物資出門業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

張洪亮（上海柴油機(jī)股份有限公司，上海 200438）

1 背景及相關(guān)理論

1.1 研究背景

SD公司是一家大型機(jī)械制造企業(yè)，廠區(qū)內(nèi)部門、子公司眾多，每天出門物資達(dá)百余車次。多年來(lái)該公司一直使用手工開(kāi)具、蓋章的紙質(zhì)出門證，流程繁復(fù)，效率較低，已無(wú)法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新要求。2012年，該公司提出對(duì)物資出門管理流程進(jìn)行改善。經(jīng)考察，現(xiàn)有的物資出門方法[1-2]，不完全適用于本企業(yè)。因此需要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)適合本企業(yè)的物資出門流程和管理系統(tǒng)。

1.2 流程表述工具

流程改善的前提，是對(duì)流程本身清晰的描述。本研究選擇ARIS作為流程表述工具。ARIS（Architecture of Integrated Information System）是由德國(guó)薩爾大學(xué)的謝爾教授（A.W.Scheer）于1992年提出的一種基于過(guò)程的模型結(jié)構(gòu)，被廣泛應(yīng)用于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、分析、實(shí)施和持續(xù)優(yōu)化[3]。在ARIS中，“事件”描述與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息對(duì)象的狀態(tài)，“功能”指為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而作用于實(shí)體或信息的任務(wù)、操作或活動(dòng)。事件和功能組成事件驅(qū)動(dòng)過(guò)程鏈。

1.3 流程改善工具

工業(yè)工程（IE，Industral Engineering）提供了“5W1H”及“ECRS”工具對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化。5W1H指對(duì)選定的流程，從原因（何因Why）、對(duì)象（何事What）、地點(diǎn)（何地Where）、時(shí)間（何時(shí)When）、人員（何人Who）、方法（何法How）六個(gè)方面提出問(wèn)題進(jìn)行思考。ECRS指取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡(jiǎn)化（Simplify）四種流程優(yōu)化方式。

1.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工具

物資出門系統(tǒng)信息化實(shí)現(xiàn)中，選用的某工作流程管理系統(tǒng)。該工作流程管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)表單快速設(shè)定、復(fù)雜流程快速設(shè)定、表單追蹤/查詢/處理，支持復(fù)雜流程并提供系統(tǒng)監(jiān)控與統(tǒng)計(jì)分析等功能。

2 物資出門原流程及存在的問(wèn)題

2.1 原流程

原物資出門流程，是通過(guò)紙質(zhì)出門憑證的簽字、蓋章、流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)的。紙質(zhì)出門證一式三聯(lián)。第一聯(lián)出門聯(lián)，由攜物人出門時(shí)交門衛(wèi)查驗(yàn)留存；第二聯(lián)留存聯(lián)，由開(kāi)具部門存檔；第三聯(lián)存根聯(lián)，作為檢查和調(diào)換新空白出門證的依據(jù)。各部門領(lǐng)用的出門證用完后，憑完整的存根聯(lián)到主管部門調(diào)換新的空白出門證。

攜物出門人有出門需求后，首先到出門證開(kāi)具處，由開(kāi)具人填寫相關(guān)內(nèi)容并簽字（印章），然后到部門領(lǐng)導(dǎo)處由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，再到部門章保管人員處蓋部門章，最后持?jǐn)y物出門人持出門證出門聯(lián)至門衛(wèi)處由門衛(wèi)放行。出門證的出門聯(lián)，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字（印章）、部門公章、開(kāi)具人簽字（印章）三者齊全，方為有效。具體流程如圖1所示。

圖1 物資出門原流程

2.2 原流程問(wèn)題

原流程存在以下問(wèn)題：

（1）過(guò)程繁瑣復(fù)雜，效率低。原流程開(kāi)具一張出門證，需要開(kāi)具、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋部門章三個(gè)主要環(huán)節(jié)。SD公司廠區(qū)面積較大，現(xiàn)場(chǎng)與辦公區(qū)域距離較遠(yuǎn)，三個(gè)環(huán)節(jié)分布在三個(gè)地點(diǎn)，不便于開(kāi)具，流程效率非常低。有些部門將部門領(lǐng)導(dǎo)簽字和蓋部門章的空白出門證直接發(fā)至開(kāi)具人手中，開(kāi)具人填寫內(nèi)容后即可出門。這種做法，開(kāi)具速度加快，但嚴(yán)重違反操作流程。

