淺談醫院病案復印管理

摘要：病案是記錄患者在院期間診療過程的重要資料，也是醫療保險、醫療糾紛等過程中的重要憑證，雖然醫療信息化技術日新月異，但紙質版本的病歷歸檔、復印等仍是醫院病案管理工作的重要組成部分。在政府大力倡導\"三好一滿意\"服務理念的大背景下，如何以人為本，從患者的視角出發，做好病案管理工作，包括病案復印流程的不斷優化等，也是當前病案管理人員的重要工作命題。有鑒于此，我們對日常工作中病案復印的一些常見問題進行了歸納分析，并提出了一些相關改善流程的思路。

關鍵詞：病案管理；復印流程；管理人員

病案是醫務人員對疾病進行診療過程的全面記錄。它客觀、完整、連續地記錄著患者的病情變化和診療經過，是臨床醫療工作者進行科學診斷治療的基礎資料，同樣也是醫學科研的檔案資料[1]。隨著社會的進步，醫療保障體系的全面鋪開、滲入，患者的維權意識也在不斷地增強。我國在2002年9月1日出臺的《醫療事故處理條列》指出，病案不僅僅在醫療、科研、醫學統計、教學等過程中起作用，同時也是醫療糾紛、傷殘鑒定、交通事故、保險業務、司法辦案的重要法律依據[2]。隨著醫院業務增長，病案復印的需求與日俱增，由于我院為兒童專科醫院，患者多數來自全國各地，家屬復印目的不確定，復印人員身份多樣等因素，在一定程度上給病案管理工作帶來了全新的挑戰。在這種情況下，只有病案管理人員轉變服務觀念，不斷改進病案復印的管理流程，從而做好病案復印的工作，才能適應不斷變化的患者需求，讓病案的使用價值得到保障和不斷地提升[3]。

1履行基本服務職責

1.1需要提高病案管理人員的素質 病案管理人員要不斷地通過各類繼續教育、專項培訓班等途徑來加強病案管理知識的學習，嚴格執行病案管理制度。在醫療信息快速發展的今天，不斷地吸取兄弟醫院關于病案管理的理念、新技術、新經驗，都是必不可少的[4]。無論從病案的回收、排序、裝訂、編碼、錄入、歸檔等環節，都必須逐一核實、及時回收、仔細編碼，認真歸檔，杜絕病案的丟失。使病案管理不斷地規范化、高效化，進而推進病案復印管理工作效率的不斷提升。與此同時，作為病案管理人員來說，除了學習專業知識外，熟悉相關的法律法規，掌握《醫療事故處理條列》、《醫療機構病歷管理規定》，熟知病案復印的審批手續及相關流程，病案復印的允許范圍，并正確認識病案在\"舉證倒置\"中的法律作用，以充分維護醫患雙方的合法權益。

1.2完善醫院內部告知體系 醫院應該在住院病區設立關于\"病案復印\"的宣傳專欄。告知病案復印管理的相關制度、復印操作流程以及復印所需的證件和材料。由于我院是兒童專科醫院，提出復印申請的往往是患兒的法定監護人，如何能體現這一關系呢？我院規定，在提交復印申請的同時，還須出示患兒的出生證及提出申請的患兒監護人的身份證，抑或提供患兒與其監護人在同本戶口簿的證明；如若不是監護人直接辦理，委托他人的，還需提交委托書及被委托人的身份證。一連串的材料如何讓前來就診的患者一一出示呢？所以，如果在患者住院期間或者出院時由病區事先告知，患兒的家屬就可以預先準備如上材料，確保在提交申請的同時一并出示。同樣，也可以在醫院的網站上加以告知，通過多渠道的宣傳病案復印的相關內容知識，減少家屬由于資料不足而往返醫院的次數，這樣才能真正做到以人為本，充分的站在患兒家屬的角度考慮問題，想其所想，幫其所需，解其所難，消其所憂。

1.3提供人性化病案復印服務 隨著醫療體制的不斷改革，少兒住院基金的日益完善，我院本著\"一切為了孩子\"的醫療理念，一直著力于為患者提供熱情、周到的優質服務[5]。對于提出病案復印的患兒或其委托人，病案管理人員要按規定仔細審核證件，對資料不全者，需耐心解釋，使其了解病案復印的相關規定，避免發生沖突。事先告知病案分為客觀資料和主觀資料兩部分，后者是不得復印的；如若家屬有特殊需求，在允許的范圍內，我們應該盡量滿足他們的需求。隨著復印工作量的增加，能為患者提供更為方便、快捷的服務，醫院應使用高速復印機，由專人復印病案，在其復印件上加蓋醫院復印章，進而做好復印登記、統計工作，以保證病案復印資料的精準性、合法性。

