試析醫院督查督辦工作的信息化建設

摘要：文章結合醫院職能科室信息化建設工作情況，對督查督辦工作的信息化進行了探索嘗試，旨在進一步完善督查督辦工作的信息化建設，提高醫院的執行效率。

關鍵詞：醫院；督查督辦；工作效率；執行力

隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的飛速發展，越來越多的企事業單位逐步實施辦公自動化，即通過引入辦公自動化系統（簡稱OA），實實現事物處理、信息管理和決策支持等工作，不僅可以實現無紙化辦公，更能提高辦公效率[1]。我院與時俱進，在信息化建設中積極探索，適時引進OA系統，從信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取四個環節開展適合醫院工作需要的自定義規范、自定義表單、自定義流程，遵循PDCA管理法則，對OA系統中的各項工作實施流程監督、辦結查閱和效率分析。

我院督辦工作亦可通過OA系統落實執行。在OA辦公系統中\"督辦工作\"分為\"督辦工作匯報\"和\"督辦工作延遲申請\"兩個流程，即可完成督辦立項、承辦、反饋、催辦、歸檔、結果公示等一系列工作。將督辦工作借助OA辦公平臺進行督促落實，不僅減少了人為因素，體現了考核的客觀公正、公平性，更提高了督辦工作的執行效率

1督辦工作信息化的必要性

醫院督查督辦工作是提高管理效能，提高醫院決策執行效率的一項重要工作，督查督辦工作的及時、準確性是保障醫院各項工作真正落到實處的有利措施[2]。目前，多數醫院對督辦工作是靠個人催促、電話通知等形式來實施落實，督辦效果因人而異，很大程度上取決于督辦者的工作積極性、責任意識及工作能力。醫院要對督辦事件進行客觀、實時的追蹤、監督、反饋及評價管理，就需要避免人為因素的干擾，借助更有力的監督管理工具，從過程管理的角度對事件進行全程督查督辦。將督辦工作進行信息化管理，通過辦公自動化平臺開展實施，可以對督辦工作流程進行跟蹤、催辦、查辦，存檔和檢索，能夠精確各個執行節點的工作時間，更加客觀公正、透明的對督辦工作進行考核及結果匯總，實現對事件執行過程的有效監督。

2督辦工作信息化流程

院辦室根據院長辦公會、院周會、臨時調度會等會議議定的相關內容或院領導口頭、書面批示的相關文件，及時對議定的工作內容以及院領導提出的工作要求，進行歸納整理，與責任科室及時溝通協商，制定出責任科室需要完成的工作任務及完成期限，即對督辦工作進行初步立項，通過醫院OA系統，以\"內部留言\"形式發至院領導，院領導確認同意后，正式立項。

督辦工作正式立項后，院辦室通過新建\"督辦事項匯報\"工作流程，明確督導事項、督辦時間、完成時限、任務級別、責任人，并要求責任科室將督導工作的詳細完成情況以附件形式回傳。該流程發到責任科室的同時，該科室的主管院領導也會收到此項工作通知。

在督辦事項規定時限前1 d，院辦室將以\"督辦事項匯報流程\"以督辦催辦形式，告知責任科室及時將督辦事項進行情況匯報或及時提交延時申請。

責任科室需在規定時限內將督導事項完成情況及時反饋。該匯報流程反饋回傳時需經主管院領導審批。主管院領導需確認此項工作完成情況是否符合實際要求，若匯報內容與實際情況不符，主管院領導可將此匯報流程退回至責任科室，責任科室需進一步完善此項工作，并通過匯報流程重反饋；匯報內容通過主管院長審批同意后，流程自動提交至院長審批，院長批示后由院辦室整理歸檔，并作為考核依據，進行考核，見圖1。

圖1 督辦工作匯報流程

責任科室因客觀原因不能在規定時限內完成的督辦事項，需提前申請延期辦理。科室可通過OA\"督辦事項延時申請\"流程，明確督辦事項工作進度及不能按期完成的客觀原因，并自主提出延遲完成時間，提交主管院長、院長審批[3]。審批通過后，該流程自動傳至院辦室歸檔并作為延期考核的依據，院辦室方可對該事項進行延期考核，見圖2。

圖2 督辦事項延時申請

3督辦結果匯總及公示

院辦室每月5日前根據\"督辦事項匯報\"流程中科室反饋的情況，將上一個月督辦事項進行整理，按時限將完成和未完成事項進行匯總，通過OA\"內部留言\"版塊，將督辦結果上報院領導。院領導審批通過后，院辦室將對匯總結果進行公示并納入考核。

在OA系統全面實施之前，院辦室每月將督辦結果通過投影在醫院每月的職能科室質評會以及院周會上公示。隨著OA系統的全面應用，院辦室可通過OA科室門戶（此公示的結果，只有有權限進入到院辦室的門戶的人才能看到）以及醫院內網首頁（查看醫院內網的所有人通過點擊醫院網頁上\"院內公示\"版塊，在\"督查督辦\"專欄均可看到）對督辦事項進行公示。公示內容包括完成、未完成以及本月待完成的所有督辦事項，對長期拖延未完成的事項進行持續公示，并追蹤工作進度，直至完成為止。

4督辦工作信息化的成效

我院于2013年4月正式下發了《關于督查督辦工作的管理辦法（試行）》，并正式啟用OA \"督辦工作流程\"，將醫院的督辦工作推上了信息化軌道，且成效顯著。2013年4月～12月，先后督查督辦161項工作。其中按規定時限完成128項，延期完成12項，督辦工作效率大幅提高。由于辦事效率的加快和互相扯皮現象的減少，職能科室滿意度顯著提高，也使職能科室進一步端正了工作態度，轉變了工作作風，由被動工作轉變為主動服務[3]，增強了為臨床、醫技科室服務的意識，為醫院各項工作的有序開展奠定了基礎。

督辦工作信息化是醫院辦公自動化的一小部分，以小見大，醫院如能全方位實施辦公自動化將更有利于醫院的長遠發展[4]。我院根據醫院的規章制度和實際工作需要通過OA系統制定了相應的工作流程，規范了工作程序，嚴格執行逐級審批制度，從根本上杜絕隨意申請、拖延審批、科室相互推諉等現象，杜絕了違背制度和流程辦事的情況發生。為了進一步加快辦公自動化進程，出臺了相應的限時辦結制度，對每一個層級的申請和審批明確了時限要求。醫院各個級別的工作人員都有了嚴格的時間觀念。院領導更是高度重視，以身作則，通過移動辦公化設備，隨時隨地關注醫院工作，增強醫院的執行力，提升了醫院的整體管理水平。當然，醫院辦公自動化系統的應用和實施過程中仍會存在諸多問題，諸如：信息資源不能最大限度得到共享、信息及網絡安全、電子檔案與紙質檔案并存、財務憑證管理等問題，需要我們共同探討，逐步完善，期許將醫院各項工作在辦公自動化的平臺上開展實施，以信息化手段來提升醫院甚至整個衛生系統的管理水平。

參考文獻：

[1]宋淑萍.論河北省衛生系統辦公自動化管理系統[J].醫學動物防制，2006，22（7）.

[2]傅銘，何琦.完善督辦制度提高醫院辦公室工作效率[J].醫院管理，2006，14（7）.

[3]王煥芳，要跟東，賈東月，等.試析醫院督查督辦制度的制定與完善[J].中國保健，2013.

[4]李鐵，方焓，陳文昭.應用辦公自動化系統的督辦功能增強醫院的執行力[J].醫學信息，2010，23（6）.編輯/肖慧