如何做好新時期的檔案資料管理工作

摘 要：檔案工作體現檔案價值和明確檔案工作地位的主要途徑是檔案服務。在市場經濟轉型的今天，檔案工作人員要認清形勢，在這一階段提高檔案工作的能力和水準。如何才能在新時期提高檔案資料的管理工作，本文提出了幾點建議。

關鍵詞：新時期；檔案資料管理；工作

隨著我國市場經濟的轉型，技術檔案和資料情報成為了現代化的生產力，技術檔案與資料信息不在是業內的互相相通，而是對外保密，即使轉讓也要有補償，這就使得檔案資料的管理的工作越來越難。如何做好新時期檔案資料的管理工作，使它和時代共同進步發展，以便更好的發揮它的作用，這就需要我們去解決和創新。

1 認識到做好新時期的檔案工作的重要性

新時期的檔案無論是在記載的媒介、管理的方式，還是服務的水平和內涵都在發生變化，逐逐漸體現出新時期的特征。所以管理資料工作人員必須掌握新時期的發展形式，從全局和戰略的角度去加強新時期檔案資料管理工作的責任感。把新時期的檔案資料管理工作做好，是市場經濟發展的需要。檔案記錄著一個人在人類社會生活中的真實情況，檔案可以是讓我們了解和掌握客觀規律的重要根據。檔案資料管理工作具有重要的地位和歷史責任，檔案上記錄著社會發展的各個時期的文明，可以映射出當時的歷史發展的經驗教訓和經濟建設的步伐，這些都是檔案的資料。將檔案資料管理的工作做好，不僅是實際工作的需要，同時也是為國家積累財富。檔案資料管理工作體現了社會主義文化發展的昌盛，檔案的資料中包含著巨大的精神的力量，可以運用檔案資源和其中蘊含的文化精神進行宣傳和教育，會立即收到成效。檔案可以反映出人類發展的文明果實和現代化社會主義的建設成就，檔案對各級事業單位和政府的重大事件的決定過程都真實的記錄了，同時真實記錄了也對人民的創造發明，檔案資料管理工作在社會發展和建設的過程中有著越來越重要的意義。所以，檔案資料管理工作者要充分認識到檔案資料管理工作的重要性和地位，加強職責感，用充滿熱情和創新的精神去不斷開展檔案資料管理工作的新面貌，推進檔案資料管理工作的發展。

2 檔案工作管理創新

2.1 管理思路的創新

要對檔案資料管理工作進創新，就必須具備創新的意識和創新的愿望，才能有創新的能源[1]。在社會發展的過程中檔案工作在管理上的工作方法一直是使用傳統而枯燥乏味的方法，使得檔案管理的工作的目標只是知足于每年立了多少卷檔案，裝訂的盒數，提供了多少次的服務，但是對于市場和群眾的需求以及檔案工作的管理方式是否符合當前的發展形式等都沒有進行了解和考慮，只是沿用著傳統的管理思路，使檔案資料管理工作落后于市場的發展。要如何才能改變檔案資料管理的現狀了？這就需要創新管理的思路，把以前的時候搜集檔案工作的材料改變為在事情發生前和事情發生中就參與進去，用超前的意識和節奏以及服務獲取市場的和使用者的認可，讓檔案資料工作得到社會的認可，體現它的價值。

2.2 管理模式的創新

雖然傳統的檔案工作方式和管理的模式在我國的發展階段的檔案工作有著積極的意義，但是社會經濟的發展，使其不再符合當前的形式，所以必須對檔案資料管理工作進行創新和改革。對于傳統的文卷立書管理的方式，由于程序多而繁雜，即消耗精力有浪費時間，導致工作的效率低，而現在的立卷方式，簡化了一些繁雜的過程，節省了檔案資料管理工作者的時間，使其有足夠的時間去思考和發現工作中的問題并提出改進的方法。現代科技的發展，使很多的的單位的檔案管理部門將現代化技術應用在檔案管理上，但也只僅限于各類檔案目錄的輸入或輸出和搜索等，較少運用在檔案資料管理的其他方面。在檔案資料管理的工作中其實只要認真的觀察，就可以發現現在我們所做的許多的工作是可以運用計算機的，以此來提升我們的工作效率，如使用條形碼代替檔號，因為條形碼的安全性很高，所以能提高借閱和歸還的速度。

