卷煙配送中心業務流程優化研究

徐 珂，胡紅春，張 展

（1.中國煙草總公司職工進修學院，河南 鄭州 450008；2.河南中煙工業有限責任公司，河南 鄭州 450002）

目前，國內卷煙配送中心的規模、現代化程度以及配送效率等參差不齊，這導致了業務流程的優化程度各不相同。從流程規范的角度看，規范化的宣傳貫徹力度差別較大，雖然行業出臺了一系列的規范化文件，但實施力度不強。從流程優化的方式來看，行業近些年涌現了一些業務流程優化的典型案例，但都處于摸索階段，缺乏對有效優化方式的總結歸納，不利于經驗的傳承和發展。

1 卷煙配送中心業務流程與流程優化相關概念

1.1 卷煙配送中心業務流程

卷煙配送中心業務流程是指為實現卷煙成品從煙草商業企業到零售商的銷售活動而采取的物流作業程序和相關管理程序的總稱。

卷煙配送中心的業務流程分為主要作業流程和輔助作業流程。其中，主要作業流程包括收貨、倉儲、備貨、分揀、配送和結算等，輔助作業流程主要包括殘損煙處理、包裝物回收和現場管理等。

卷煙配送中心的管理流程分為核心管理流程和輔助管理流程。其中，核心管理流程主要包括財務管理、人力資源管理、考核和重大事項決策等，輔助管理流程主要包括日常辦公、物品領用和后勤保障等。

1.2 流程優化

業務流程優化是指為了解決企業面對的新環境以及在傳統以職能為中心的管理模式下產生的問題，對業務流程進行重整，從本質上反思業務流程，甚至重新設計業務流程，以便在當今衡量績效的關鍵（如質量、成本、速度、服務）上取得突破性的改變。

1.3 卷煙配送中心業務流程優化

卷煙配送中心業務流程優化是指通過不斷改進現有作業及管理流程，使卷煙物流體系不斷趨向最科學與最合理的過程，從戰略、服務、成本、效率和安全等綜合角度出發，達到行業物流建設及運行管理的最終要求。按照“現代、經濟、適用、效率”的發展方向，努力實現企業物流向行業物流、行業物流向供應鏈物流的轉變和提升。

2 卷煙配送中心業務流程優化的三個層面

2.1 流程規范

流程優化的前提是流程規范化。也就是說，雖然規范化的流程不一定是最優化的，但不規范的流程一定不是優化的。近些年來，行業頒布了一系列標準和規范，如《卷煙配送中心現場管理規范》、《卷煙配送中心服務規范》、《煙草行業商業企業卷煙物流費用核算管理辦法》等，對于這些標準和規范，一定要提高“曝光度”，推進貫徹執行。

所謂提高“曝光度”是指不僅要有相關規范和工作準則，大家還要能看得到，便于查閱。不是將這些標準規范束之高閣，而是及時對員工進行宣貫與培訓，使他們充分了解、認知并踐行這些標準規范。

2.2 流程改進

所謂流程改進，主要是指持續審視企業的流程和優化流程，不斷自我完善和強化企業的流程體系。目前煙草行業的流程改進主要采用流程取消、合并和重排三種形式。

2.2.1 流程的取消。流程的取消是指消除不必要的和無附加價值的流程以節約成本和提高效率。煙草行業流程取消的典型案例是密集式倉儲儲分一體化。

傳統的卷煙從入庫到配送到戶多達15個環節，即卸車、掃碼、組盤、入庫、存儲、出庫、掃碼、分揀緩存、拆盤補貨、分揀、打碼、包裝、籠車暫存、裝車和配送到戶。儲分一體優化后，秉承倉儲分揀一體化的作業理念，將通道設置、存量控制及出庫順序與分揀系統緊密結合，取消了分揀系統所需的“備貨庫”或分揀前卷煙的暫存區（庫），實行整托盤貨物（即件煙）的自動存取與分揀，實現了與條煙分揀線全過程的自動化無縫連接，實現了從倉儲與分揀相對獨立的儲分模式向“環節少”、“動線短”的倉儲分揀一體化轉變。

對比儲分一體前后的作業流程可以發現，優化后取消了人工組盤、叉車搬運入庫、人工備貨出庫、分揀拆盤補貨和籠車暫存等5個需要人工參與的環節，使得件煙在聯合工房內從倉儲到分揀的動線大大縮短，卷煙從入庫、存儲到分揀線全程實現了自動化控制，使倉儲與分揀緊密結合、融為一體。

2.2.2 流程的合并。合并是指將某一流程與其它工作流程、操作以及實現工具及資源的合并。煙草行業流程合并的典型案例是“煙草行業工商協同庫存調度系統”的運行。

“煙草行業工商協同庫存調度系統”，即在一定范圍內、一定條件下，以工商協同信息平臺為基礎，通過商業企業庫存前置，工商聯動庫存管理，整合工商物流資源，建立工商協同面向市場、提高客戶服務水平的柔性反應機制，從而達到降低物流成本，提高企業競爭力的目的。

在實際操作中，商業企業按照每日訂單數據，當日向工業企業發出購進需求。工業企業實時調度貨源，保證分揀配送需要，不在商業企業形成庫存（不包括周轉性庫存），實現工商企業之間實時溝通和迅速響應的協同調度機制。

福建省工商企業的試點單位，就通過探索工商物流對接方式，實現了商業企業的準零庫存。其具體做法是：商業企業在第一天匯總第三天零售戶訂單量后，向工業提交訂貨合同；工業于第二天、第三天完成合同、準運證、調撥單、增值稅發票等的開具以及訂貨卷煙的調度工作，于第三天下午送貨到商業分揀現場。這一做法中，合并了工商企業庫存管理的流程，提高了效率。

2.2.3 流程的重排。流程重排是指根據需要對工作的順序進行重新科學排列。煙草行業流程重排的典型案例是“配送中心非法人實體化運作”的推行。

配送中心作為商業企業的物流業務單位，要有效提升效率，必須有激發效率的激勵和約束機制。而在當前運行機制下，物流配送中心與地市級公司的其它職能部門一樣，只是商業企業物流職能的執行單位和參謀單位，既沒有物流業務的運作自主權，也沒有相應的承擔和管理物流成本的責任約束。企業的物流成本與其它成本未能清晰分離，導致物流績效不能通過準確的成本核算得到衡量和改進。同時，配送中心也不關心成本與績效的提高。

配送中心非法人實體化運作后，管理和作業流程得到了重排，增加專職財務部，實現了垂直統一管理。對現有配送中心在其非法人身份前提下，在內部運作上實行業務運作的自主化、財務核算的相對獨立化和對物流成本尤其是可控成本的中心負責制，將配送中心的職能部門定位轉變為成本中心定位，實現配送中心業務運作的相對獨立和成本控制的自我管理，達到提高物流效率、降低物流成本和增強競爭力的目的。

2.3 流程再造

流程再造是針對企業發生的重大變化，重新對企業的流程進行再設計和再塑造，使其在成本、質量、服務和速度等關鍵指標上取得顯著的提高。例如分揀線由電子標簽升級為半自動或全自動分揀線等。鑒于流程再造難度較大，在實際操作中，多采用聘請專業咨詢公司的方式具體完成。

3 結 論

卷煙配送中心業務流程優化工作順應煙草行業精益物流工作的要求，應通過不斷改進現有作業及管理流程、探索流程優化的方法和總結流程優化的經驗，盡量消除或避免不必要的浪費和消耗，從而達到提高效率和降低成本的目的，使卷煙物流體系不斷趨向最科學與最合理的過程。

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