對學校財務管理系統優化設計的探討

陳愛萍++沈新華++謝鵬

【摘 要】 文章基于學校財務管理工作的實踐，在分析原有財務管理系統特點、全面梳理財務流程的基礎上，對學校財務管理系統的優化設計問題進行了探討，提出了優化、改進的思路與流程，闡述了系統的功能，對完善財務管理工作具有很強的現實意義。

【關鍵詞】 預算管理； 財務報銷； 會計核算； 財務流程； 財務管理系統

中圖分類號：G475；F232 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）12-0110-02

一、背景簡介

筆者所在的學校近年來一直致力于財務管理、預算管理工作的研究與探索，前幾年通過全校統一思想、共同努力，在學校預算管理信息化方面取得了突破性進展，做到了將預算申報與審核、預算執行與控制、預算分析與考核等方面的工作流程都固化到系統中，通過校內網讓財務部門和業務部門能實時、清晰地了解預算下達及執行的情況，從而能方便地實現“無預算不開支，有預算不超支”的預算管理目標。但是，由于該預算系統與會計賬務系統是兩個不相關聯的系統，信息尚不能共享，在實際運行過程中，存在以下兩方面的問題：一是兩個系統的信息可能由于報賬時間、用款額度、預借款、托收等原因存在著不一致的現象；二是需要在兩個系統中登記、記賬，客觀上增加了工作量。由于以上問題，兩個系統存在的信息“孤島”現象，仍然影響財務核算與管理的質量。

基于此，學校在以往預算管理系統的基礎上，繼續探討系統優化的問題，設計開發出將現有預算系統與會計賬務系統相融合的軟件系統，從而實現預算管理與會計核算的信息集成。本文從學校財務管理工作的實踐出發，對如何利用網絡平臺來優化提升學校財務管理系統進行探討與闡述。

二、學校財務管理系統優化設計理念

系統設計理念是系統的靈魂和精髓，基于目前現狀，學校財務管理系統的設計應定位為：技術先進、安全第一、以人為本、信息共享。系統設計的理念是：在校園網環境下，結合原有財務管理的現實基礎，以“網絡報銷”為設計主線，將預算、審批、報銷、核算、查詢等流程關聯起來，在不改變現有會計準則的前提下，以信息化、電子化為手段，實現業務辦理簡單化、單據填寫規范化、業務審批流程化、財務制單自動化、付款方式電子化的目標，創建一種新型的財務報銷與預算控制系統。

三、學校財務管理系統的具體設計思路

（一）梳理財務流程

對工作流程的梳理與設定直接影響到系統的功能與使用，對系統設計有著重要影響。財務流程主要包括財務預算、財務審批、會計核算、會計監督和信息查詢等。原先的系統主要是解決了財務預算流程中的預算申報與審核、項目與額度控制、匯總分析等問題，其他財務流程大多仍是手工方式處理，各流程之間信息不能實時共享。在手工審批情況下，費用審批人員在審批單據的時候，無法及時了解各部門已經花了多少錢、還剩多少預算余額、實際如何使用等。部門與部門之間無法進行充分的信息共享，導致很多重復性的工作。此外，手工審批受人為因素影響較大，很多管理制度不能有效執行，因為職工每天的工作很多，不能指望職工記住很多管理制度來進行人為判斷，因此，有必要通過優化系統設計，將預算、審批、核算、監督、查詢等各項工作流程固化下來，每項業務按規定的流程規則運轉，參與業務的人無需記憶各種復雜的流轉規則，從而避免人為因素產生的不規范及低效率。

從負責相關審批手續的管理層來看，他們有大量的日常業務需要審批，如采購、出差、借款、資金審批等。手工審批中各環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節，而利用電子化報銷流程則可以把管理和財務的職能進行區分，作為管理層主要是關心該事務允不允許發生，允許發生多少，而財務的職能則需要判斷該事務發生的憑證（發票）是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以在電子化流程下，電子單據和紙質憑證分別走各自的流程，管理層以電子單據填入的數據作為審批依據進行快速審批，不用在紙質憑證上審批，紙質憑證由財務審核即可，這樣可以支持領導遠程審批。按此流程操作，既可以突破時間和空間的限制，提高費用報銷效率，又可以規范費用報銷流程，實現費用的有效控制。

