供應鏈協同服務平臺系統在醫院藥庫中的應用

李惠瑩,云雄

(海南省人民醫院藥劑科,?？?570311)

·藥事管理·

供應鏈協同服務平臺系統在醫院藥庫中的應用

李惠瑩,云雄

(海南省人民醫院藥劑科,?？?570311)

目的 引進供應鏈協同服務平臺探討醫院藥品物流信息一體化系統的建立。方法通過條碼掃描技術、電子發票的使用和自動補貨功能,平臺將醫院藥庫、各藥房和各家醫藥公司有效的串聯起來,在不影響醫院信息系統(HIS)的前提下與HIS進行數據交互。結果通過近一年的試運行,系統穩定,達到預定目標,保障醫院藥品供應,并提高藥庫管理水平和工作質量。結論供應鏈協同服務平臺系統的建立降低藥品庫存成本和資金占用,減少藥學人員的簡單重復操作,提高醫院藥品管理效益。

藥品管理;藥品物流信息系統;醫院信息系統;供應鏈

隨著計算機和信息技術的發展,醫院管理正在步入信息化時代。醫院信息系統(hospital information system,HIS)目前在醫院藥庫藥品管理中發揮很好的作用,但實際工作中仍需大量的手工操作,如人工發票的錄入、盤點等,造成藥庫管理難度較大,藥師工作繁重,多機械化重復,差錯率高,工作效率低下;又如人為主觀地設定藥品采購計劃或簡單設置上下限值,導致實際工作中藥品庫存資金占用較高,藥品配送商或生成廠家信息滯后,常出現個別藥品供應中斷,給臨床醫生和患者帶來諸多不便。藥品作為一種特殊商品,從生產到使用,大多會涉及到藥品生產廠家,藥品流通企業,醫院、診所、藥店等終端機構和患者。如何讓這四方有一個高效、快速、準確、透明的方式進行溝通和業務往來,這是藥庫管理者急需思考的課題[1-3]。為使醫院藥庫藥品管理準確、高效、科學,在參觀了解多家醫院后,我院從2012年10月以信息技術和現代物流為手段,規劃和建設了藥品供應鏈協同服務平臺。該平臺主要有四類主體,一是藥品的供應商、生產廠家;二是藥品流通企業;三是終端,包括醫院、診所、藥店、藥房等;四是患者。它緊密連接上下游企業,實現分銷企業和供應商、醫院之間的交易訂單,庫存,資金,物流等信息的電子化管理,包括發票的管理、條碼驗收、報表的分析、自動補貨、實時藥品物流信息以及政府的監管,便于分銷商及時補貨,合理降低庫存成本和資金占用;通過查詢預警等方式可做到全程可視跟蹤。茲重點討論該平臺的條碼驗收功能、發票管理和自動補貨在實際工作中的運用。

1 供應鏈協同服務平臺系統

1.1 系統運行環境

1.1.1 硬件設備 工作電腦1臺,連接內外網,外網訪問指定的供應鏈平臺網站,授限訪問保證PC機的安全; Honeywell 6500EP數據采購器,Cisco無線路由器。

1.1.2 數據庫服務器 HP DL360 Gen8,E5-2407,8G內存,做R5陣列,使服務器具冗錯功能。數據庫服務安裝Windows 2008標準正版操作系統,數據庫是Oracle 11g;網站服務器是HP DL360 Gen6,安裝Windows 2008標準正版操作系統。

1.1.3 網絡環境 10M電信光纖接入,Hillstone企業級防火墻。

1.1.4 系統開發、運行環境 軟件環境:Windows操作系統;開發硬件環境:個人計算機;開發工具: Microsoft Visual Studio 2005+Oracle 10g;開發語言:C#. NET;系統運行環境:Windows操作系統,IIS5.0以上,.net framework2.0框架。

開發說明:本軟件基于web2.0開發,后臺程序采用C#語言編寫,軟件的編寫嚴格遵照三層模式進行開發,數據操作層,業務邏輯層和數據表現層嚴格分開,開發出重用性高且可維護性強的應用程序。

