淺談新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理提升途徑

藺森

地名工作是個(gè)系統(tǒng)工程，地名檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是最大的資料庫(kù)和信息中心。地名檔案是在實(shí)際工作中形成的、具有保存價(jià)值的，按照一定的制度和方式歸納、集中、保管起來(lái)的各種和地名有關(guān)的信息資料，它真實(shí)地記錄了地名工作的整個(gè)過(guò)程。改革開(kāi)放以來(lái)，地名檔案管理無(wú)論在設(shè)施上、設(shè)備上、人員上都發(fā)生巨大的變化，現(xiàn)代化高科技的管理和多媒體網(wǎng)絡(luò)化的使用是大勢(shì)所趨，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)高速發(fā)展的必然結(jié)果。地名檔案管理是高素質(zhì)人才和先進(jìn)的設(shè)備、手段完美結(jié)合的具體體現(xiàn)，它在相當(dāng)程度上提高了地名檔案的管理效率、使用價(jià)值、運(yùn)行速率，滿足了社會(huì)政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化發(fā)展對(duì)于地名檔案信息的需求。

一、地名檔案工作的一般特性

1.固有的專門(mén)性

地名檔案因?qū)傩缘奶厥猓皇怯沙Ｒ?jiàn)式公文、信函、文本等格式材料構(gòu)成，資料來(lái)源大部分出自地名普查、歷史積累、實(shí)際更新的結(jié)果。其存在形式多是文字、圖片和照片，形成地名的記錄鏈條，最大特點(diǎn)是內(nèi)容單一，只此一家，絕無(wú)旁類。所以，在專門(mén)性之中，地名檔案的專業(yè)性非常明顯，特點(diǎn)非常鮮明。同時(shí)，專門(mén)性的另一特點(diǎn)就是專指性，根據(jù)地名的歷史變遷和環(huán)境演變?yōu)閭€(gè)體地名建檔，是獨(dú)立的、延續(xù)的，不可割裂和混淆，只能是這一個(gè)，而不是其他。

2.獨(dú)特的區(qū)域歷史性

地名材料的獲取離不開(kāi)歷史形成的區(qū)域，材料的搜集、整理、追溯也只能在地名所指的、特定的空間里進(jìn)行，這就是地名的區(qū)域性。隨著時(shí)間的推移，地名也會(huì)因社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步、客觀環(huán)境的變化不斷地發(fā)生變動(dòng)，有時(shí)新地名代替老地名的現(xiàn)象會(huì)頻繁出現(xiàn)。所以，地名檔案的內(nèi)容就要隨著其變動(dòng)而更新。這樣，既可以保持地名歷史的過(guò)去存在時(shí)，又可以客觀地反映現(xiàn)實(shí)存在的現(xiàn)狀，這就形成了地名檔案其歷史連續(xù)性的特征。

3.廣泛的社會(huì)性

地名檔案之所以重要，因?yàn)樗蟹从沉松鐣?huì)存在的方位和語(yǔ)言，這就是社會(huì)性的屬性。地名本身具有相當(dāng)豐富的信息量，記錄了最原始的社會(huì)風(fēng)貌和后來(lái)的變遷，如果沒(méi)有地名檔案的系統(tǒng)管理，社會(huì)便會(huì)產(chǎn)生方位和稱謂的混亂，給社會(huì)生活帶來(lái)困擾。由此看來(lái)，其廣泛的社會(huì)性可見(jiàn)一斑。

二、地名檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑

1.地名檔案的收集和建檔要與程序建設(shè)為前提，緊密結(jié)合地名調(diào)查工作

這就要求工作人員在收集過(guò)程中，要隨地名的變化最大限度地?cái)U(kuò)展地名所屬的外延范圍以及實(shí)物種類，注意原始物品和史料的搜集，注重細(xì)節(jié)，避免因小失大。同時(shí)，盡量保持所有文件和資料的詳實(shí)和豐富，避免在某一時(shí)期出現(xiàn)斷裂，連續(xù)不斷地充實(shí)和豐富館藏文件和信息資料。