2病案復印服務的一些改進思路

目前患兒的監護人或其被委托人來院復印病案，除了備齊相關的證明材料外，也需要花費一定的時間和精力，從服務流程優化方面來講，我們可以通過以下幾個途徑減輕家屬復印病史的負擔。

2.1院方預先提供標準復印材料 患兒家屬復印病案絕大多數是出于將相關資料提交給保險公司及少兒住院基金，進而獲得一定金額補償的需要，他們對病案復印的要求是基本相同的，即只需要住院病案首頁和住院錄。如果在出院時，能將這部分病案治療多打印一份，連同出院小結一并在結賬時交給患兒家屬，就可以避免日后他們再次因復印病案而往返醫院造成的諸多麻煩。

2.2開展病案復印郵寄業務 目前對于許多三甲醫院來說，很多患者來自全國各地或者偏遠地區，僅僅為了復印病案而返回醫院需要付出經濟上、時間上、精力上的諸多代價。如果在出院前由所住科室辦妥必要的申請手續，備齊相關證明、填寫郵寄地址，在醫生簽完病案后復印齊全再郵寄給患者，將會是一件非常貼心的服務[6]。醫院內進行郵寄的部門可以是商務中心、便民服務中心或者社會工作部等等，具體通過無償或者有償的形式委托這些機構進行病案郵寄服務則可以根據醫院的實際情況而定。

2.3 推廣病房預約復印業務 從醫院的實際運行情況來說，主治醫師簽署病史的速度不一，可能會導致患者多次往返醫院仍然無法復印到相關資料的情況，這會給患者及其家屬帶來不滿情緒，成為醫患糾紛的導火索。由病房聯系即將出院需要復印病案的患兒監護人或其被委托人，約定其在出院后的一定時間內（一般不超過2 w），帶齊所需證件前往病案室復印，這樣也可以避免家屬盲目返回醫院而無法復印資料的情況發生。當然，病史資料的及時簽出也需要醫務部門加強監管，對于延遲簽署病史的相關科室進行誡勉談話。

2.4 嘗試提供電子掃描材料 在信息技術不斷更新的今天，紙質病案檔案仍然是患者存檔信息的重要組成部分，除了提供復印、影印材料外，也可以嘗試為患者提供電子版本的病案材料。可以通過手持式掃描儀、照相設備等對病案治療進行復制，然后將電子文檔通過電子郵件等形式發給患者及家屬。具體的操作細節需要醫務、信息等各個部門共同協調，既要保護患者的基本隱私[7]，做好復印申請者的身份確認，也要保證相關電子文檔不會被隨意篡改等。如果能夠大力推廣這種病案復印模式，將會極大的提高醫院的工作效率和患者的滿意度。

3總結

醫院的病案是患者在醫院期間治療的全部文字記錄，由于病案的專業性和社會性決定了它有別于其他檔案，具有特殊的價值，因此對病案的管理也提出了更高的要求[8]。病案管理人員只有與時俱進、不斷地更新服務理念、提供更貼切患者的服務，才能構建更和諧的醫患關系才能提高患者的綜合滿意度，為醫院的持續發展發揮積極作用。

參考文獻：

[1]Jha A K，DesRoches C M，Kralovec P D，et al.A progress report on electronic health records in US hospitals[J].Health Affairs，2010，29（10）：1951-1957.

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[3]歐暉，譚小燕.病案復印工作存在的問題及改進措施[J].現代醫院，2013，21（11）：142-143.

[4]王偉輝.新時期病案復印工作面臨的挑戰及改進措施[J].臨床和實驗醫學雜志，2013，34 （19），1606-1607.

[5]格日勒，賀娟.關于復印病案工作的幾點思考[J].河北聯合大學學報（醫學版），2013，23（06），873.

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[7]王世吉.病案復印過程中患者隱私保護的幾點思考[J].中國病案，2013，14（6）.

[8]Hogan T P，Nazi K M，Luger T M，et al.Technology-assisted patient access to clinical information： an evaluation framework for blue button[J].Journal of Medical Internet Research，2014，16（3）.

編輯/張燕