1.2 供應鏈服務平臺框架 醫院藥庫管理是保證醫院正常運轉的一個重要組成部分,核心是為患者服務,保障臨床供藥。隨著物流信息技術發展,建立一個物流和信息一體化的網絡供應鏈,是現代醫院藥庫管理的需求,我院的藥品供應鏈協同服務平臺的建立初步滿足了這一需求。該平臺的各系統流程見圖1。

1.3 平臺功能模塊

1.3.1 條碼識別技術

1.3.1.1 條碼驗收入庫、電子發票確認 登陸平臺系統,從驗收平臺上查詢供應商上傳的發票、裝箱單條碼信息,通過無線網絡將數據上傳至移動掃描槍上,保持數據同步,驗收時將無線掃描槍對準藥品外箱條形碼進行掃描,藥品信息就可在掃描器屏幕上顯示,內容包括:藥品名稱、發票號、規格、廠家、公司、進貨數量、批號等相關信息。依據掃描器顯示屏上信息對藥品進行逐項查對驗收,驗收合格后,直接按確認鍵,若發現驗收藥品與掃描槍顯示屏信息不符,不要確認即可。全部藥品驗收完畢后,在驗收平臺上,對驗收各供應商分別進行發票確認。查看未確認的藥品信息,經人工處理決定是否錄入,避免因醫藥公司開錯票而造成的差錯。未確認的發票信息將在平臺上保留,一般為問題票據;發票信息確認完畢后,將本次成功驗收的電子發票信息,批量導出成為一個Excel表單,作為醫院HIS入賬導入用,避免手工輸入造成的差錯。見圖2。

圖1 供應鏈服務平臺框架示意圖

圖2 藥庫庫存管理采用條碼識別技術示意圖

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1.3.1.2 藥品實現分類分區按庫位管理到批號的精細化管理 當藥品大量入庫時,待驗收完畢,系統會自動生成以英文字母和數字表示的貨位標簽顯示具體貨位,系統提示上架或人工上架完成入庫;當藥品再次入庫時,系統根據以往記錄下的效期、批號默認生成貨位標簽,只需根據效期、批號即可做到有序存放。

1.3.1.3 藥品在庫盤點 我院藥庫每月定期需要進行藥品盤點,在做好前期藥品驗收入庫編碼的基礎上,運用掃描設備的功能,核對藥品信息內容,對在庫藥品進行生產批號、效期和實際在庫數量的維護。

1.3.2 自動補貨模塊 系統可提供三大類采購計劃生成方法,滿足了醫院不同的采購計劃制定要求。此法分別為:①消耗量實際分析訂貨,以HIS系統一定期間的藥品消耗量和現庫存為依據,計算合理的庫存量,從而自動生成采購數據;②庫存上下線補貨,根據醫院藥品當前庫存和庫存上下線補貨;③定量訂貨,采用系統預先設置的訂貨額或者根據使用者手工錄入的數量進行訂貨。服務平臺根據醫院預先設定好的規則,自動生成要貨單,相關人員對自動生成的要貨單進行調整和確認后,系統自動把要貨信息發給供應商。

1.3.2.1 自動補貨模式 該服務平臺支持兩種補貨模式,見圖3。

圖3 兩種自動補貨模式示意圖

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1.3.2.2 自動補貨設置規則 ①首先設置補貨公式,警戒公式:指當違反什么情況時需補貨。如:某醫院常用藥品的警戒公式是,當庫存低于3 d用量時需要補貨,公式:醫院當前庫存-[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量×10%)/7]×3≤0。補貨公式:指當違反警戒公式后,商品應該補多少。如:常用藥品低于3 d用量時,補貨補到7d用量,公式:[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量× 10%)/7]×7-醫院當前庫存。②其次設置公式和藥品部門的關系,在系統中選擇門診藥房。如果選擇部門,藥品消耗、藥品庫存以選擇的部門來進行計算,如果不選擇,那么以醫院為單位進行計算。然后選擇該算法適用的藥品。如果補貨公式、警戒公式引用了庫存上、下線,那么庫存上、下線必須設置,如果公式里面引用采購天數,那么采購天數如果設置則以藥品的采購天數為優先,如果沒有設置,那么使用公式中設置的采購天數。設置補貨日期、補貨計劃生成日期。比如:每周的周二或周四補貨,提前2 d生成補貨計劃,那么當到時間點,系統自動按照規則生成補貨計劃。生成的補貨計劃,需要經過相關人員確認調整后,才能生成正式的要貨單。

