我院物資管理系統與物流集成化管理模式探討

陳雪

北京積水潭醫院　采購中心，北京　100035

我院物資管理系統與物流集成化管理模式探討

陳雪

北京積水潭醫院采購中心，北京100035

0　前言

隨著科技與信息技術的飛速發展，以及醫改新政策的逐步推進，現代供應鏈與物流管理作為一種新型的科學管理模式，受到越來越多醫療機構的高度重視。本文通過將新的物資供應鏈與物流管理理念和運作模式融入信息系統中，為醫院提高經濟效益及社會效益。現基于我院物資管理系統及物資集中配送的特點，分析并探索出一套適合醫院發展的物流管理新模式。

1　醫院物流管理概念

醫院作為醫療服務機構，是物資的需求單位，管理上以內向物流為主，是整個社會物流供應鏈靠近末端的部分。醫院物流是指醫院內各科室在醫療服務、科研、教學、辦公物資等方面所涉及的物資按需求量從供應地點采購，并向需求地點運送及管理的過程，其物流活動環節包括計劃、采購、倉儲、庫存管理、運送等內向物流的全過程。醫院所需的物資品種包括醫療設備、醫用高值及低值耗材、普通辦公用品、I T辦公用品、總務后勤用品、藥品等多品種，且涉及環節廣。醫院的采購管理圍繞醫院的管理目標和經營業務需求，在采購、庫存和使用等環節，通過物流、資金流和信息流將供應商、醫院采購所涉及的部門和最終用戶(病人)連接成一條供應鏈的管理模式。如何將這一體系在物流、信息流、資金流進行協調、集成是有效管理供應鏈的關鍵。

2　我院物資供應鏈管理新舊模式對比

我院成立于1956年，是一家三級甲等綜合醫院，科室涉及內、外、婦、兒科，并以骨科及燒傷科為重點科室服務于全國各地前來就醫的患者。多年來，醫院的物資供應鏈一直遵循著遞交手工申領單、訂單采購、入庫、發貨、手工記賬、對賬及付款等繁雜且費時的舊管理模式。

2.1舊管理模式存在的問題

（1）采購環節。醫院的采購部門需要面向多個科室進行需求調查，并制定采購與配送計劃，物資申領和訂單處理環節仍采用紙質單據流轉，耗費大量的時間、人力與物力，受人為因素影響大、效率低下、差錯多。

（2） 供應商管理環節。醫院的供應商眾多，而醫院的物資采購、儲存、使用以及物流管理環節的信息系統與供應商脫節，因此醫院面對大量供應商時溝通困難，缺乏系統性；訂單、配送、對賬結算等各項業務涉及物資品種眾多、工作量大容易出現差錯。

（3）物資配送環節。由于醫院的物資采購、儲存和使用等各個環節處于條塊分割狀況，所需物資必然會出現配送不及時的情況；各個科室不知道所需物資何時能夠到達，信息不對稱，科室抱怨多。

（4）醫院的倉儲管理環節。醫院普遍都存在物資倉儲用地緊張、場地小、貨架簡陋，物品的運送、裝卸依賴小推車等工具；科室領用物資手續復雜，效率低；庫存盤點難、差錯多、浪費嚴重、存在無效庫存等問題。

（5）庫存控制環節。對“零庫存”的認識不足，或是在原來的基礎上挖掘內部潛力，依照經驗確定合適的庫存量，而不是真正科學的庫存管理方法。

（6）受場地、習慣和設施的限制，醫院目前仍然采取原始的領發貨方式，人流、物流通道沒有分開，這樣不但效率低，消耗大量的人力、物力，還增加了運營成本。

2.2新管理模式的主要功能

經多方調研，醫院采購部門、器械庫房、總務庫房及信息中心決定上線一套新的物資管理系統來提高物資供應鏈的管理效率，經過半年多的開發及應用，新系統實現了如下功能：

（1） 通過端到端操作流程的梳理，實現訂單處理、物資申購環節的流程電子化，真正做到申領單據網上管理，降低單據丟失率，實現信息實時跟蹤與查詢；建立供應商資料庫，便于采購價格維護及財務結算。

（2） 新增采購預算、采購訂單執行流程的可視化和電子化，包括制定月度采購計劃、采購訂單匯總及采購訂單入庫等。

（3） 報表和查詢功能，可從不同緯度、多角度統計查詢并匯總出據各類數據及財務報表，便于管理決策。

（4） 系統管理員能夠自定義系統菜單顯示名稱并排列順序，具備很好的延伸性，可擴展條碼掃描功能的信息識別模塊，外接條碼掃描設備實現入庫單、出庫單條碼信息的采集及批號、效期的全程追蹤。

