新時期背景下學校檔案管理措施

周凌云

摘 要：學校進行檔案的管理為的是真實記錄歷史，并為廣大教職工、同學們、學校等提供可查閱的可靠、真實的信息。在這個新時期背景下，如何在檔案管理現代化的發展要求下實現學校檔案管理的標準化、專業化、現代化，已經成為當前學校檔案管理新的挑戰。在檔案管理人員培養相對滯后，制度不完善、執行效果不佳，管理方式比較落后、信息化程度不高等的問題下，必需培養專業性的學校檔案管理人才隊伍，建立健全制度、增強執行力度，創新學校檔案管理形式、提升數字化與信息化水平，拓寬渠道、搭建檔案信息庫等舉措，實現新時期背景下學校檔案管理的數字化、信息化、學習化，切實提高管理水平。

關鍵詞：新時期背景下；學校；檔案管理；措施

1 新時期背景下學校檔案管理的重要性

一切學校檔案的形成主要是由該個學校在教學管理、教學研究和對同學們的管理過程中形成。形成的這些學校檔案保存了大量的數據、音像、圖表、文字等信息，成為真實記載學校歷史的有價信息材料，是學校歷史發展的一面“鏡子”，在學校管理、學校教學研究以及教學實踐當中產生了巨大作用。目前“學校檔案管理”主要囊括有：檔案的保管、檔案的整理、檔案的搜集、檔案的統計、檔案的鑒定以及提供檔案的查詢等工作。學校進行檔案的管理為的是真實記錄歷史，并為廣大教職工、同學們、學校等提供可查閱的可靠、真實的信息。

隨著我國社會的快速發展，尤其是“黨的十八大”以來，國內社會面臨著新的變化、新的形勢、新的改革、新的發展，在這個新時期背景下，學校的檔案管理也迎來了新的形勢、新的問題，如何在檔案管理現代化的發展要求下實現學校檔案管理的標準化、專業化、現代化，已經成為當前學校檔案管理新的挑戰。

2 學校檔案管理現存問題

2.1 檔案管理人員培養相對滯后

我國檔案專業自二十世紀六十年代開始在高校設置，但是起步晚，效果不明顯，培養出來的檔案管理人員還是比較少，人才資源供給受限，初中學校招聘不到專業素質過硬的檔案管理人員。另一方面，再加上由于六七十年代的歷史原因，78、79年才恢復高考，因此檔案管理人才參差不齊，力學不高。除此之外，由于學校對檔案管理人員的崗位培訓以及理論培訓的不到位、沒有形成一整套完整體系的管理規章制度，使得難以構建一支技術過硬、專業本領強、業務素質高、人才層次構造合理的學校檔案管理隊伍。

2.2 制度不完善，執行效果不佳

目前，很多學校的檔案管理存在著諸如制度不健全、甚至缺失等問題，管理方式比較隨意，沒有形成嚴格規范的檔案管理制度。比如說，學校在檔案的素材管理上，一些檔案管理者通常會疏于對歸檔材料的認真、仔細的審查，致使一些歸檔的材料存在嚴重失實的現象，特別是同學們的檔案存在嚴重的造假現象，使得檔案的真實性嚴重缺失；其次是一些檔案管理者在保管與搜集材料的思想意識上不到位，發現有些檔案材料明明嚴重缺失卻沒有及時補充完整，使得檔案材料的完整性大打折扣。

2.3 管理方式比較落后，信息化程度不高

當下，很多學校的檔案管理部門依然使用的是傳統的檔案管理方式，即學校檔案材料的收集、開發、利用依舊是以紙質作為最主要的形式，并且檔案管理的數字化、現代化、信息化水平比較低。雖然紙質記錄檔案信息在長長的歷史中發揮著重要作用，但正是因為歷史的久遠，使得紙質保存面臨巨大的挑戰，往往容易損毀、歸檔量大、重復利用率低、成本高等不足，這就迫切需要將其轉成電子檔案，充分利用電子檔案具有的簡便、存儲量大、保存久等數字化、信息化優勢，向電子化靠攏，已經成為新時期背景下學校檔案管理發展的必然趨勢。