1.3.2.3 實現自動補貨的要求 供應鏈協同服務平臺從兩個方面的管理實現自動補貨,①院內物流管理:a.一次性提供醫院HIS系統中上線前需要統計的商品的消耗;b.上線時的醫院HIS系統中各部門的庫存;c.如涉及庫存上下限管理,提供品種的上下線;d.后續無需提供商品的消耗和庫存,因為采用院內物流管理,消耗和庫存由系統來提供。②非院內物流管理,a.提供每天醫院的靜態庫存;b.提供每天醫院商品的消耗總數。

2 供應鏈給醫院帶來的變化

2.1 改變醫院內網與互聯網物理隔絕的局面 供應鏈服務平臺的引入實現了連接互聯網的電腦與醫院內網通過網絡連接的愿望,發票接口軟件在接收發票信息的同時,通過初次校對紙質發票信息即可直接導入醫院管理系統。從發票信息接收到入庫完畢過程,從過去的幾小時縮短到現在的幾十分鐘,提高工作的效率,減少藥師的工作強度。

2.2 提升藥庫藥品管理能力、降低藥庫管理成本 平臺初步實現醫院藥品采購計劃的科學計算、生成以及自動生成醫院補貨計劃;在保證藥品供應前提下,合理地降低藥品庫存成本,加快藥品采購資金的周轉;提高藥庫空間利用率,藥庫存儲能力提高,主要體現在藥庫倉位使用率的提高,較好解決藥庫的庫存壓力;條碼掃描取代手工紙張識別和人工輸入發票的工作方式,極大提高工作效率,減少人為環節造成的差錯,使全院藥品供應保障能力進一步增強。同時條碼識別技術將人工盤點轉為自動化盤點,使藥庫在庫的藥品信息更加的準確。

2.3 促進藥師發揮本職作用 隨著我院藥庫藥品供應鏈協同服務平臺構建,人為環節步驟減少,使藥師從繁瑣的事務工作中解脫出來,極大降低藥師的工作強度,將藥師的工作重心轉移到為臨床和患者服務上,有更多的機會發揮臨床藥師的作用。

3 展望

醫院藥品信息的管理是一個復雜的工程,通過該平臺的應用,藥庫藥品的管理水平明顯提升,藥品的入、出、存數據更加準確,帳物相符率進一步提高。當然,新的供應鏈模式也對醫院的信息化建設提出更高的要求,如果沒有完善的HIS系統,沒有藥品采購、請領、使用等單據的電子化,新的模式很難順利運行[4-5]。供應鏈協同服務平臺的投入使用,使藥師工作從單純的藥品供應保障逐步向藥學技術服務轉型,進而提升醫院的地區品牌效益和核心競爭力,值得在藥庫信息化管理中推廣。

[1] 隋忠國,曲海軍,張暉,等.條形碼管理系統在我院藥庫藥品管理中的應用[J].齊魯醫學雜志,2010,25(10):465-466.

[2] 聶鮚.網絡模式下醫院藥品供應鏈及其優化[J].中國數字醫學,2008,3(4):48-49.

[3] 洪鋼.淺析我國藥品現代物流的發展現狀、內涵和特點[J].中國藥事,2008,22(3):197-199,202.

[4] 王夏陽,陳功玉.技術變革對供應鏈管理的影響——以RFID技術應用為例[J].科技管理研究,2006,(1):76-81.

[5] 湯少梁.醫藥行業供應鏈的重構與傳統醫藥配送系統的優化[J].上海醫藥,2008,29(2):60-63.

DOI 10.3870/yydb.2014.10.042

R954

C

1004-0781(2014)10-1398-04

2013-10-03

2014-02-13

李惠瑩(1980-),女,海南?？谌?主管藥師,學士,方向:藥品信息化管理。電話:(0)13876018182,E-mail:13876018182@139.com。