事業單位人事檔案管理信息化對策分析

摘 要：人事檔案具有儲藏人才信息的功能，是發掘人才的重要信息源頭，是篩選人才的主要工具，所以就需要做好針對認識檔案的管理工作。隨著我國信息化的發展，事業單位人事檔案管理信息化已成必然。本文針對事業單位人事檔案管理信息化進行分析，并為此推出幾點對策以供參考。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；信息化

人事檔案是人才履歷的重要載體，在事業單位當中主要是以個人為單位，真實的反映和記載了單位干部的詳細信息，是單位機關對內部干部進行了解、考察以及加以提拔的主要依據。人事檔案由事業單位組織人事部門進行統一管理，做好人事檔案的管理工作，能夠充分的發揮出員工們的最大潛力，從而有效的提升事業單位內部的績效，推動了力事業單位的發展。

一、事業單位人事檔案管理信息化建設問題

1.人事檔案真實度不高，檔案材料不齊全

人事部門在整理檔案的同時發現有些檔案當中的材料所記載的內容存在前后不同的情況，甚至是直接缺少某些檔案材料，這種情況主要以下幾個方面：（1）檔案本人的出生年月隨意填寫，內部的兩張檔案資料前后相差一個月，甚至是一年的差距，很次就很難判斷出檔案本人的具體出生年月，這就使得在其退休時間的認定方面有一定的麻煩。同時覺得有些檔案的內容已經填寫過，就覺得沒必要填寫，導致一些材料缺失。（2）入黨、團，還有參加工作的時間填寫隨意，一些需要領導蓋章的材料嫌麻煩故意空著，使得一些材料因為蓋章而缺乏一定的作用。（3）有些人對檔案管理的意識不高，沒有上交檔案資料的意識，導致檔案沒有歸檔。以上問題都導致檔案進行信息化管理起來有一定的困難，檔案缺失、真實度不高，難以錄入。

2.軟硬件基礎設施不足

各級事業單位對于人事檔案信息化的管理需求并不一致，因此相應的各個單位內部所研發的認識檔案管理軟件都各不相同，很多軟件相互之間無法兼容，造成在對檔案的傳輸和管理工作存在一定的困難，一些標準、規范和通用的軟件研發比較落后，而且在要想真正的實現人事檔案人事化管理就需要一些必備的基礎性計算機設備，像掃描儀和其他的網絡軟硬件等，很多事業單位內部都沒有配齊此類基礎性的設施設備。使用的管理方式也大都是以員工手動為主，加以計算機為輔的檔案信息管理模式，這就在一定的程度上阻礙了事業單位認識檔案信息化管理工作的發展。

3. 管理方式落后，缺乏規范完善的信息化管理的標準

要想做好事業單位檔案管理信息化就必須要制定一套完善規范的信息化管理標準，并以此標準為管理工作的主要參考和依據，來對事業單位人事檔案管理信息化的建設效率和質量加以保證。不過，在實際的工作過程當中，各個人事單位通常都只是從自身單位的利益以及管理特點出發，很難形成較為規范和統一的管理標準，因此檔案數據的共享也就無從提起。另外，如今大多數的人是檔案管理工作仍然處于一種傳統的手工或者是半手工的狀態，所以有的事業單位即使是將檔案信息存入了電子檔案當中，也都僅僅是停留在對基本信息的記錄之上，因此存在系統和管理的操作性不足，很難真正提高人事檔案管理水平以及工作效率，主要原因也是由于如今仍然在事業的傳統檔案管理方式已經無法滿足信息化和數字化的發展需求。

二、事業單位人事檔案管理信息化問題的對策

1.提高對人事檔案信息化管理重要性的認識

要想提高人事檔案管理的管理水平和質量，就必須提高單位內部工作人員以及各級領導所具有的檔案意識，及其對人事檔案信息化管理重要性的認識，要促使其真正的將人事檔案的管理工作轉化為自身部門的本職工作。主要可以通過多種形式來對檔案管理人員的工作宗旨和觀念進行宣傳和教育，使其能夠真正認識到在當今信息化發展迅速的形式下，人事檔案信息化管理工作的重要作用。充分的認識到檔案管理崗位的價值，從而真正培養出其所具有的工作責任感以及事業心，從而推動檔案管理工作的發展。

2. 構建完善的人事檔案信息化管理制度

這就需要根基事業單位對人事檔案管理工作的真實需求，以及對信息化管理的需要來開展，對認識檔案管理工作制度的管理流程進行改善，同時加強人事檔案在計算機管理輔助方面的制度，問抓落實上下間的功夫。并針對人事檔案的檔案收集歸檔和轉進轉出方面的管理工作加以規范，構建完善對策內部控制制度和相應的人員責任糾察制度，以此來保證人事檔案信息化管理的安全可靠性。另外，人事檔案的管理制度要不斷的隨著時代的發展和信息管理技術的提升而不斷的變化和更新，這樣才能真正實現人事檔案管理的科學實用性。

3.完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性

在對人事檔案信息化管理工作當中，必須重視對檔案進行操作的每一個過程，像檔案生成、收集和驗證，還有歸檔和利用等。同時還應當注重針對人事檔案在入檔程序過后的檔案檢查和修復工作，相關的工作人員必須要定期的做好對歸檔檔案的修復和檢查工作，一旦出現問題就必須及時的參照原始紙質檔案來進行對比和修復，這樣才能保證認識檔案的真實準確性。另外，還應當做好人事檔案信息化數據庫的建設工作，數據庫的建設能夠有效的幫助檔案的入庫做好人事鑒別的工作，不過建立數據庫的同時應當嚴格的遵守數據庫相關的規定來進行。同時強化對人事檔案管理人員的安全技術教育，加強其在信息保密安全方面的意識，從而保證人事檔案信息化的信息安全。

三、結語

綜上所述，要想做好事業單位人事檔案管理信息化就需要提高對人事檔案信息化管理重要性的認識、構建完善的人事檔案信息化管理制度、完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性等，這樣才能真正做好人事檔案管理信息化的工作，保證檔案信息化的信息安全。

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作者簡介 杜娟（1964-2-1），女，漢族，籍貫：河北省石家莊市，出生河北省承德市，1992年12月畢業于北京科技大學函授管理工程專業、本科學歷，學士學位，現工作于河北省承德市疾病預防控制中心，1996年晉升會計師，2002年至2007年任財務科主任，2008年至2013年任人事科主任，現在人事科負責檔案工作，2014年職稱由會計師改平為檔案館員。