住院藥房藥品分級盤點管理實踐

馮常強,謝群莉,潘巧紅

(浙江省臺州醫院藥劑科,臺州 317000)

住院藥房藥品分級盤點管理實踐

馮常強,謝群莉,潘巧紅

(浙江省臺州醫院藥劑科,臺州 317000)

目的 加強醫院藥品的內部控制,為醫院藥房藥品盤點方法提供參考。方法利用二次ABC分類法把藥房藥品分成三大類,按類別實行分級盤點。結果藥品分級盤點管理的實行,使得藥房藥品的帳物相符率提高10.76%,金額偏差率下降0.19%。結論藥品分級盤點模式提升了藥劑科藥品的管理質量,并促使醫院的藥品內部控制系統不斷完善。

住院藥房;ABC分類法;分級盤點;藥品管理

藥品盤點是藥劑科業務中的一項重要工作,盤點的方法也隨著藥劑科管理水平和信息技術的發展而不斷改變。目前國內各大綜合性醫院藥房的藥品盤點較多采用的是季度一次盤點或月末一次盤點,這種盤點方式的相符率普遍較差,究其原因,一是盤點周期偏長,二是由于藥品本身的特殊性加上醫院藥品多、流動頻繁,使得醫院對藥品的管理水平相對滯后。因此,筆者利用二次ABC分類法分析了我院藥品價格及用藥情況,并據此對原有的藥品盤點模式做出改進,即按藥品的貴重程度、銷售額度及管理要求進行分級盤點,從不同層面來加強藥品的管理,提升藥房整體質量。

1 資料與方法

1.1 資料 資料來源于我院住院藥房的計算機管理系統2012年1月至2013年6月的藥品銷售、藥品庫存數據及季度盤點數據。

1.2 方法 ABC分類法又稱帕累托分析法或重點管理法,它是一種從名目眾多、錯綜復雜的客觀事物或經濟現象中,通過分析,找出主次,分類排隊,并根據其不同情況分別加以管理的方法。二次ABC分類法是基于商品對銷售的貢獻度而對ABC分類法的一種改進,按第二次的分類結果,調整第一次ABC分類單品的服務水平,從而達到有效管理。通過二次ABC分類管理,備件可分為Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9個類別,具體組合見表1[1-3]。

提取我院藥品數據庫,剔除麻醉、精神藥品等有特殊管理要求的品種后,還有1 007種,再根據藥品單價和2012年第三季度的銷售金額,利用二次ABC分類法進行分類,把所有藥品分為9個類別,三大等級進行盤點管理。把較為貴重的或流通金額大的品種納為一級管理,一般的納為二級管理,價格便宜且流通金額少的納入三級管理。一級管理藥品盤點方法:專人每日盤點,每日登記藥品出入明細,若有差錯,須當日查明原因；二級管理藥品盤點方法:進行每周盤點,藥品包干到每位職工,盤點結果每周交由藥品管理員審核；三級管理藥品盤點方法:與所有藥品一起參加季度盤點即可。

表1 二次ABC分類法

2 結果

2.1 藥品盤點管理級別分類結果 在1 007種藥品中,根據各個藥品的單價和2012年第三季度銷售金額,從大到小排序,以平方根累計百分比的33.33%和66.67%為臨界點分出A、B、C和a、b、c各三類[3]得到A類藥品是84種,價格共占比71.97%；B類藥品250種,價格占比為19.8%；C類藥品673種,價格占比只有8.23%。同法以銷售額分類,得到a類藥品是63種,銷售額占比達62.49%；b類藥品143種,銷售額占比28.35%；c類藥品801種,銷售額只占9.16%。即符合帕累托提出“關鍵的少數和次要的多數”的規律。具體結果見表2,3。

將以上分類結果在Excel表上進行組合篩選即可得Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9個類別的藥品目錄及種數,以此為基礎結合藥房自身的管理能力,分出一級管理品種是123種(Aa15種,Ab41種,Ac28種,Ba39種),二級管理品種220種(Bb63種,Bc148種和Ca9種),三級管理品種664種(Cb39,Cc625種)。只要管理好一級的123種,就能掌控對盤點結果影響較大的這部分藥品金額,再把二級的220種藥品加強管理,＞90%的藥品金額都在監控之下,余下流通金額占比＜10%的藥品對盤點結果影響不大,可以放松管理,節約成本。

