論計(jì)算機(jī)軟件在檔案管理中的應(yīng)用

王憲

[摘 要]計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用將一改傳統(tǒng)管理的種種弊端，延長(zhǎng)了檔案管理的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，使檔案信息資源能盡快地，最大限度地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)；檔案工作；檔案管理

[中圖分類號(hào)]G269 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）07 — 封三 — 01

伴隨著計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，人們?nèi)找娓械接?jì)算機(jī)的重要性，各項(xiàng)工作的開(kāi)展也大部分依賴計(jì)算機(jī)的操作，各項(xiàng)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和包裝也大大依賴于計(jì)算機(jī)，人們感覺(jué)著計(jì)算機(jī)帶來(lái)的便捷性。而檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)較大，且工作繁重的工作，每個(gè)單位、每個(gè)部門(mén)、每個(gè)企業(yè)都要有檔案，如何管理好這些檔案，讓這些檔案發(fā)揮出作用，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用在檔案管理上起著至關(guān)重要的作用，在一些單位和部門(mén)正在應(yīng)用，但沒(méi)有在所有的單位上進(jìn)行推廣和使用，一些單位和部門(mén)仍然習(xí)慣于手工管理，隨著檔案存放時(shí)間的增長(zhǎng)，單位人員的變動(dòng)，使檔案管理變得混亂。

一、管理軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)可以采取B/S結(jié)構(gòu)

采取面向客戶的設(shè)計(jì)，建立在廣域網(wǎng)之上，客戶的界面要求操作簡(jiǎn)單、方便，統(tǒng)一客戶端，將系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的核心部分集中到服務(wù)器上。為什么考慮這樣的結(jié)構(gòu)？就是為使檔案管理統(tǒng)一化，每個(gè)單位、部門(mén)不是根據(jù)各自己的想法來(lái)規(guī)范，而是采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一模式，統(tǒng)一的軟件進(jìn)行錄入和整理，這樣有上級(jí)對(duì)下級(jí)檔案的統(tǒng)一管理，也便于本部門(mén)、單位統(tǒng)一管理，單從B/S 構(gòu)件組成上看，方便構(gòu)件個(gè)別的更換，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的無(wú)縫升級(jí)，系統(tǒng)維護(hù)開(kāi)銷減到最小，用戶從網(wǎng)上自己下載安裝就可以實(shí)現(xiàn)升級(jí)。

二、全部以電子檔案的形式進(jìn)行錄入保存

采取多種媒體錄入，文檔、照片、音像格式錄入，盡可能地將實(shí)際情況進(jìn)行記錄。電子檔案管理必須設(shè)定專人，由懂計(jì)算機(jī)操作，明晰檔案管理要求的人員，配齊相關(guān)的電子設(shè)備，確定好錄入程序。按照檔案管理要求，先期整理好材料，在保證完整，齊全的要求下，對(duì)檔案進(jìn)行整理歸類。按照歸檔時(shí)限及時(shí)歸檔，嚴(yán)格分類標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格分類要求，及時(shí)完成歸檔任務(wù)，及時(shí)錄入系統(tǒng)，進(jìn)入大庫(kù)。要準(zhǔn)確上傳文件，電子檔案要及時(shí)上傳，紙質(zhì)檔案要掃描后上傳，多媒體檔案要直接上傳。

三、 要實(shí)現(xiàn)便捷的查詢界面設(shè)計(jì)

方便快捷的查詢界，便于檔案管理人員進(jìn)行管理。可以公開(kāi)的檔案，在查詢?nèi)顺鍪疽?guī)定要求的合法證件后，具體管理人員要快速查詢出相關(guān)的檔案信息。這就要求查詢系統(tǒng)方便、快捷，如可以用姓名進(jìn)行查詢，可以用身份號(hào)進(jìn)行查詢，可以用檔案編號(hào)進(jìn)行查詢；要設(shè)計(jì)更加廣義范圍的查詢，始設(shè)定單位進(jìn)行查詢，設(shè)定時(shí)間段時(shí)行查詢等；要更加注重智能模糊查詢，要更加注重離散運(yùn)算，精心研究好算法，無(wú)論采用低級(jí)或高級(jí)語(yǔ)言，都要設(shè)定好編譯器，用WINDOW最大化的兼容。

四、 要按實(shí)物檔案要求統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)。

根據(jù)實(shí)際要求和管理的方便，軟件設(shè)計(jì)要與實(shí)物檔案的生成、裝訂、保存過(guò)程保持相一致。微機(jī)室盡量與檔案室相連，這樣可以在在計(jì)算機(jī)上查詢后，直接找到實(shí)物檔案；也可以找到實(shí)物檔案后，直接查詢出相關(guān)信息；要按實(shí)物檔案的要求，進(jìn)行設(shè)計(jì)，如檔案的年份、檔案號(hào)、排序……等等都有嚴(yán)格的要求，使軟件的設(shè)計(jì)符合檔案實(shí)物的要求；軟件設(shè)計(jì)起點(diǎn)要高，標(biāo)準(zhǔn)要高，按國(guó)家示范級(jí)（特一級(jí)）的要求，按照相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)軟件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

五、要保證計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的安全。

當(dāng)前大多數(shù)計(jì)算機(jī)采取的是WINDOWXP和WIN7系統(tǒng)，這兩種系統(tǒng)對(duì)軟件均采取了最大的兼容，允許絕大多數(shù)的應(yīng)用軟件安裝和使用，同時(shí)計(jì)算機(jī)廣泛地接入互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，這些都會(huì)帶來(lái)一些潛在的計(jì)算機(jī)安全問(wèn)題。這就要求，一是檔案室計(jì)算機(jī)要專人專用，系統(tǒng)要保持“干凈”，不能什么軟件都安裝，必須設(shè)定安全進(jìn)入運(yùn)行密碼。二是計(jì)算機(jī)使用要由專人負(fù)責(zé)，配備計(jì)算機(jī)水平較高的操作人員，進(jìn)行維護(hù)，進(jìn)行錄入。三是安裝防計(jì)算機(jī)病毒和殺計(jì)算機(jī)病毒系統(tǒng)，定期快速和全盤(pán)掃描計(jì)算機(jī)，保證系統(tǒng)的“無(wú)毒”。四是定期清理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的垃圾，增加其運(yùn)行速度，保證軟件系統(tǒng)不被其它程序更改和注冊(cè)。

六、要及時(shí)更新檔案業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)。

隨著檔案管理日益精細(xì)化，日益嚴(yán)格化，軟件系統(tǒng)也隨之不斷升級(jí)和更新，所以要及時(shí)對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行更新，在升級(jí)之前，要先做好備份，有條件的地方，要有專門(mén)的數(shù)據(jù)備份計(jì)算機(jī)，在保證數(shù)據(jù)安全萬(wàn)無(wú)一失的情況下，可以自行依照流程要求，逐步進(jìn)行操作升級(jí)，也可以請(qǐng)檔案部門(mén)專業(yè)人員進(jìn)行操作。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