（2）未電子化，不便于統(tǒng)計(jì)分析。紙質(zhì)出門證，相關(guān)信息分散在每張單據(jù)上。如人工統(tǒng)計(jì)匯總，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，所以SD公司物資出門基礎(chǔ)信息是不進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的。出門信息的快速查詢和追蹤，在使用紙質(zhì)出門證的流程中也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（3）安全性差。紙質(zhì)出門證存在開(kāi)具權(quán)限無(wú)法控制、易偽造篡改、可能遺失等問(wèn)題。由于手工開(kāi)具，經(jīng)常出現(xiàn)物料號(hào)寫錯(cuò)、提貨單位名稱不完整等情況。要求門衛(wèi)放行時(shí)辨認(rèn)幾十個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字和部門印章，事實(shí)上難以操作。

3 利用ECRS進(jìn)行優(yōu)化

3.1 優(yōu)化過(guò)程

對(duì)原流程的優(yōu)化過(guò)程，主要是運(yùn)用5W1H對(duì)原流程的每一步進(jìn)行提問(wèn)，然后對(duì)存在的問(wèn)題及可能的改善，使用ECRS工具進(jìn)行優(yōu)化。以下用“填寫紙質(zhì)出門證”為例進(jìn)行優(yōu)化過(guò)程說(shuō)明。

“填寫紙質(zhì)出門證，一式三份，開(kāi)具人簽章”，此步驟做什么？是否必要？有無(wú)其他更合適的？為何做？為何要這樣做？是否不需要做？何時(shí)做？有無(wú)其他更合適的時(shí)間？何處做？為何要此處做？有無(wú)其他更合適的地點(diǎn)？何人做？為何要此人？有無(wú)其他更合適的人選？如何做？為何要這樣做？有無(wú)其他更合適的方法與工具？

在這個(gè)步驟里，填寫出門證，是必須的，因?yàn)槌鲩T需求要填寫到固定格式的單據(jù)中，便于出門，此步驟無(wú)法“取消”。紙質(zhì)出門證，可以考慮改為電子版的，電子版是更合適的方法。如果使用電子版出門證，則一式三份可以“簡(jiǎn)化”為一份。在電子版出門證中，系統(tǒng)可以記錄開(kāi)具人，所以開(kāi)具人簽章這一步驟可以“取消”。

在應(yīng)用5W1H及ECRS工具對(duì)原流程優(yōu)化和新流程建立的過(guò)程中，涉及到的焦點(diǎn)問(wèn)題包括：要不要用紙質(zhì)出門證？如果用紙質(zhì)出門證，可否集中起來(lái)由一個(gè)部門統(tǒng)一蓋章而不是分散的蓋各部門章？如果不用紙質(zhì)出門證，攜出人憑什么東西到門衛(wèi)處？如果沒(méi)有紙質(zhì)出門證，攜出人出門后需要物資清單怎么辦？要不要部門領(lǐng)導(dǎo)簽字？如果不要部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，那么由誰(shuí)來(lái)審核？如果審核人不在辦公室怎么辦？

3.2 優(yōu)化后的流程

經(jīng)過(guò)對(duì)每一個(gè)步驟進(jìn)行分析，以及對(duì)焦點(diǎn)問(wèn)題深入思考，對(duì)整體流程重新設(shè)計(jì)，得到了物資出門新流程。新流程對(duì)原流程做了較大的改動(dòng)，主要有兩處。

（1）新流程使用電子版出門證，無(wú)紙化操作，所有出門信息都在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。從出門證的開(kāi)具到出門證審核、出門放行的過(guò)程中，攜物出門人不用攜帶任何紙張。出門人憑借電子出門證給出的出門證號(hào)碼（或出門人姓名、車牌號(hào)）到門衛(wèi)處出門。因在系統(tǒng)中開(kāi)具、審核，所以也不需要任何簽章。