因此，通過對各項財務、業務工作流程的全面梳理，確定系統優化設計的主要工作是將預算、審批、報賬、核算、監督、查詢等各項財務流程有機地整合起來，重點是在原系統基礎上增加以下功能：電子審批、來款登記、借還款、預約報賬、預算與核算有效對接等。

（二）設計表單

針對學校財務報銷流程的特點，系統設置各類標準單據，覆蓋學校各項業務需求。表單設計力求做到簡便規范，高效靈活。在財務管理系統中，主要可設計以下電子表單：

1.針對學校內部使用的單據。（1）“借款單”、“借款報銷單”：主要用于學校內部的借款及借款報銷流程。（2）“費用報銷單”：主要用于學校內部費用支付的直接報銷流程。

2.針對學校外部使用的單據。“付款單”：主要用于學校外部費用支付的付款流程。

（三）設計業務申請、審批流程

1.報賬申請

在發生報賬業務時，業務經辦人首先需要在系統中填寫業務申請單，按照預先設定的單據格式填寫相應內容，在填寫申請單時，系統自動獲取該業務的預算總金額、目前實際累計發生額以及預算余額等數據，提供預警和多種控制方法。

填寫完畢后，可按“流轉”按鈕提交單據進入流程。系統自動根據業務類別提示本單據相關流程環節和責任人。

2.報賬審批

學校各級領導可在電子流程中對單據進行審批，審批責任人可以對審批單據做“通過、退回、加簽”等操作。

（四）設計財務審核、付款、記賬流程

財務相關崗位可在流程中進行財務審核、付款、記賬等財務操作。系統可以自動生成記賬憑證及進行會計確認等，這將大幅度減少財務人員的重復工作，提高工作效率和工作質量。endprint

1.財務人員在對紙質單據核實確認后，在電子流程中完成“財務審核”環節，然后批量生成記賬憑證。財務人員也可以通過手工方式增加新的憑證，以解決規則外的憑證生成。

2.財務人員對生成的憑證進行復核，確保生成憑證的正確性并可對憑證內容進行修改。

3.財務人員根據預約的結算方式進行付款。現金結算方式下，報賬人到出納窗口領取現金；非現金結算方式下，財務人員將賬款直接打到報賬人銀行卡上，并設置短信通知。

4.財務人員可通過記賬、報表等功能形成核算需要的各種文件。

（五）設計查詢分析功能

在系統中設置查詢分析功能，對已經發生及正在發生的報銷事項進行查詢。用戶可以通過“我的單據”功能，查詢自己填寫的單據當前的流程狀態；通過“我的任務”功能，查看和處理當前責任人是自己的單據。學校和部門領導可以通過“單據查詢”功能查詢學校或本部門的所有單據，通過“費用分析”功能查詢學校或本部門的費用使用情況。

四、對優化設計財務管理系統工作的評價

基于學校原有財務管理及會計核算的基礎，通過對各項財務業務流程的全面梳理，對學校財務管理系統進行了優化設計，各項財務流程得到了有機融合，這項工作符合并順應了財政部、教育部對高校財務管理信息化的要求，提高了財務管理水平和會計信息質量。該系統可以在業務申報、審批以及支付等不同環節及時提供預算數據、實際數據及對比差異，實現資金支出的事前、事中控制，從源頭避免費用超支，實現了費用報銷、會計核算與預算控制的結合。

通過將財務工作流程固化到系統中，可以做到流程規范，制度透明；依托校園網，支持職工在任何時間、任何地點，提交報銷申請和預約，領導可以自由安排時間簽批，每個單據的進展情況可以清晰地進行展示，提高報銷效率。系統可以根據正確的報銷申請單自動生成記賬憑證，確保了財務信息的及時性和完整性，也減輕了財務人員的錄入工作量，可以提高財務部門的工作效率與服務質量。各部門、項目負責人以及財務人員可以查詢相關事項的已報銷情況以及已申請未報銷情況，合理安排資金，嚴格控制預算，提高資金的使用效率，也便于財務信息公開。

五、結語

預算管理是財務管理工作的核心，財務報銷、會計核算是財務工作的重點。在優化設計財務管理系統過程中，對預算、報銷等事項的審批流程和控制流程進行了清晰梳理，從事前到事后，每一個環節都能實現及時準確的控制，完善了內控，提高了審批和報銷的工作效率、工作質量，有利于學校的日常管理和決策。

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