淺談項目的整體管理

范佳　閻石

【摘要】本文以我參與的某校的教務管理系統為實例，探討了信息系統項目的整體管理在項目實施過程中的重要性，分別論述了制訂項目章程和初步的項目范圍說明書、項目計劃編制、項目計劃實施，以及綜合變更控制和項目收尾等項目整體管理過程，并總結了整體管理在整個項目生命周期內所起的積極作用和實施經驗。

【關鍵詞】教務管理系統 整體管理 項目管理

【中圖分類號】G473 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）08-0046-01

一、引言

隨著教學規模的擴大、教學模式的轉變，使得學校教務管理任務越來越重，不僅增大了工作量，更加增大了工作難度。這些根本性變化的同時也對學校的教務管理提出了更高的要求，為了適應這些新變化，提高教務管理的工作效率，建立一套完整統一、技術先進、高效穩定、安全可靠的教學管理系統成為當務之急。

在該項目中，本人以技術人員的身份參與了項目的管理工作，主要包括項目的整體規劃、組織實施和管理控制等。整個工作按制定項目章程、編制初步的項目范圍說明書、項目計劃制定、項目計劃執行、整體變更控制和項目收尾管理的流程進行。同時在項目中做好實時的進度監控，根據項目實際進度績效及時采取有效的預防或糾正措施，促進項目的健康發展。

二、教務管理系統的整體管理

教務管理系統采用B/S體系結構，主要包括系統管理、教師管理、學生管理、選課管理、排課管理、考務管理、成績管理、報表統計等模塊。主機主要有一臺數據庫服務器（Sun Fire 6800）和一臺應用服務器（Sun v880），主機操作系統主要采用強大的UNIX操作系統，應用服務器則從方便考慮采用Windows 2003操作系統，數據庫則選擇業內領先的企業版Oracle 10g，應用中間件平臺使用BEA的WebLogic10，應用服務運行在J2EE平臺。

項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關重要的前提和基礎。通過項目整體管理，可以確保項目所有的組成要素在適當的時間有機地結合在一起，以順利、成功地完成項目。具體來說，項目的整體管理主要包括以下幾個方面：

1.制訂項目章程和初步的項目范圍說明書

項目章程是正式批準一個項目的文檔，是項目啟動階段首先要做的工作。每個項目在開始前首先應該制訂好項目章程，并在此基礎上編寫項目的初步范圍說明書。項目范圍說明書是以項目章程、工作說明書、事業環境因素及組織過程資產為依據對項目的邊界、交付的相關產品和服務、驗收標準進行確定，并邀請相關的技術專家對其進行評審。在評審通過之后，就可以把初步的項目范圍說明書進行存檔，并著手開始制定項目計劃。

2.項目計劃編制

正像人們常說的有原則不慌，有計劃不亂。項目計劃是項目管理中的重要一環，沒有計劃就沒有整體的方向。在制訂項目計劃的過程中，我們是以項目初步范圍說明書、項目管理各過程、事業環境因素、組織過程資產為依據，以專家判斷為工具來制訂項目計劃的。項目計劃的內容包括：范圍管理計劃、進度計劃、成本管理計劃、人力資源計劃、質量計劃、溝通計劃、采購計劃和風險管理等計劃。

譬如，項目都是具有風險的，風險一旦發生，會對項目產生一定的影響。因此我們在制訂風險管理計劃時格外謹慎。計劃是根據項目章程，公司的風險管理政策，利害干系人對風險的容忍度，以及風險管理計劃模板等為依據，組織公司領導、項目組成員、甲方代表參加的風險管理會議來制定的。在該計劃中，可以確定項目的基本風險管理任務，如每周召開一次風險評估會議，制定了幾套備選行動方案等。

3.項目計劃的實施

項目計劃的實施過程是項目組完成整個項目計劃任務的過程。項目的各項任務需要在這一過程完成，各種目標需要在這一過程中實現，各項專項計劃要在這一過程中落實，大量的資源都將在這一過程中被消耗和占用，項目的產出物也將在這一過程中形成。這一過程中我們著重注意協調各種相關資源，完成項目或階段的各項活動，并使這些活動與項目管理計劃保持一致。在實施過程中，任何環節的問題都可能導致項目的失敗。作為項目管理者，此階段的主要工作是按預先制訂的項目計劃，領導項目團隊開展各項工作，管理和協調各利益相關者的關系，成功地將項目計劃投入實施。做好計劃的實施管理，是保證項目能夠按時、按預算交付合格產品的關鍵。為此在項目實施過程中要對項目進行定期跟蹤，及時掌握項目進展的情況，看項目的成本、規模等是否有偏差，如果發生偏差則進行原因分析并采取合理的糾正措施。為了保證項目實施的順利開展，定時向用戶及高層經理提交項目的狀態報告，讓其對每周完成的工作情況、輸出的工作產品、到當前為止項目進度與計劃基線的偏差、對偏差采取的糾正措施等有個全面的了解。同時，每周定期和用戶方的項目負責人對項目進展中的問題進行交流，了解用戶方對項目的意見和建議。通過以上措施，有力地保證了項目的順利進行。

4.綜合變更控制

綜合變更控制是項目經理及其項目團隊的一項非常重要的工作，它是指在項目生命周期內對項目變更進行識別、評價和管理。在我們項目團隊中，只有一名成員做過教務管理系統，其它成員均未接觸過此類業務。該學校中部分主管領導對信息化技術并不十分了解，導致經常有需求的變更。如何管理好變更，做好變更的控制，是使項目能順利實施的關鍵。針對項目組成員以及用戶的特點，在前期需求設計階段，項目組的需求人員和設計人員與用戶需進行反復溝通與確認，保證項目組對需求理解的正確性及一致性。對于用戶的需求意見進行引導，提出他們真正需要解決的問題。

為規范項目變更管理，由監理牽頭，各方參與制定了《項目變更管理辦法》。該辦法明確了變更控制流程和變更文檔模板，并成立變更控制委員會，主要由用戶代表、軟件質量控制人員、配置控制人員、我方銷售人員等5個人構成，必要時邀請專家顧問參與。項目組依據該辦法先進行需求調研及分析，確認與用戶理解一致后，提出變更后的實施方案，隨變更請求，提交變更控制委員會進行批準。批準通過后，變更方可實施，實施后要及時驗證，并更新相應的項目計劃、糾正措施和經驗性教訓記錄。

三、結束語

從該項目啟動到竣工驗收，經歷了一年多的時間，總結整個項目的實施，本人認為得益于在項目初期階段就建立了項目管理過程體系，引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當的時間充分地、有機地結合在一起，極大地提高了項目的實施效率。

參考文獻：

[1]左美云.信息系統項目管理[M].清華大學出版社，2008.

[3]戚安邦.項目管理學[M].南開大學出版社，2003.

作者簡介：

范佳（1980-），女，湖南長沙人，信息系統項目管理師、講師，研究生，主要研究方向為項目管理、軟件設計、網頁設計。

閻石，男，研究生，碩士，助理工程師，研究方向：計算機應用。