西京醫院辦公自動化系統的建設

蘇玉成，蔣昆，黃陸光，禹汛

西京醫院　數字化中心，陜西　西安　710032

西京醫院辦公自動化系統的建設

蘇玉成，蔣昆，黃陸光，禹汛

西京醫院數字化中心，陜西西安710032

0　前言

隨著我院的不斷發展，醫院信息系統（HIS）、醫學影像存儲與傳輸系統（PACS）、電子病歷（EMR）、門診一卡通等系列軟件上線使得醫院的數據都已轉換成數字化信息，同時醫院的醫療業務信息化已經達到一個很高的水平。但是醫院內部的各類行政工作還是主要通過紙質文檔來進行逐級傳遞和審批，且效率不高[1]。

1　目標

為了提高醫院的辦公效率，提高醫院各科室之間的消息傳遞效率，減少醫院日常辦公的耗材消耗，醫院領導決定通過建設辦公自動化（OA）系統有效地解決上述問題[2]。

OA系統是以先進的計算機技術和通信技術為手段，以實現網絡辦公應用為導向，搭建一個覆蓋整個醫院的自動化辦公信息平臺。其通過信息系統建設來實現醫院各類信息發布、學術交流、無紙化文檔審批、職工意見和建議的收集、視頻授課、以及醫院各類數字化信息的查詢等眾多功能。從而滿足醫院內部信息交互、職能管理、技能學習、協助工作等各個層面的需求[3-4]。

2　OA系統的建設過程與后續計劃

由于一個強大的OA平臺建設的投入是非常大的，而我院本身用于OA項目建設的資金不富裕，因此經過各方面調研之后，決定整個OA系統的建設分為3個階段進行，OA系統建設過程示意圖，見圖1。

圖1　OA系統建設過程示意圖

首先，是形成一套以工作流為中心的、日常行政辦公事務處理為基礎的信息系統。這種辦公業務的處理是基于通訊、協同操作、協同運行的基礎之上，強調工作流程的自動化和規范化，以及提高行政辦公效率、降低行政辦公成本。最終OA系統要形成一套專屬的知識管理和協作系統。隨著醫院的不斷發展、醫院和客戶之間的信息交流、醫院知識的不斷積累和共享，使得醫院員工可以通過OA平臺方便地學習和獲取醫療知識和與工作相關的其他知識[5]。

2.1醫院現有辦公體系狀態

由于我院現有的辦公業務流程非常多，而且部門跨度也非常大，有些部門已建立了專屬本部門的辦公自動化系統，但是這些系統只能滿足本部門辦公自動化的需要，無法滿足醫院整體的信息交流與資源共享，也無法對原有流程進行規范化管理和業務數據的綜合查詢。就整個辦公體系來說，屬于初級信息化水平，電子稿打印以及系統間的“孤島”效應非常明顯，基本依靠紙質文稿和光盤來進行數據轉移[6]。

2.2第一階段-基礎平臺建設

OA系統的本質就是增強人與人之間的信息傳遞，方便進行信息的交互，從而達到快捷消息公告與消息傳遞的目的。因此，系統的第一期“基礎平臺的建設”也是圍繞以上目標進行構建，通過搭建基礎系統平臺、信息平臺、審閱平臺、個人信息平臺來構建一個穩定高效的OA系統基礎，也為后期平臺的發展建立起有效的支撐[7]。

而且，為了向醫院行政、醫療、護理、教學、科研、后勤等工作提供充分、有效、準確的信息，并通過與醫院的其他業務系統（如HIS、PACS等）的數據互聯，進一步有效統計分析，搭建起醫院綜合性的辦公管理平臺。OA系統框架示意圖，見圖2。

圖2　OA系統框架示意圖

（1）通信模塊。作為OA系統的底層通信模塊，其包括基礎平臺建設、信息中心模塊（包括消息發布和接收模塊、短信群發模塊、及時通訊軟件消息、通知公告消息）、流程管理、醫院部門個人事務與消息管理模塊、信息安全模塊。通過這些模塊的建設，形成一套有效的系統與人、人與人之間的通訊機制，也為以后的業務平臺建設打下良好的基礎。在此基礎上的業務模塊有：信息發布、文化中心、報表中心、E-Message（同QQ類聊天軟件）等。

（2）流程管理模塊，也是OA系統的核心功能之一。其基本作用就是解決眾多員工、多部門間的高效協同辦公問題。因此，流程管理模塊貫穿了整個OA系統，也正因為強大的流程管理，OA系統才能起到解決各業務間的信息“孤島”，打破部門間的壁壘作用。

