淺析城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作

路慶玲

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案是指在辦理城鄉(xiāng)居民參保業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況，是國家檔案資源的重要組成部分。如何做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作，已成為城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的意義

1、事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革進(jìn)程。雖然我們河北省城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度已經(jīng)提前并軌，但隨著全國統(tǒng)一并軌制度的推行，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度又增添了新的內(nèi)容和新的要求。我們城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對60歲以上老人的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理，我們整個居民社會養(yǎng)老保險部門的工作就會陷入困境，就會影響到下一步城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革的進(jìn)程。

2、事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休享受社會養(yǎng)老保險待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費(fèi)、劃撥個人帳戶、計(jì)算利息等。當(dāng)新老農(nóng)保制度進(jìn)行銜接及居民與職工養(yǎng)老保險進(jìn)行流動時，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)，這些詳細(xì)資料的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

3、事關(guān)經(jīng)辦部門的工作質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的特點(diǎn)

1.涉及面廣。從數(shù)量上看，作為世界人口大國，我國有2/3的人口分布在農(nóng)村，加上城鎮(zhèn)居民，我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險涉及的對象群體之龐大，是其它保險所無法比擬的。從內(nèi)容上看，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案涉及符合參保條件居民的參保登記、保險費(fèi)收繳、基金劃撥、個人賬戶管理、待遇支付、基金管理、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)等諸多工作環(huán)節(jié)。而由此產(chǎn)生的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案資料必定是構(gòu)成復(fù)雜，數(shù)量巨大，涉及到方方面面的群體，涉及到方方面面的內(nèi)容。

2、變動性大。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的服務(wù)對象為農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)居民，他們一般沒有固定的單位，工作變動較大，戶籍流動性強(qiáng)（特別是女性群體因結(jié)婚遷移戶口）。特別是近幾年大批農(nóng)村勞動力向城市轉(zhuǎn)移，很多農(nóng)民進(jìn)城務(wù)工，常年離家在外，且工作單位又經(jīng)常處于變化之中。城鄉(xiāng)居民的這種工作及戶籍的流動性使其養(yǎng)老保險的建立和繳納問題也始終處于變化之中，因此居民養(yǎng)老保險檔案從建立到利用也就經(jīng)常處在變動之中。

3、政策性強(qiáng)。我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的基本原則是：保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)，自愿參保，自由選擇參保檔次和繳費(fèi)水平。與之對應(yīng)的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案必須適應(yīng)、尊重不同參保群體的多樣性、差異性和流動性。其參保人基本信息、參保時限、繳費(fèi)水平、待遇水平、待遇發(fā)放等內(nèi)容，與每個參保人的切身利益息息有關(guān)，與黨的惠民政策落實(shí)密不可分。

三、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理意識薄弱。個別基層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作沒有給予足夠重視，認(rèn)為檔案管理不能給單位帶來效益，對居民保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，在各地普遍存在。有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存，防火、防盜、防潮等安全防范措施缺失，存在比較嚴(yán)重的安全隱患。同時部分經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員也存在概念不清，認(rèn)識不高的問題，認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，沒有時間去整理那些數(shù)量巨大、工作環(huán)節(jié)繁瑣的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案。

2、檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低。基層城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理人員有相當(dāng)一部分是兼職，即使專職的檔案管理人員，大多數(shù)也是從其它專業(yè)改行的。他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方式落后，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。

3、缺乏專業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案由于剛剛起步，且因管理的對象不同與其它社會保險檔案，所以管理上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成各地管理辦法不統(tǒng)一，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要?dú)w檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序，亟需建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

4、手段落后，管理水平偏低。近年來，隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的全面啟動和業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。大部分城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。

四、加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的建議

1、廣泛宣傳，強(qiáng)化管理意識。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的社會保障意識，加大對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織經(jīng)辦工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

2、健全制度，規(guī)范管理程序。依據(jù)《檔案法》和新出臺的《社會保險法》等法規(guī)政策，制定城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計(jì)帳簿等，要及時立卷歸檔。

3、加大投入，提升管理水平。各級特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備，裝備檔案室。要盡力做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以便計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)。同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由上級城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的快速查詢統(tǒng)計(jì)。

（作者單位：海興縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心）endprint