在歸檔工作中，要注意原始資料的積累、鑒別和管理。一是盡可能多的收集與地名相關(guān)的素材，量的積累會(huì)加厚選擇基礎(chǔ)，避免遺漏和錯(cuò)誤；二是鑒別，在所有材料中，只有通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鲨b別才能分出重要的、客觀的、有聯(lián)系的幾類，予以確定，根據(jù)需要進(jìn)行取舍，確定保管期限，保證館藏資料的完整和質(zhì)量；三是管理，這是地名工作的重要環(huán)節(jié)，也是最終成效的檢驗(yàn)。要嚴(yán)格按照地名檔案歸檔制度執(zhí)行和操作，既要做到齊全、完整、豐富，又要全而不濫，多而不雜；四是對(duì)珍貴的、具有相當(dāng)價(jià)值的、帶有文物性質(zhì)文字、圖片、照片、實(shí)物要重點(diǎn)保護(hù)和使用。

地名檔案的整理也是不可或缺的方面，在鑒定工作完成后，要按照相關(guān)的原則和制度對(duì)檔案進(jìn)行整理，達(dá)到分類合理、編目清晰、排列規(guī)范、使用便捷的目的，起到為社會(huì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的作用。

2.以完善硬件為重點(diǎn)，促進(jìn)管理技術(shù)條件的現(xiàn)代化

檔案管理日新月異，傳統(tǒng)的地名檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，必須不斷推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，才能跟上飛速發(fā)展的形勢(shì)。檔案室設(shè)備在不斷地更新?lián)Q代，密集架、防磁柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀等屢見(jiàn)不鮮，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全覆蓋緊鑼密鼓漸成趨勢(shì)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾怼ｋ娮佑?jì)算機(jī)技術(shù)已把地名檔案的登記、檢索、使用自動(dòng)化了，而利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)地名檔案信息的傳遞和交流，使地名這一資源的開(kāi)發(fā)利用走上了快車道，從時(shí)間上贏得了效率，從空間上縮短了距離。現(xiàn)代化光學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，使地名檔案脫離原始的形態(tài)實(shí)現(xiàn)微縮化，釋放了部分的人力資源，節(jié)省了大量的存放空間。

3.以隊(duì)伍建設(shè)為保障，促進(jìn)地名檔案工作者素質(zhì)現(xiàn)代化

現(xiàn)代化設(shè)備的大量運(yùn)用在一定程度上降低了管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)，檔案信息量的不斷增加和存放方式的改變也對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高了。檔案現(xiàn)代化管理需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，說(shuō)到底還是看管理團(tuán)隊(duì)的科學(xué)技術(shù)水平，主要還是人的問(wèn)題。

其一、檔案工作者要具備先進(jìn)的管理理念，掌握現(xiàn)代化管理手段，熟練地完成檔案信息的編制和整理，使之更適合網(wǎng)絡(luò)的傳輸和使用，更好地為政府和社會(huì)服務(wù)。

其二、檔案工作者在保證檔案資料完整無(wú)缺，保管規(guī)范，使用順暢的前提下，要掌握地名工作的全過(guò)程。在編制和研究的過(guò)程中，從收集的源頭著手，用睿智的眼光去發(fā)現(xiàn)有潛在價(jià)值的資料，通過(guò)分析、研討、加工來(lái)挖掘檔案的深層次信息，開(kāi)發(fā)和提升檔案的利用價(jià)值，滿足越來(lái)越多地對(duì)于地名資源的需求，為社會(huì)各界服務(wù)。

其三、新形勢(shì)下，對(duì)于檔案工作者要求是多方面、全方位的，不但具有傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、良好的服務(wù)技能和熟練的操作技術(shù)，而且還需較好的文化修養(yǎng)、文字書(shū)寫(xiě)等專業(yè)知識(shí)。同時(shí)對(duì)于其綜合分析能力、概括組織信息能力也有相當(dāng)?shù)囊蟆n案工作者還要熟悉民政領(lǐng)域的法律文件和民政專業(yè)知識(shí)，才能保證工作的順利進(jìn)行。所以，檔案工作者不僅僅是保管員，而是文理兼?zhèn)涞娜拧?/p>

（作者單位：河北省地名區(qū)劃?rùn)n案資料館）endprint