（3）信息安全模塊。軍隊醫院的網絡主要由獨立的局域網構成，其安全等級比外部網絡要高很多。但由于流程管理中可能會存在高度機密的文件，因此需要通過CA認證模塊為整個OA系統提供更高的安全保障。CA認證和平常使用的網銀十分相似，主要體現為客戶的一個身份驗證USB裝置。它可實現在電子文件上蓋章和簽名，并將該文件進行加密鎖定，一旦簽字后文件所有改變（篡改或傳輸問題），將顯示簽章失效。同時CA認證采用當今最成熟的“數字簽名技術”，確保文件的真實性、完整性和不可抵賴性。而且用戶在登錄OA系統時就要進行基于CA的用戶身份驗證。CA認證過程示意圖，見圖3。

圖3　CA認證過程示意圖

2.3第二階段-業務平臺建設

業務平臺建設的目標是完善OA系統對醫院業務的支持，同時這些新建業務也能得到已經建成的成熟通信模塊的支持，從而保證業務的信息傳遞的實時性。

針對醫院現有的辦公業務情況，將在系統中實現醫院的特有業務特色功能，如針對醫院評審用的自查系統，用于查詢門診、住院整體醫療服務情況的評審系統、醫療信息查詢系統、綜合行政管理（車輛預訂、會議室預訂、科室訂餐等）、教學管理（完成實習生、研究生、進修人員的遠程教學和教學管理，以及醫生、護師的帶教管理及考核評價，為醫療機構構建高效的教學管理）、物資管理、網絡設備管理（IP）等各類系統。另外也可以將業務科室原有的辦公程序在該平臺上進行集成，這些醫療輔助系統均可以在已建設的基礎平臺上進行搭建[8]。

2.4第三階段-智能平臺建設

所謂的智能平臺，就是使已有的OA平臺可以在多個設備上進行聯合辦公，從而做到無時無刻都可以處理OA平臺上發生的事件，從而最大限度方便辦公人員接受辦公信息并進行相應的處理工作[9]。

3　總結

隨著醫院規模的不斷擴大，分支機構不斷增多，組織架構也越來越復雜，運營效率也因此會受到影響。因此通過實施OA系統，能全面貫通醫院內部工作脈絡，通過對各辦公要素的整合，實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，加快信息流、規范辦公流程、提高辦公效率、降低辦公成本，也能將工作人員從大量繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，將整體提高醫院的辦事效率和對信息的可控性，也會使得醫院的管理趨于完善并提高執行力，最終達到提高醫院競爭力的目標[10]。

[參考文獻]

[1] 陳軍輝.淺議醫院辦公自動化[J].中小企業管理與科技術，2012,(31):271-272.

[2] 黃守文,譚俊軍,黃慧玲.淺談醫院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫學工程,2010,(8):140-141.

[3] 溫泉.醫院辦公自動化系統的設計探討[J].現代醫藥衛生, 2012,28(22):3515,3518.

[4] 溫明鋒,張保元,陳健超.醫院辦公自動化系統的設計與開發[J].醫學信息學雜志,2010,(8):32-34,38.

[5] 趙莉.醫院辦公自動化系統安全問題探討[J].無線互聯科技,2012,(7):47.

[6] 胡珊珊.醫院辦公自動化系統平臺的設計與應用[J].醫學信息(上旬刊),2011,24(23):10-11.

[7] 劉隆熙.辦公自動化系統的設計與研究[J].醫學信息(上旬刊),2011,24(23):21-22.

[8] 洪建.淺議現代醫院辦公自動化系統的基本實施策略[J].臨床醫學工程,2011,18(3):446-447.

[9] 王非,許同來.辦公自動化系統在醫院信息化中的應用[J].中國醫療設備,2012,27(8):111-112.

[10] 黃守文.淺談醫院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫學工程,2010,17(8):140-141.

作者郵箱：suyucheng1984@163.com

[中圖分類號]TP391.7；R197.3

[文獻標志碼]C

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.02.032

[文章編號]1674-1633(2014)02-0104-02

收稿日期：2013-08-20修回日期：2013-09-11

Construction of the Office Automation Information Systemin Xijing Hospital

SU Yu-cheng, JIANG Kun, HUANG Lu-guang, YU Xun
Digital Center, Xijing Hospital, Xi’ an Shannxi 710032, China

[摘要]針對醫院現有業務，分析、總結各類大型企業的辦公自動化（OA）建設方案，為醫院的辦公自動化建設進行探索；通過規劃OA系統建設方案及初期建設的實施，為大型醫院建立更好、更高效、更合適自己的OA系統，進一步提高醫院的辦公效率。

[關鍵詞]辦公自動化；信息化建設；辦公管理平臺；醫院信息系統

Abstract：In viewof the current business affairs of the hospital, this paper made analysis and summarization of OA (Off i ce Automation) construction alternatives in various large enterprises, aiming to explore a solution to the OA construction for the hospital. The OA systemconstruction planning as well as its early-stage implementation contributed to construction of an OA systemwith higher eff i ciency and greater customization, which would further enhance the work eff i ciency in the hospital.

Key words：office automation; informatization construction; office administration system; hospital information system