論高校學生檔案管理所存在的問題與對策

杜蕓瑩

[摘 要]高校學生檔案不單單記錄了學生在校期間參與的社會實踐活動情況，還記錄了他們的學習生活，所以說高校學生檔案是大學生日常行為表現的全方位記錄，是大學生品質、思想、學力等方面的具體反映，是社會選擇人才最直接的參考依據，也是學生畢業擇業最有效的憑證。做好高校學生檔案管理工作責任重大，意義深遠，對學校、社會及學生個人都有著廣泛的影響。

[關鍵詞]高校學生檔案 管理問題對策

[中圖分類號] G647；G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2014）07-0151-02

高校的學生檔案通常是由學生部門負責管理，主要記錄了在學校這段時間中，學生參與社會實踐活動的情況，還記錄了學生的學習和生活情況等，在學生畢業后移交工作單位保管。但是，目前高校學生檔案由于種種原因，沒能得到足夠重視，現代化技術和管理效率的水平并不高，不利于社會對人才的選拔機制的完善，影響了高等教育改革的深化。因此，改革創新高校學生檔案管理工作任重而道遠。

一、高校學生檔案管理理念現狀分析

（一）管理模式方面

目前高校學生檔案管理模式主要有三種：一是集中式管理。為了方便學生檔案的整理及監控，避免檔案丟失，由校學生部門集中管理所有學生的個人檔案；二是相對集中管理。學生檔案由學生處及研究生院直接管理。這樣做可以省卻很多中間環節，提高了工作效率，保證了檔案材料的真實完整。但由于缺乏專人負責，經常會造成學生檔案材料遺失的現象；三是分散式管理。學生檔案管理分解到學生所在的院（系）進行直接管理。這樣做可以節約開支，保證檔案材料記錄及時，但由于缺乏監督，檔案造假嚴重，學生檔案可信度低。

（二）管理認識方面

首先是認識不到位，對檔案管理工作認識不夠重視，認為是可有可無的事情，缺乏專業檔案管理人員，檔案管理方法滯后；其次是造假嚴重，檔案信息可信度較低。有的學校為了提高就業率，夸大學生的能力，隱瞞學生的不足，影響社會組織選拔真實人才；再次是保密意識較差，學生檔案材料誰都可以調閱，談不上個人信息的保護；還有就是管理手段落后。進入網絡時代，學生檔案電子化是大勢所趨，但很多高校還是手自筆錄，降低了工作效率。

二、高校學生檔案管理工作存在問題原因

（一）在體制方面和社會觀念層面上，存在著漸漸弱化的現象

非公有制經濟隨著我國穩步推進的經濟體制改革，成了高校吸納畢業生主要的渠道，也得到了長足的發展。隨著聘任制的改革，用人制度走向雙向選擇，而我國的人事代理制度還不夠完善，用人單位對學生檔案不甚關注，勞工合同關系逐漸取代了人事關系。在社會體制層面上，導致了畢業生成了“棄檔戶”。隨著日益激烈的社會競爭，時常發生一些影響學生檔案的嚴肅性的造假事件，如：履歷、檔案和學歷上的不道德事件等，從而影響高校和學生對檔案的重視程度。

（二）在管理制度和管理操作層面上，缺少規范化和標準化

當前，我國對于學生檔案管理，還沒有明確管理職責，沒有制定統一的管理制度，導致高校檔案缺少規范化和標準化的檔案管理，只能根據學校自己的情況，融合學生檔案的特點，制定屬于自己的學生檔案管理制度。目前，學生檔案在高校集中統一管理中，具有原始資料內容不完整、殘缺等缺點，如何整理收集和歸檔學生檔案，形成一整套科學規范的管理制度和工作流程，都沒有相關的規定，也沒有一致的標準和要求。另外，有的高校學生檔案甚至沒有原始的資料，總體來說，具體操作性不強，比較籠統，缺少規范化和標準化的指標體系。首先，高校檔案管理人員缺少檔案管理專業的知識，專職人員很少，一般都是兼職，一身多任，投入的精力非常有限，不能有效地、科學地管理學生檔案，也不能科學地編研、開發、收集和利用檔案，更不能有效地發揮學生檔案的作用。其次，學生檔案的種類和數量在不斷地增長，但大多數高校還在使用原始、傳統、手工操作的管理模式，已經不再適合學生檔案管理的需要。