表2 藥品單價ABC分析統計情況

2.2 兩種盤點模式結果比較 我院2012年10月份前采用的盤點方式是季度盤點,從2012年第四季度起試行分級盤點,從數據庫提取2012年至2013年上半年度的盤點數據,分析前后各3個季度的盤點數據,得出試行分級盤點后,我院住院藥房的平均帳物相符率提高了10.76%,平均金額偏差率下降了0.19%。具體結果見表4。

3 討論

藥品盤點是藥劑科業務中的一項常規工作,要提高藥品盤點的賬物相符率,除了推行優良藥房工作規范,按照標準操作規程進行作業外,還要建立相對規范且先進的盤點模式。實踐證明,藥品的賬物相符率不是盤點出來的,而是管理出來的,這就需要通過盤點及時發現問題,改進工作,不斷提高調劑發藥的作業水平[4]。同時,通過盤點,還可以看到醫院藥品管理流程內部控制的好壞,包括授權批準控制,驗收與入庫控制,領用、發出與處置控制等三方面,以及可以看到醫院財務監督機制及醫院高層管理者的風險控制意識,藥品盤點已不是傳統意義上的賬物核對相符的一般會計核算,而是通過對藥品盤點的觀察、分析,上升至藥品經營業務流程的內部控制這一財務管理高度。藥品盤點結果的好壞不但能衡量藥劑科藥品管理水平的高低,還能及時檢驗藥品在流通環節中相關工作人員工作質量的好壞[5]。季度盤點往往只能發現問題,而不能預防問題,因為兩次盤點的時間跨度太大,且涉及偏差的因素太多,往往發現了問題也無從可查。新的分級盤點模式,增加了盤點的頻次,對于一些銷售量高的、流通頻繁的且相對貴重的藥品實行每日或每周盤點一次,這樣,發現問題能及時查證,還可及時發現藥品管理過程中的流程缺陷,有效控制藥品流失,通過不斷查證,逐步完善藥劑科的藥品管理體系。

表4 帳物相符率及金額偏差率比較

采用二次ABC分類法分級藥品考慮到了藥品的差異化及銷售的貢獻度、優先性、穩定性、變化性等因素,相比ABC分類法,分層更細,更加科學[1]。以分類的結果確定分級盤點品種,比較符合藥房實際工作能力,包括每日的123種藥品盤點,每周的250種藥品包干盤點,分工后,也均能在日常工作中抽出時間完成。再則,從盤點的結果看,實行分級盤點后雖然賬物相符率和金額偏差都有較大的好轉,但帳物相符率總體還是偏低,主要是因為住院藥房的拆零藥品較多,日常口服片劑損耗也較多,很難做到一片不差,仍有較大的改進空間。另外,實行藥品分級盤點模式,也使得每位員工都參與了日常藥品管理工作,這對于營造積極的科室文化,建立高度責任感的班組,都有很大的幫助。總之,藥品分級盤點模式的建立,不但提升了藥劑科對藥品的管理水平,還能及時找出醫院藥品管理相關流程上的缺陷,不斷發現問題,從而推動了醫院藥品管理內部控制系統的不斷完善。

[1] 何建崎.二次ABC分類法在連鎖超市配送中心商品管理中的應用[J].湖南農機,2011,38(9):118-119.

[2] 李志敏.兩級ABC分類法在煤礦物資供應管理中的應用[J].中州煤炭,2011,181(1):104-105.

[3] 余興群.用ABC分類法確定貴重藥品[J].數理醫藥學雜志,1997,10(1):95-96.

[4] 張鮮利,霍花,翟力.醫院藥品盤點中常見賬物不符的原因及對策[J].藥學實踐雜志,2011,29(3):237.

[5] 黃業姣.高校醫院藥品盤點數據分析及討論[J].中國醫院藥學雜志,2010,30(1):76.

DOI 10.3870/yydb.2014.09.045

R954

C

1004-0781(2014)09-1259-03

2013-08-01

2013-11-06

馮常強(1980-),男,浙江臺州人,主管藥師,學士,研究方向:醫院藥學。電話:(0)13586153691,E-mail: fcqiang001@126.com。