（2）審核權(quán)利下放。原來(lái)每一個(gè)出門證都需要部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。新流程中，審核權(quán)下放給部門下屬的科室的領(lǐng)導(dǎo)。絕大部分日常業(yè)務(wù)由科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，只有極少數(shù)的特殊物資由部門領(lǐng)導(dǎo)直接進(jìn)行審核。

優(yōu)化后的流程，其具體操作過(guò)程是：攜物出門人有出門需求后，首先到出門證申請(qǐng)人（即開(kāi)具人）處，由申請(qǐng)人在系統(tǒng)中，填寫相關(guān)內(nèi)容，并將系統(tǒng)生成的出門證號(hào)告知攜物出門人。按物資類別規(guī)定的審核人，在系統(tǒng)中進(jìn)行審核。攜物出門人至門衛(wèi)處，門衛(wèi)根據(jù)攜出人告知的出門證號(hào)（或出門人姓名、車牌號(hào)），根據(jù)系統(tǒng)顯示該出門證的明細(xì)數(shù)據(jù)查驗(yàn)放行。流程圖如圖2所示。

圖2 優(yōu)化后物資出門流程

4 物資出門管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（1）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能

物資出門新流程是通過(guò)物資出門管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的。物資出門管理系統(tǒng)由系統(tǒng)管理、出門證管理、表單管理和報(bào)表管理四個(gè)框架構(gòu)成（系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖略）。系統(tǒng)管理包括用戶信息、角色管理、權(quán)限分配、代理人設(shè)定、流程管理模塊；出門證管理包含出門證填制、審批流程、單據(jù)查詢和門衛(wèi)放行模塊；表單管理主要是單據(jù)審核和表單信息；報(bào)表管理包含明細(xì)查詢。

物資出門管理系統(tǒng)具有如下功能：出門證申請(qǐng)人根據(jù)權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)填制出門證；審核人在系統(tǒng)中對(duì)出門證進(jìn)行審核；門衛(wèi)對(duì)系統(tǒng)中的出門證進(jìn)行查看；申請(qǐng)人、審核人、門衛(wèi)及管理部門的管理人員，根據(jù)權(quán)限對(duì)出門物資及相關(guān)信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)。

申請(qǐng)人在系統(tǒng)中，按權(quán)限選擇攜出物資類別后，填寫攜出單位、攜出人、車牌號(hào)，逐一填寫“出門物資名稱、數(shù)量、單位”。如果不是汽車攜出，需要填寫“手工攜出”、“快遞攜出”“自行車攜出”。填寫完成后，點(diǎn)擊“申請(qǐng)”按扭，申請(qǐng)完畢。申請(qǐng)人需設(shè)置AB角，A角不在崗時(shí)由B角開(kāi)具。申請(qǐng)人將系統(tǒng)自動(dòng)生成的流水號(hào)告知攜物出門人。

各部門按物資類別規(guī)定的審核人，在辦公系統(tǒng)的郵箱中收到郵件通知。審核人在系統(tǒng)中審核，在意見(jiàn)欄中寫入意見(jiàn)后，選擇送件或退件，選擇退件流程將退回申請(qǐng)人。審核人如因出差等情況無(wú)法及時(shí)審核的，需預(yù)先在系統(tǒng)中做權(quán)限委托，將審核權(quán)限委托代理人。

門衛(wèi)根據(jù)攜出人告知的流水號(hào)（或出門人姓名、車牌號(hào)），從屏幕上選擇、顯示該出門證的明細(xì)數(shù)據(jù)。門衛(wèi)處的出門證顯示界面，顯示未確認(rèn)的出門證、出門證的明細(xì)信息、已經(jīng)確認(rèn)的出門證，可以按照當(dāng)天和歷史分別顯示。門衛(wèi)根據(jù)屏幕顯示的出門證明細(xì)信息，對(duì)出門物資的證、物進(jìn)行檢查。確認(rèn)證物相符后，點(diǎn)擊“確認(rèn)放行”按鈕，完成放行操作。

如果一次出門的物資比較多，可以點(diǎn)擊“打印”按鈕，系統(tǒng)將打印出門證的詳細(xì)信息。為確保安全性，每天開(kāi)具的出門證，當(dāng)天有效。每天晚上24:00，系統(tǒng)自動(dòng)將沒(méi)有出門的出門證刪除。