2.3 管理機制的創新

在長期的發展過程中，一些領導不重視檔案工作，使其在檔案工作人員的選擇上優先選擇有檔案工作經驗的人員并且不單單只是擔負著檔案工作的職責，還兼職了其他的工作，在一定程度上約束了人才的流動，導致產生不好的思想，缺乏創新精神。所以，在檔案資料管理的工作上應建立一些創新的激勵制度，如獎勵的制度，在年終工作的評比考核中加入個人創新的內容，激勵檔案資料工作者的創新意識和潛能，是檔案工作朝著新的局面發展。相反，如果沒有制度的激發和鼓勵，就不能充分調動檔案工作者的積極性和主動性，是檔案工作停滯不前。

3 檔案工作特色創新

3.1 服務特色創新

3.1.1 提供優質的服務

為上級領導和相關部門以及廣大的群眾提供準確、有效、全面的檔案信息資料，是作為檔案工作者的職業本能。盡自己最大的努力，對全部的資料盡可能全面的進行搜集和整理以及歸納總結。由于原來的檔案工作談及多的都是原始記載，對服務談及的很少，所以，我們要充分應用檔案來明確規律，以此來進行指導工作，指導工作包括做好對原始資料的搜集、記載、整理及總結，同時也要開展提供優質服務。檔案工作的活力在與服務，用豐厚的特色檔案信息資料的吸引力和制作更有特征的檔案，以此來引起群眾大檔案的了解和使用，為我國社會經濟的發展做奉獻。

3.1.2 加強服務手段

為了做好檔案服務工作，不但需要利用好檔案資源，還要使用現代化的服務方式和行政手段，來提高服務的成效和檔次。加速建設檔案信息化的腳步，建設檔案信息網站并使不斷的增加網站的內容，利用現代文件數字化的方式，實現網上的查找工作，將檔案工作的重點從檔案原始資料的服務轉移為檔案信息提供方面，為教育宣傳活動做好基礎[2]。利用行政法規強化和建立完善的檔案法律法規，提高法律對檔案的檢查力度。

3.1.3 提高服務能力

檔案工作者要完善服務的體制和提高服務的方式，使檔案服務的內容隨著社會經濟的發展而發展，讓檔案工作真正服務于社會和人民。改變以前繁瑣的過程，方便群眾，通過熱情的服務讓群眾感受到政府的愛民、為民的態度。對于發揮檔案部門的行政管理能力的作用要大力的支持，促進檔案工作的制度化和規范化。

3.2 管理特色創新

檔案工作的技術方式和條件可以保證檔案服務工作質量和提升檔案的工作效率。所以，要努力提高檔案的技術，使其盡量現代化，以此來解決傳統方式的速度慢和效率低的問題，使用現代計算機技術提高檔案的管理水平，不斷更新檔案管理方式。

4 檔案工作人員主體創新

4.1 檔案工作人員觀念更新

改變檔案工作新現象的要素是檔案工作人員的創新思想和精神以及能力。在社會發展的今天，由于各個部門的工作人員的減少和工作量的增加，使得增加了檔案工作人員的壓力。所以檔案工作人員必須要從觀念上進行改變，既需要愛崗敬業和吃苦耐勞的精神，又需要提高檔案工作人員的創新精神和能力，使其在工作中就能產生經濟價值，是檔案事業的發展上一個新的臺階。

4.2 檔案人員具備很強的業務能力

檔案工作的專業性很強，這就需要檔案工作人員具備過硬的業務能力和很高的管理能力以及服務思想。由于經濟和科技的發展，改變了檔案的載體和管理方式，這就提高了對檔案工作人員的要求。檔案工作人員需要大膽創新和適應新形勢，及時發現問題和解決問題，勇于打破傳統觀念的束縛，在檔案業務上創新。

5 結束語

做好檔案資料管理工作，既可以提高國家的建設社會效益，又可以推進檔案事業的發展。所以要盡可能的做好檔案資料管理工作，更好的為社會服務。

參考文獻

[1]曾予新.試論城建檔案學[J].城建檔案，2010，1（1）：1-2.

[2]袁志海.曾經愛你但那管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2010，2（1）：4-5.

作者簡介

謝蓉（1970—），女，四川省遂寧市船山區人，工作單位：遂寧經濟技術開發區項目服務中心，職務：干部。endprint