高職校檔案利用工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：近年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案工作越來(lái)越重視，許多職業(yè)學(xué)校也開始逐漸重視檔案工作在學(xué)校管理中的作用，日常的檔案整理、搜集、保護(hù)等工作也都是為了更好地利用檔案為社會(huì)服務(wù)，因此，檔案利用與服務(wù)工作的優(yōu)劣直接反映出一所學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)劣。文章從高職校檔案工作中當(dāng)前存在的歸檔文件不全、檔案人員重基礎(chǔ)工作輕管理，信息化程度不高、編研材料沒(méi)有完全發(fā)揮作用等四個(gè)方面提出了檔案利用工作中存在的問(wèn)題，并探討出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職校；檔案工作；利用；服務(wù)

高職校的檔案利用與服務(wù)工作與高校和義務(wù)教育階段的學(xué)校有所不同，由于職業(yè)學(xué)校的性質(zhì)，決定了學(xué)校檔案不僅要為在校生服務(wù)，更多的是為往屆生服務(wù)。高職校的檔案還涉及校企合作、技能大賽、遠(yuǎn)程教育、技能培訓(xùn)、特色專業(yè)評(píng)估、專業(yè)設(shè)置等方面，因此，高職校的檔案服務(wù)與利用工作涉及面也更寬，與學(xué)校專業(yè)特色聯(lián)系得也更為緊密。在日常的檔案工作中，一些亟待解決的問(wèn)題也日益凸顯。

一、檔案利用工作中存在的問(wèn)題

（一）歸檔文件不齊全，查找利用不便

高職校綜合檔案室負(fù)責(zé)管理的是全校范圍內(nèi)需歸檔的各類檔案材料，包括文書類、教學(xué)類、人事類、會(huì)計(jì)類、聲像、實(shí)物、基建、科技、榮譽(yù)獎(jiǎng)牌等檔案材料，這就要求不僅綜合檔案室的檔案人員要進(jìn)行分類管理，各部門指定的檔案兼職人員對(duì)本部門需歸檔的材料也要進(jìn)行基礎(chǔ)性的歸檔工作。

一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案工作處于一種說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)不重要，忙起來(lái)不要的狀態(tài)。導(dǎo)致一些部門領(lǐng)導(dǎo)也不重視檔案工作，沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)日常檔案材料的整理與收集工作，在每年需向綜合檔案室提交材料時(shí)，無(wú)法提供完整齊全的檔案資料。

二是各部門整理檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)歸檔的范圍不了解，造成每年在提交檔案材料時(shí)都或多或少地有遺漏，而遺漏掉未歸檔的材料，在以后的領(lǐng)導(dǎo)查找、各級(jí)評(píng)估、需要相應(yīng)文件材料指導(dǎo)工作時(shí)，檔案人員無(wú)法迅速、準(zhǔn)確提供相應(yīng)資料，甚至查找不到，造成了無(wú)法挽回的損失。

（二）缺乏制度支撐，管理重心偏離

由于大部分的高職校沒(méi)有制定檔案管理方面的制度，或者沒(méi)有明確各部門在檔案管理工作中的職責(zé)，許多部門對(duì)待檔案工作敷衍了事，將本屬于部門分內(nèi)之事，在上交檔案材料時(shí)將半成品交給交由綜合檔案室人員整理歸檔。導(dǎo)致綜合檔案室人員將工作重心偏向了部門基礎(chǔ)性工作，占用了大部分精力在“做”檔案，而不是管理檔案。這在一定程度上，造成了檔案管理重心的偏離，使綜合檔案室人員疲于處理繁雜的各部門材料，無(wú)法集中精力總結(jié)學(xué)校檔案管理事業(yè)中存在的問(wèn)題，并為學(xué)校提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