（三） 師生檔案意識不強，檔案內容不完整

一般情況下，學校的領導和相關負責的同志不夠重視學生檔案工作，缺乏良好的管理氛圍，造成了學生檔案工作被動的局面，導致了學生檔案的遺失，這種現象還在進一步的擴大中。

三、高校學生檔案管理的創新措施

（一）管理機制的創新

學生檔案管理需要創建綜合檔案館（室）管理學生檔案。在實際工作中，各個高?？梢愿鶕陨淼膶嶋H情況，在保證檔案管理科學合理、安全有序的前提下，確定適合自己的檔案管理方式。首先，要明確學生檔案管理主要負責的部門，選擇適合自己學校的管理機制，明確自己的職責范圍，各司其職，各項工作落實到人，追責到人。然后根據學生檔案管理的特點，建立一套完善的檔案管理規章制度，做到有法可依。要明確規定歸檔的時間，及時形成檔案歸檔，使檔案材料保持連貫和齊全。要形成統一的存檔標準，確保真實安全的檔案資料。這樣才能夠使檔案很好地反映出學生發展的新情況，也能減輕集中突擊整理的工作，保證了完整和真實的檔案信息。

高校要做好學生檔案管理工作，就要建立學生檔案管理制度，并且進行完善，以人為本，從新生建檔、歸檔到專遞，每一環節都要制定比較完備的規章制度，都有專人負責。另外，高校管理學生檔案應該聘用專職人員和設立專門崗位，學生檔案管理人員除了具有高度的奉獻和愛崗敬業的精神，還要有過硬的思想政治素質，要熟知國家有關學生就業的種種政策，具備深厚的管理理論基礎知識。

（二）管理意識的更新

為了促進學校進一步的發展，高校檔案館增強管理意識，提升高校學生檔案管理工作水平，科學整合收集和征集學生檔案，重視檔案工作人員管理意識，根據社會的需求，擴大收集范圍，打開檔案館藏封閉式的管理結構，增強社會活動等方面的信息內容，確保檔案資料的安全和完整性。重要的檔案資料要面向社會開展征集工作，進一步增強檔案管理的宣傳教育，特別對學生在校外的活動表現要加強征集，建立真實全面和內容豐富的學生檔案信息資源，充分認識到檔案管理工作的價值與意義。按照檔案安全保護的要求，強化師生的檔案管理觀念，避免學生檔案受到破壞，提供專用的、符合要求的檔案庫房。加強宣傳《高等學校檔案管理辦法》等法律法規的力度，增強學生檔案安全管理的工作力度，并且配上安保、溫濕度控制、消防以及其他安全設施設備，教育工作人員提高專業知識，學校各部門積極配合學生檔案管理工作，使檔案管理工作形成一種新局面。

高校學生檔案管理機構要面向校園，開拓檔案工作的服務領域；面向社會，促進高校學生檔案管理工作的開展，構建多元化、多功能的服務模式。要準確把握國家的就業政策，轉變思想觀念，找準學生檔案服務的結合點，使學生檔案能更好地成為介紹學生的品質、能力的依據，找準檔案管理工作的切入點，提高學生就業幾率。

（三）管理手段的創新

隨著國家教育的快速發展，人們對知識認識的逐步提高，高校學生檔案管理工作要與時俱進，緊跟時代的步伐。近年來，學校招生專業和人數在逐年增長，校企之間的合作也愈加頻繁，具體表現在：高校通知書網上發布了，企業開始網上招工了，學生也開始網上投檔了等，這一切都需要通過計算機網絡進行操作。為了使學生檔案管理跟上時代步伐，利用計算機管理學生類檔案已是勢在必行。高校檔案管理工作者要改變管理手段，增強學生檔案管理的信息化建設，熟練掌握計算機網絡技術。充分利用電子計算機現代化的技術手段，根據學生在校時的特點，利用計算機數字化處理檔案文件中的照片、文本、錄像、錄音等等，把每個學生詳細檔案材料錄入計算機中，建立學生各類信息數據庫系統，使之能夠快速、高效進行學生信息的查詢、檢索、統計、分析，為學校管理學生和用人部門決策提供可靠信息。還要與教務系統相銜接，實現信息共享，隨時錄入學生的最新信息，及時維護與更新錄入的信息，確保學生個人信息數據的完整、真實、準確。同時為了節省大量的人力資源，提高工作效率，盡量實現學生類檔案信息利用的網絡化，提高信息利用的效率。為了便于查閱學生檔案，方便學生就業，要提高檔案管理的科技水平，真正實現學生類檔案信息化管理的目標。

完整的學生檔案系統反映了學生的學習和生活情況，能夠為用人單位提供選拔人才的可靠信息，是學生工作的具體內容和存在的形式，為未來人才的管理和開發奠定了基礎。高校應該結合校慶和紀念活動，舉辦各種學生檔案展覽，充分地發揮檔案信息的宣傳教育功能。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 任永輝.高校學生檔案管理工作的現狀及對策[J].長春理工大學學報，2007（3）.

[2] 王偉.高校學生檔案管理工作現狀與對策[J].現代企業教育，2009（2）.

[3] 黃啟慧.論高校學生檔案管理在就業指導中的作用[ J] .皖西學院學報，2001（4）.

[4] 時彥敏.試探信息技術背景下的學生檔案管理工作[J].中國科教創新導刊，2010（5）.

[責任編輯：鐘 嵐]