3 新時期背景下學校檔案管理措施

3.1 培養專業性的學校檔案管理人才隊伍

由于社會在發展、科學科技的進步、社會分工的明細，這對學校檔案的管理以及檔案管理人員的工作提出了非常高的要求，尤其學校檔案管理人員的素質高低直接影響著學校檔案管理的質量好壞。在新時期背景下的學校檔案管理人員，務必堅持實事求是，與時俱進，解放思想、不斷提升自己的能力，以適應新背景下的學校檔案管理工作。因此，學校在選用檔案管理者時，應當優先選拔具備專業的檔案管理專業的人才，并且對他們進行專業、系統、全面的崗前培訓，讓他們掌握扎實的理論與方法，并讓他們參與一定時間的入職實踐，進而確保學校檔案管理的質量，提高他們管理學校檔案的能力。

3.2 建立健全制度，增強執行力度

新時期背景下，學校檔案的管理為了迎合發展，必須從自身上尋覓新的突破，以實現科學發展，應當切實做好學校檔案的用人管人制度建設，建立健全的學校檔案管理有關制度規定，實現檔案管理的規范化與科學化。一是建立健全學校檔案管理機制，做好管理人員的崗位責任分工，并且一旦發現管理不到位的要追究其責任。二是建立健全競爭上崗機制，通過多種途徑選拔優質的檔案管理專業方面的人才，并培養他們掌握多方面的能力和計算機應用技術。三是建立健全學校檔案管理開支機制，確保管理人員的訓經費，確保管理所需要的機器設備等。

3.3 創新學校檔案管理形式，提升數字化與信息化水平

現代社會是信息技術快速發展的時代，學校檔案管理工作一定要緊密跟上時代的步伐，不能老是“坐、靠、等”，要充分發揮思維，轉變觀念，積極、主動借鑒吸收先進的科技并運用到學校檔案管理中，加強外部合作，引進檔案數字化管理平臺，提升數字化管理能力，并借助網絡、媒體等先進的現代科技手段，更加高效、合理、科學的開展學校檔案的管理工作，提升檔案管理的效率與質量最終提高信息化水平，提升服務。此外，還要在學校檔案管理過程中注意降低信息化、數字化所需要的成本費用，因為高科技的引入必定會給費用帶來壓力，這就要求盡量降低成本，使得管理效率與經濟效益實現“雙贏”。

3.4 拓寬渠道，搭建檔案信息庫

“檔案信息庫”是指在電腦存儲工具上可以實現數據、信息、材料等的存儲、共享的一種有效組織形式，而檔案信息庫的搭建不僅有利于檔案的數字化、信息化管理，而且有利于實現學校檔案資源的互相分享，為提高學校的檔案管理水平，主推學校檔案管理往數字化、信息化、現代化模式轉變。因此，這就需要在搭建學校檔案信息數字化的過程中，充分利用電子計算機將紙質的檔案材料轉化為電子計算機所能識別的信息，比如通過紙質檔案的掃描、紙質檔案進行電子版錄入或者檔案的編碼，然后把這些數字信息存入到指定的大容量機器設備當中，以圖像的格式、文本的格式、視頻格式、音頻格式等存儲。其次，把收集轉化成的各種格式的文件輸入到指定的檔案數據庫里，進一步轉化為機讀數據，錄入過程需要嚴格的校對審核，確保數據庫存儲的數據準確無誤并被計算機完全識別。再次，建立后的檔案數據庫要及時根據變化進行科學調整：一是有時需要借助一系列技術讓檔案管理模不斷簡化、實現有序，或者一旦發現管理上出現問題，就應當及時分析矛盾、化解矛盾，切不可忽視或者置之任之；二是進一步深化檔案的檢索工作，進而為查詢檔案的客戶提供便捷、高效的服務；三是切實做好數據的保護與保管工作，檔案數據庫的存儲載體必需配有防磁、除塵、防塵等工具，并嚴格預防清理計算機病毒，保證數據的安全。

參考文獻

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