高校檔案數字化建設實踐與思考

姚大明?柯鐵軍-?叢云?何志明

摘 要：隨著我國高等教育事業的發展和壯大，高校檔案數量迅猛增長，傳統的檔案載體和管理模式已明顯不能滿足當前信息化社會的發展和需求。實現檔案數字化，改進檔案管理模式，利用計算機技術實現高校檔案數據的存儲、查詢、利用，提高工作效率，已經成為當前高校檔案管理工作的當務之急。

關鍵詞：高校檔案；數字化；信息化；檔案管理

如何構建準確、安全、標準化的檔案數據庫，實現檔案現代化管理和數字應用，根據本單位的數據庫建設實際工作，筆者建議，可從以下幾個方面入手：

1 基礎設施現代化

基礎設施主要包括：聯通行業或單位的電腦、打印機、掃描儀、wep等相關信息化辦公設備。這些是信息化的基礎，是檔案數據化建設和發展的必備物質條件。

基礎設施是工具，是為檔案數字化建設和應用服務的。充分利用現代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統檔案業務處理模式和方式，從而提升業務的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實踐經驗告訴我們，要想走檔案現代化建設之路，實現檔案數據庫管理應用，就必須要有相應基礎設施。

2 檔案信息電子化

檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質是信息而不是載體，在建立檔案數據庫前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動化的普及，網絡功能的擴大，各部門產生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數字化的基礎和資源，比如：招生信息、科研信息、教務信息等等。數字化的前提是要建立數據庫，數據庫的信息來源有兩個路徑。一個是將館藏實體檔案全文內容轉換為數字信息，也就是對館藏檔案加工掃描數字處理，形成檔案數據庫，并在此基礎上進行二次、三次文獻加工；二是網絡環境下，接收現代辦公條件中新產生的電子檔案和數據庫。把大量的電子檔案信息資源收集后轉入數據庫，或是直接拷貝建庫是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網絡備份技術的提高，采用自動化系統采集和數據導入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動化系統產生的大量電子文件直接生成數字檔案，經歸檔處理后可直接將其建庫存檔或放到web服務器上。

3 檔案管理規范化

檔案管理規范化是檔案數字化建設的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各個環節的統一規范，才能實現檔案數據的有序流通。

首先要考慮檔案館數據庫建設的等級標準和數據格式，并規定各種標準下的應用軟件開發、硬件購置等信息資源建設的規模。各高校應結合自身的特點和需要，合理選擇相應的建設標準，建立現代化檔案信息系統，避免盲目的低水平重復建設。其次，應建立數字檔案的統一標準和檔案信息化操作的統一規范，主要包括傳統檔案的數字化操作規范和現行電子檔案管理規范，數據庫建設的標準規范，檔案系統的軟硬件規范和接口標準，以及檔案安全管理標準規范等，使檔案信息管理的每個環節中的每一步都有章可循，每份數字檔案都有標準規范，有效實現檔案信息的安全保密、互聯互通、資源共享，并將部分標準規范上升為法律法規，做到依法治檔。

4 檔案利用網絡化

檔案的網絡化利用是傳統檔案工作與現代科學技術相結合的產物，是網絡帶個人們的方便和快捷。我們在建立檔案管理系統的過程，學校各個部門在向檔案館遞交紙質資料的同時，通過校園網將資料數據同步發送到檔案館的系統服務器上，檔案館根據這些案卷信息進行整理、組卷編號入數據庫，對于有必要進一步加工的內容，可再做深入的技術處理，比如，制作音頻視頻、文字識別、索引目錄、鑒定篩選、加權加密等，最后放到網絡終端提供利用和服務。

數字檔案提供利用的方法無外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網為高校數字化檔案館提供了極好的網絡環境，同時也為高校檔案網絡化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統軟件，以高性能計算機作為web服務器，通過校園網進行電子檢索服務、互傳、互換信息。值得說明的是在提供利用過程中，要切實采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供；第二，要確立數字檔案內容的密級層次，進行有效管理；第三，對網上傳輸的涉密數字檔案內容要進行加密，并對所使用的密碼進行隨機更換；第四，利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來不可挽回的損失。

5 服務利用現代化

高校檔案館的職能主要體現在服務上，檔案是學校重要的信息資源，若要充分發揮其作用，最大限度的提供服務利用，充分發揮檔案館的服務職能，適應社會信息化進程的需要，必須要轉變服務理念和服務模式，提高現代化的服務手段。

首先利用校園網達到網上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統，達到網上傳遞不涉密的檔案信息。另外，根據需求建立常用數據庫，據我們學校檔案利用的信息統計，學籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務利用的20%。依據此情況，我們學校在已有的檔案數據庫基礎上，把常用的數據庫拿出來，另外組建檔案館內部辦公系統，形成內部局域網，主要是為利用提供方便的，有：學生的成績單數據庫、學歷認證數據庫、英語四、六級考試成績數據庫。該庫通過兩種方式收集。一是庫房已有的紙質成績單通過高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對成績單目錄的OCR識別，將電子版成績單與學生學號關聯建立數據庫庫；二是將教務處教務管理系統中的電子成績單則通過pdf打印機批量生成pdf文件，同時利用自動化腳本程序將pdf文件直接與學生學號關聯。最后將所有的電子檔案信息與已有的學生信息關聯，即可實現輸入學生名字或學號即直接打印出檔案信息，減少了原件反復復印的破損，同時也節省查檔時間。

總之，實現高校檔案數字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉變，也是實現高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。

參考文獻

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[2]張春.關于高校檔案數字化建設的思考[J].北京檔案，2009（12）

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作者簡介

姚大明（1959—），男，承德醫學院綜合檔案室主任，唐山人，雙大專學歷，館員，高校檔案管理方向。endprint