（5）解決物資申領過程中賬物不統一問題，從而實現電子對賬。更重要的是該系統實現了醫院所需物資的采購、配送、院內流通和科室使用等的自動化、信息化，克服人為因素造成的問題，使醫院各項物資采購和使用活動實現透明化、公開化，便于有效管理和監督。

2.3新物資系統模塊的圖解

新物資系統模塊圖解，見圖1。

圖1　新物資系統模塊圖解

新系統運行后，首先實現物資管理業務信息采集儲存與傳輸手段的自動化，提升了信息反饋速度，提高了醫院的工作效率和管理質量水平。其次，醫院領導、采購管理人員可實時動態地掌握物資管理的相關信息，為管理調控和決策提供依據，從根本上消除中間環節效率低、人為操作差錯率高等問題。

3　回龍觀新院引入第三方物流管理新模式

回龍觀院區于2013年年初建成并正式投入運營，根據老院區引入新物資管理系統的成功經驗，醫院決定在新院區采用物流集成化管理模式，在信息系統平臺下，委托第三方物流服務公司實行庫房托管，醫院保留二級庫房進行院內簡單運送工作，實行全部或部分醫用耗材及總務物資從第三方物流服務公司集中配送，從而進一步縮減存貨量、降低倉耗、節省開支，其中規定采購權、物資的選擇權歸醫院所有，由醫院采購員從物資管理系統上下采購訂單，配送商在系統上查詢并接收訂單，向供應商處進行統一采購。在驗貨環節，遵循藥品集中配送的模式，配送公司配送員初步驗收后將貨物送至醫院二級庫房，醫院采購員及庫管再次對物資進行驗收以保證物品質量安全。這樣做不僅可以使醫院內部需求集中統一化，還可以降低與外部供應商價格談判，配送、運輸等的壓力。采用庫房托管的運作模式，其勞動力、場地占用費都比醫院本身運作要低。

4　庫房托管集中配送管理模式的應用

經過近半年的摸索及試運行，庫房托管集中配送管理模式的應用實現了：

（1） 為醫用耗材、總務物資提供供應服務。在不改變醫院現有醫用耗材、總務日常物資等品種、品規和生產廠家的情況下，順利切換醫院所需物資的供應，為醫院提供集中的物流配送，并實現24h響應服務；同時，根據醫院各類所需物資的個性化需求，結合設計各種應急流程以應對臨床對所需物資的緊急需求，消除醫院的后顧之憂。

（2） 為院內所需物資提供配送服務。針對院內物流系統，配備相應的院內物流配送和管理人員，這些人員歸屬于第三方物流公司，專門負責接貨、儲存和申領等院內各個環節物資的管理和配送。同時，提供院內物流設計與優化服務；處理所供物資在24h內的售后服務問題；提供全天候不間斷所需物資在院內的配送；處理院內特殊產品應急需求配送；處理產品問題，臨床服務持續跟進。

圖2　物資集中配送流程圖

（3） 提供科室庫存管理與醫用耗材、總務物資的自動補貨解決方案。幫助醫院建立科室庫存，并在此基礎上，配合整體外包，通過與供應商建立系統對接，實現科室自動補貨，核心點包括：① 建立醫療用品在科室的庫存管理，利用條碼卡片、RFI D等物流技術管理科室醫療用品的使用；② 根據醫療用品在各個科室的使用情況，利用數學模型以及經驗值，設定上下限，上下限考慮了科室的日需使用量、供應商的配貨能力、季節變化等因素；③ 利用采購平臺與配送商實現訂單、送貨等流程的自動對接；④科室護士長不用提交醫療用品采購申請，由補貨系統自動產生，自動處理，科室護士只負責簽收，工作復雜度大大降低。

（4） 物資代儲。第三方物流公司的倉庫擁有先進的設備和倉儲管理能力，醫院采購的物資直接存儲在倉庫中，使用時由物流公司進行配送，由此節省醫院庫房占地、減輕在倉儲方面的費用。