（三）信息化程度不高，編研材料沒(méi)有完全發(fā)揮

作用

國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)十二五規(guī)劃》（2011-2015）中的主要目標(biāo)之一是加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的管理。當(dāng)前，高職校中檔案的信息化程度總體不高，與高校相比還有較大差距，不僅校園網(wǎng)缺少檔案可為社會(huì)服務(wù)部分，聲像與文書教學(xué)類檔案也沒(méi)有完全掃描為電子文件，一方面一些學(xué)校不夠重視檔案的信息化建設(shè)，而另一方面檔案掃描設(shè)備的缺乏或滿足不了工作需求，造成了信息化建設(shè)的步伐緩慢。高職校學(xué)生與高校和中學(xué)生不同，不僅是在校生、應(yīng)屆畢業(yè)生，甚至歷年畢業(yè)生都可能需要考取職業(yè)資格證書，而報(bào)名考試時(shí)，報(bào)考部門都需要學(xué)生提供學(xué)校當(dāng)年的錄取名冊(cè)或者畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)，一些規(guī)模較大的高職校每年因畢業(yè)生到校借閱錄取名冊(cè)或者驗(yàn)印名冊(cè)的都在幾百人，甚至每年都在遞增。征兵入伍工作也需要學(xué)生提供在校的各科成績(jī)，教學(xué)類檔案原件又需要拿出復(fù)印，這不僅給檔案人員造成重復(fù)占用過(guò)多精力，更給檔案帶來(lái)災(zāi)難性的損害，不斷地翻閱原件資料導(dǎo)致了原件的破損。

二、改進(jìn)檔案利用工作的對(duì)策

（一）提高檔案重視程度，增強(qiáng)管理力度

一是領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用。將檔案工作列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，使學(xué)校發(fā)展與檔案工作的發(fā)展呈正比。在每年的檔案協(xié)作組會(huì)議中，能夠請(qǐng)各學(xué)校主要負(fù)責(zé)任人或分管領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，共同探討學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

二是對(duì)學(xué)校各個(gè)部門負(fù)責(zé)檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。對(duì)高職校來(lái)說(shuō)，不僅學(xué)校綜合檔案室需要專職專業(yè)的檔案人員，其他部門檔案兼職人員也需定期參加培訓(xùn)，對(duì)檔案工作基礎(chǔ)、檔案法律法規(guī)、歸檔范圍與期限等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。

三是將檔案工作納入部門年度考核項(xiàng)目。將歸檔材料齊全，日常檔案管理規(guī)范作為考核標(biāo)準(zhǔn)。從制度上加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理力度。

（二）制定規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理力度

高職校應(yīng)制定檔案管理方面的規(guī)章制度，制定各部門檔案工作職責(zé)，明確檔案兼職工作人員，并將檔案工作歸入各部門年度考核，完成本部門可以整理歸檔的各類材料。綜合檔案室人員側(cè)重檔案管理，從發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并為學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展建言獻(xiàn)策。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)電子檔案覆蓋率

高職校在學(xué)校網(wǎng)站中應(yīng)建有獨(dú)立的檔案專欄，將可以向師生公開的檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為師生提供方便利用，綜合檔案室人員將每年歸檔完畢的材料掃描為電子文件，特別是經(jīng)常性、重復(fù)性需復(fù)印的文件掃為電子文件，直接通過(guò)打印機(jī)打出，以避免重復(fù)翻閱原件，造成原件損壞。《全國(guó)檔案事業(yè)十二五規(guī)劃》提出要加快檔案整理鑒定的進(jìn)度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進(jìn)技術(shù)，為社會(huì)各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)。通過(guò)校園網(wǎng)將不涉密的相關(guān)編研材料，如大事記、校史材料、機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、名師專家、優(yōu)秀畢業(yè)生風(fēng)采，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向師生和社會(huì)進(jìn)行資源共享，既能夠?yàn)閺V大師生提供便捷的服務(wù)，也為學(xué)校進(jìn)行了宣傳，讓大家更好地了解學(xué)校的歷史與現(xiàn)狀。

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