（2）物資種類及系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定

兩類物資不需要出門證。一是有正式銷售發(fā)票的物資，如銷售的產(chǎn)品、配件及呆滯物資，以及子公司銷售的相關(guān)產(chǎn)品，這些物資憑發(fā)票的出門聯(lián)出門。二是生活垃圾和餐廚垃圾，由環(huán)衛(wèi)公司每天來(lái)清理，用專用車輛運(yùn)輸出廠，不需開(kāi)具出門證。

除此兩類物資外，其他所有物資，都需要開(kāi)具出門證。具體分為以下六類：一是工具大類：包括工位器具、供應(yīng)商包裝回收物、容器、工裝夾具等。二是廢舊物資大類：包括包裝類、環(huán)保資質(zhì)類、建筑工程類、加工類等。三是零部件及采購(gòu)物資：包括退回件、故障件、三包用件、外協(xié)加工、試驗(yàn)試制件、委外修理等。四是其他類：指資料、辦公用品、儀器儀表、宣傳品、計(jì)算機(jī)和外圍設(shè)備等。五是銷售類無(wú)發(fā)票需出門物資，如售后、出口無(wú)發(fā)票銷售配件，配件補(bǔ)發(fā)、移庫(kù)，新產(chǎn)品、贈(zèng)送、培訓(xùn)等。六是子公司物資：指子公司工位器具以外的、無(wú)發(fā)票出門聯(lián)的各類需出門物資。

根據(jù)每個(gè)部門的物資出門權(quán)限范圍，設(shè)定申請(qǐng)人和審核人。將申請(qǐng)人的權(quán)限設(shè)置在系統(tǒng)中，申請(qǐng)人登陸后打開(kāi)界面，只能在下拉菜單中看到自己權(quán)限范圍以內(nèi)的物資類別。各部門申請(qǐng)及審核人員有變動(dòng)時(shí)，以及物資類別有變動(dòng)時(shí)，都需要及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行變更。

4.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

物資出門管理系統(tǒng)是利用某工作流程管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的。借助該工作流程管理平臺(tái)提供的快速開(kāi)發(fā)模式，基本不用編程，即可實(shí)現(xiàn)物資出門管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則定制、數(shù)據(jù)編輯、表單處理、界面設(shè)計(jì)等功能。數(shù)據(jù)庫(kù)采用Microsoft SQL Server2000。出門證填寫界面如圖3所示。

5 實(shí)施過(guò)程、效果及討論

SD公司物資出門管理系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，在硬件采購(gòu)到位、軟件系統(tǒng)完成、用戶測(cè)試后，編制了相關(guān)的操作說(shuō)明和制度，針對(duì)所有相關(guān)人員進(jìn)行了培訓(xùn)。為平穩(wěn)過(guò)渡，上線后設(shè)置了一個(gè)月的過(guò)渡期，過(guò)渡期期間，紙質(zhì)和電子版出門證同時(shí)使用。

SD公司物資出門管理系統(tǒng)，迄今已經(jīng)上線運(yùn)行一年有余。實(shí)踐證明，新的物資出門流程減少了開(kāi)具環(huán)節(jié)，順暢、高效，信息準(zhǔn)確度高，便于統(tǒng)計(jì)、分析、追蹤，安全性好，具有一定的推廣價(jià)值。

SD公司物資出門管理，仍然存在改進(jìn)的空間。如可將待審核信息直接傳遞至審核人手機(jī)，如門衛(wèi)可使用手持終端代替門衛(wèi)室里的顯示器，這些措施可以較大程度地提高流程的便捷性和速度。

圖3 出門證填寫界面

[1]王源.實(shí)施物資編碼，實(shí)現(xiàn)資源共享——東方鍋爐推進(jìn)物資出入門信息化[J].企業(yè)管理，2011(4)101-103.

[2]黃薇，焦玲.電子出門證在寶鋼2050熱軋的應(yīng)用[J].冶金自動(dòng)化，2010(S13):773-776.

[3]王明亮.ARIS業(yè)務(wù)流程建模[EB/OL].(2005-05-15)[2013-11-02].http://wenku.baidu.com/view/661d2a02e87101f69e31955b.html.