種關系、形成合理的工作秩序意義重大。

2.提高在校大學生用檔意識

在校大學生是知識的接受者和傳遞者，他們對檔案信息的利用將會極大地促進高校檔案工作的發展。如今高校學生檔案意識淡薄，學校應該開展相關活動，在學生中廣泛宣傳檔案的重要作用和意義，培養他們的檔案意識，讓他們成為高校檔案工作的參與者與宣傳者。

3.開展檔案宣傳教育工作

隨著時代的發展，學校檔案也將逐步面向社會開放，宣傳教育便是開放學校檔案資源的必要手段。其一，舉辦檔案展覽。檔案是歷史記錄的原始資料，在數量上一般都是單份（孤本），因此一般情況下檔案是不外借的。但有針對性地開展檔案閱覽、外借等服務可以增強高校檔案館的開放、服務程度。其二，開展教育活動。有條件的高校可以充分發揮檔案的文化教育功能，利用檔案開展教育活動，幫助學生了解相關歷史，傳授相關知識，還可以讓學生參與到相關的參考資料編寫活動中來。

4.開展檔案信息編研工作

檔案編研工作是指由檔案工作人員通過對繁雜的原始檔案信息精心提煉，編撰、出版專題材料。編研工作是利用服務的重要手段之一，檔案編研工作既可以使檔案部門由被動服務變為主動服務，又可以使檔案利用由低層次向高層次飛躍；同時是保護檔案原件的有效措施，檔案編研成果可以成為副本，從而減少利用者對檔案原件的損壞；檔案編研工作還可以較好地體現檔案價值、擴大檔案的影響。

5.推進檔案信息網絡化建設

檔案網絡的建設是社會發展的客觀規律，是檔案事業發展的必然。隨著網絡化的普及，通過網絡提供檔案信息服務將是檔案信息開發與利用的重要形式。

高校開展檔案信息網絡化建設，可以改變原有的、單一的對檔案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托網絡這種新的信息傳遞方式和信息服務手段，實現主動的、超時空的信息服務。此外，借助網絡技術可以將豐富的檔案信息呈現在利用者面前，有助于更多的人認識檔案、了解檔案，進而實際利用檔案。

四、維護高校檔案信息資源安全

高校檔案信息資源的保管也是檔案開發與利用工作中的一項重要工作。維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業務環節的共同任務。

為此，高校檔案工作者必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強對檔案工作中各個環節的安全防范，確保檔案信息的安全。其一，防止檔案的損壞。高校檔案工作者要了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過經常性的具體工作，采取專門有效的技術措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內；其二，千方百計地延緩檔案自然老化過程。通過將現代科學技術的最新成果運用于檔案保護，采用先進的科學技術方法、技術裝備和設施保護檔案的安全，最大限度地延長檔案壽命。

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