企業檔案鑒定工作的思考

陳向引

摘 要：檔案鑒定是檔案工作中的一項重要內容，也是檔案工作中難以開展的一個環節，并且掌握一個文件生命的“生死大權”。做好企業檔案鑒定工作，對優化企業檔案保管質量，全面確定檔案的保管價值和檔案利用可持續發展，有著十分重要意義，本文分析企業檔案鑒定工作存在問題，探討檔案鑒定工作特征，根據工作中遇到的問題，對檔案鑒定工作進行思考，希望能引起各級檔案部門和企業領導的重視。

關鍵詞：企業檔案；鑒定工作；思考

檔案鑒定是對檔案價值的評定和預測，是檔案工作中的一項重要內容，是檔案工作中眾所周知的難點所在。一個文件從其產生形成到最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，其檔案價值確定離不開鑒定環節，然而，長期以來企業檔案鑒定工作存在著“存而不鑒、鑒而不毀”的現象，檔案鑒定工作如同虛設，因此，重視檔案鑒定工作，明確檔案鑒定工作意義，掌握檔案鑒定工作方法，對優化企業檔案保管質量，全面確定檔案的保管價值，有著十分重要意義，它不僅僅是實現檔案信息化管理，有效開發檔案信息資源的需要，同時還是檔案利用可持續發展的需要。

1 企業檔案鑒定工作實踐中存在問題

1、缺少對歸檔文件材料的準確性鑒定。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為在文件材料的形成過程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實，這在不同歷史時期和不同工作領域都不同程度地存在。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。

2、缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據筆者調查，歸檔文件不完整主要表現在三個方面。一是歸檔材料門類不全。企業除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業務檔案大都沒有硬性收集歸檔制度，這就為全面反映其工作活動大打折扣。二是歸檔部門不全。一個單位內各部門的職能不同，產生文件材料的數量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。缺附件、少底稿、丟原件事情時有發生，尤其是科技檔案在這方面表現得更為突出。

3.缺乏對檔案鑒定工作重視。鑒定工作風險大，責任重。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無法挽回。現實中，企業面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任還是要小得多；只要檔案保存在庫房中，檔案人員就踏實。這不僅代表了一部分檔案人員的心態，也代表了一部分領導的心態。正是這種求穩保守的思想，直接影響著檔案鑒定工作的開展。

4. 缺乏檔案鑒定標準可操作性。在工作實踐中，往往感到現行標準缺乏可操作性。一是基建檔案，保管期限分為永久、長期、短期三個檔次，一般以單項工程為一套，一套基建檔案少則幾十卷，多則上千卷。檔案人員很難在成百上千卷的檔案中，挑選到期的檔案進行鑒定，造成基建檔案的鑒定成為一紙空文。二是檔案保管限期表條款概括性很強，使檔案人員理解的隨意性加大，可操作性減少。例如《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限，但是在執行中，如果只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。

5. 缺乏檔案鑒定工作監管，無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入到檔案管理計劃之中。

2 檔案鑒定工作在企業檔案管理全過程中特征認識

基于上述實踐中出現的問題，可以看出檔案鑒定貫穿于檔案管理全過程，這一過程可分為若干階段，各階段有其不同價值、作用和特點。檔案收集要鑒定（對文件資料是否歸檔）、整理要鑒定（編排要區分價值）、編研要鑒定（選材要鑒別）、利用要鑒定（審查使用范圍）、保管要鑒定（判斷保管期限）和銷毀檔案要鑒定（失效文件、超限文件），可以看出檔案鑒定應包括檔案價值鑒定、檔案保管期限鑒定、檔案準確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案期滿鑒定等方面，根據鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的特征，筆者將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

前期鑒定是指對文件材料保存價值的鑒定和對歸檔文件材料的準確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運行前期，所以可將它們統稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴格管理制度、明確管理責任，由責任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負責，共同把關，協作完成。它主要包括：

1、保存價值鑒定，是指文件材料有沒有保存價值、保存價值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔、保管期限的長短。

2、準確性鑒定，是指對歸檔文件材料的各種標識的準確性及其所承載的信息的準確性進行甄別評定。前期鑒定中的準確性鑒定，主要是針對工作中因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標識如責任者、時間、簽章、竣工章等遺漏丟失或者錯誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設備圖物不符等等諸多情況的檢查。

3、完整性鑒定。歸檔時，責任人對圍繞某個事件、某項工程、某個設備、某項任務所產生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁數、圖幅及底稿的完整性進行鑒別并簽字確認，以確保歸檔文件材料的完整性。

后期鑒定其工作內容包括檔案評價、保管期限鑒定等。需要建立專門鑒定委員會，按特定的程序進行。要體現“為我”性，以我為主，同時體現“兼顧”性，以我為主并非“上下砍光”，就是說，從一個單位的形成來看出，應該確定永久保存的主要是本機關的檔案，是本機關形成的重要文件，對于外來文件，則應在分析來文機關的與本機關的關系的以及來文內容與本機關的職能關系后，再作決定。上級來文，主要看出是否有專指性，專門針對本單位的文件，永久保存。下級機關來文，主要是本單位予以答復的文件為永久保存。

3 做好企業檔案鑒定工作的思路

有了對檔案鑒定工作的認識，針對企業檔案鑒定工作現狀，要做好企業檔案鑒定工作，應做到：

1.更新觀念，提高認識，創精品檔案。做好企業檔案的鑒定工作，首先應從認識上加以轉變，剔除只進不出、多多益善的思想。在具體工作中，應突出重點，集中主要精力保存最有價值的檔案，樹精品意識，建精品檔案。只有這樣，才能在遭遇突發事件時，使最有價值的精品檔案得到及時穩妥的保管和轉移。

2.完善制度，依法鑒定，定期鑒定。企業檔案鑒定工作不能有任何的等、靠、要思想，要充分依據《檔案法》科學制定企業檔案鑒定工作制度，根據企業發展和變化，不斷進行補充和改進，建立由企業主管領導、檔案人員、專業技術人員三結合的鑒定小組，有組織、有計劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作。

3.嚴把檔案工作的每個環節。一是嚴把檔案收集關。在文件材料的收集整理之時，將無保存價值的文件從源頭上給予清除，使檔案優化問題解決于萌芽之中。二是嚴把鑒定關。對到期或已過保管期限的檔案進行重新鑒定。三是嚴把移交關。在向檔案館移交以前，進行檔案室階段的最后一次價值鑒定，此時的檔案鑒定工作應由企業檔案管理人員和檔案館工作人員一同完成。

檔案鑒定是企業檔案管理工作中一個薄弱環節，應當引起各級檔案部門和企業領導重視，加強對企業檔案鑒定工作的監管力度，加強對企業檔案鑒定工作制度化建設，使檔案鑒定環節在檔案管理全過程中發揮其應有的重要作用，同時，檔案人員要有歷史眼光、發展眼光、全面觀點，分清玉石，即要考慮如何“毀”，也應著眼于如何“存”， 區分出有價值、珍貴的檔案，積極發揮重要檔案的作用，為檔案信息資源優化，提高利用效果，奠定扎實的基礎。endprint