（5） 可減少供應商到醫院集中送貨的堵塞狀態，提高醫院車場及公共設施的利用率。

（6） 庫房托管可以幫助醫院處理繁雜瑣碎的日常事務，減少人力、財力投入，幫助醫院合理分配資源。

物資集中配送流程圖，見圖2。物資集中配送收貨入庫流程圖，見圖3。

5　第三方物流的潛在風險

第三方物流在具體操作實施中應注意以下幾點：① 嚴格控制采購成本。第三方物流的含義，實際就是向外部企業購買物流服務。而所謂“購買”就是購買價格里一定會包括對方企業想要獲得的利潤，這種利潤可以是有形的經濟利益，也可以是無形的市場宣傳，這樣做醫院會在付出

圖3　物資集中配送收貨入庫流程圖

更多的管理成本的同時失去與外部供應商之間的戰略聯盟關系；② 降低外包控制風險。外包常常會使醫院失去對一些產品或服務的控制，從而增加了醫療安全的不確定性，采用物流外包形式一定要將物資的選擇權和采購權掌握在醫院手中，這樣不至于因喪失對外包的控制而影響整個醫院醫療業務的發展；③ 減少對外包的依賴。長期依賴某一個第三方物流服務商對醫院的資金投資、效益提高具有潛在的好處，但同時又會使第三方物流服務商滋生自滿情緒而讓醫院難以控制。

6　結語

醫院供應鏈管理的實施不僅會大大提高醫院的診療效率、服務質量，而且對提高醫院未來競爭力產生極大影響?，F代化的物流管理模式的演變改變了醫院傳統的物流模式，從而也帶動了醫院經營理念的轉變，使醫院從原來的只注重裝備及醫療水平，而轉為既要注重裝備及醫療水平，又要注重醫院的物流管理水平和服務水平，同時也改變了醫院的管理方式、改進了對患者的服務?，F代化醫院物資供應鏈與物流管理模式應該以先進的物資管理信息系統為平臺，采用物流集成化管理模式進一步提升供應效率、降低采購成本、增加物資采購和使用環節的透明度、優化庫存結構，從而提升醫院整體水平，使醫院能夠在公立醫院中獨具良好的競爭地位。

[參考文獻]

[1] 劉偉,張秀英,王俏.淺談醫院物流管理現狀與展望[J].中國醫學裝備,2012,(10):58-60.

[2] 何媛,薛迪.醫院物流管理的關鍵環節與現狀[J].中國醫院管理,2007,27(11):77-79.

[3] 鄧國標,肖文莉.中國醫院物資管理初探[J].物流技術,2006,(12):8-12.

[4] 趙水長,韓斌斌.試論醫院物資供應流程的再造和重組[J].中國衛生經濟,2002,(5):52-53.

[5] 陳潔.醫院醫用物資物流管理成本分析及優化[J].中國衛生經濟,2005,(8):43-44.

[6] 王愛虎.物流與供應鏈管理的國內外發展現狀評述[J].華南理工科學版,2009,(2):36-42.

[7] 張淼.淺析醫用耗材的物流信息管理系統[J].中國醫療設備,2011,26(3):83-84.

[8] Etienne Poulin.Benchmarking hospital logistics process[J].CMA MANAGEMENT,2003,(22):21-23.

[9] 呂建昆,戴林亞,李彬.現代物流管理在醫院的應用[J].醫療衛生裝備,2008,(5):69-70.

[10] 黃湘民,薛蓮.現代醫院物流系統及管理探析[J].中國醫院管理,2006,(6):18-20.

作者郵箱：chenxueant@aliyun.com

[中圖分類號]R197.39

[文獻標志碼]C

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.02.029

[文章編號]1674-1633(2014)02-0096-03

收稿日期：2013-10-21

Discussion on the Supplies Management Systemand the Integrated Logistics Management Model in the Hospital

CHEN Xue
Procurement Center, Beijing Jishuitan Hospital, Beijing 100035, China

[摘要]本文通過對我院物資供應鏈與物流管理新舊模式分析，提出在信息時代，改變醫院傳統物流模式，優化物流管理系統，實施物流集成化管理模式是醫院物流管理發展的必然趨勢，也是降低醫院成本，提升醫院整體競爭力的發展理念。

[關鍵詞]醫院物資管理系統；物流集成化管理；高值耗材；低值耗材

Abstract：Through analysis of the old and newmanagement models of material supply chains and logistics in Beijing Jishuitan Hospital, this paper pointed out it had been an inevitable tendency for development of the logistics management in the information age to change the traditional logistics model, optimize the logistics management systemand implement the integrated logistics management model. Additionally, it also served as a development concept to reduce the costs and strengthen the all-round competitiveness for the hospital.

Key words：hospital supplies management system; integrated logistics management; high-value consumables; low-value consumables