影響檔案信息化建設的因素及解決對策

王利

[摘 要]提高我國縣級疾病預防控制中心基本公共衛生服務的質量和效果必須推進科學規范管理。加強檔案管理是推進縣級疾病預防控制中心科學規范管理的重要內容。檔案信息化建設是新形勢下縣級疾病預防控制中心檔案所面臨的重要課題。本文分析了影響縣級疾病預防控制中心檔案信息化建設的若干因素，并提出加強縣級疾病預防控制中心檔案信息化管理的對策建議。

[關鍵詞]檔案管理；檔案信息化；影響因素；解決對策

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）07 — 0189 — 02

我國縣級疾病預防控制機構以服務基層為宗旨，堅持預防為主、防治結合，在指導基層醫療衛生機構切實發揮基本醫療和公共衛生服務中起著不可替代的作用。縣級疾病預防控制機構要提高基本公共衛生服務的質量和效果，必須健全機制、規范管理、認真履行自身的職責。加強檔案管理是縣級疾病預防控制機構推進科學規范管理的重要內容。21世紀伴隨著信息技術的發展，信息化已成為當代世界經濟不可逆轉的大趨勢。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案信息化建設是新形勢下縣級疾病預防控制機構檔案管理工作面臨的重要課題。

一、影響縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設的因素

（一）認識因素

檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。疾病預防控制機構是公共衛生的信息、監測、預警及應急處理的主角，是領導決策的參謀。縣級疾病預防控制機構的檔案管理工作在深化醫藥衛生體制改革，推進管理精細化和為領導提供決策依據的過程中，具有舉足輕重的作用。加強縣級疾病預防控制機構的檔案管理工作，能夠有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在基本醫療和公共衛生服務中的作用。

由于對縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設認識不到位，縣級疾病預防控制機構各項工作中，機構的領導者往往更注重機構工作人員的素質和技術培訓，而輕視對機構檔案工作者知識面的拓寬和檔案知識的更新，由于沒有將縣級疾病預防控制機構檔案信息化管理工作擺上應有的位置，從而影響了檔案信息化管理工作的質量，使檔案信息化建設進程滯后。

（二）經費不足

縣級疾病預防控制機構是我國疾病預防控制體系的基礎，承擔著基層疾病預防控制工作的重任，對保障人民的健康水平，減少各種疾病起著積極的作用。盡管縣級疾病預防控制機構其建設受到了政府的重視，但是由于地方財力等制約，縣級疾病預防控制機構籌資渠道存在一定程度的扭曲，影響了其功能的發揮。縣級財政財力不足，缺少投向縣級疾病預防控制機構的財力，更多依靠上級轉移支付才能增加投入。縣級疾病預防控制機構普遍存在經費嚴重不足，疾病一番控制機構僅能維持人員經費。經費不足，也導致縣級疾病預防控制機構僅能維持人員經費，對檔案室基礎建設投入不足。有些縣級疾病預防控制機構沒有獨立檔案室，有些即使有也是面積狹小。有些縣級疾病預防控制機構檔案裝具不夠，歸檔文件散亂堆積，不利于文件保護。有些縣級疾病預防控制機構制作電子文檔設備配備不夠。一份數字檔案要求分為檔案目錄、原文信息和編研信息等，一份數字檔案的流程下來需要檔案軟件、計算機、掃描儀、錄像機、u盤等儲存介質等。目前大多數縣級疾病預防控制機構檔案室配備設施落后，基本儀器老舊落伍或者殘缺不全，還有一些檔案室至今沒有使用檔案管理軟件，完全處于紙質和手工操作整理檔案階段，導致檔案室與檔案主管部門、衛生醫療機構上級部門和檔案管理部門之間信息不通暢。

（三）人員因素

縣級疾病預防控制機構由于編制、經費、社會重視程度等原因，專業人員整體素質偏低。檔案管理人員更缺乏專業性。目前縣級疾病預防控制機構的檔案室工作人員專職較少，多為兼職人員，由于工作繁多，他們不可能也沒有更多的精力去學習檔案信息化知識，所以在檔案元數據著錄時，只錄入基本數據，例如主題詞、文種、頁數等缺項或存在著檔案數據不準確、數據失真、檔案目錄不標準、不規范，掃描不正確，與檔案軟件鏈接不上等問題，嚴重影響了數據庫的查全率和查準率，也使數據系統的使用率和可信率大打折扣，由于電子文檔的制作過程需要經過收集、分類、保存、著錄、統計、加工、鑒定、處理等若干個環節，一旦新舊技術兼容困難，則容易出現數字化信息保存失真、丟失、無法識別等情況。從而制約了縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設整體水平的提高

疾病預防控制機構設備陳舊與不足。由于種種原因，已經存在50多年的衛生防疫站或新成立的疾病預防控制機構，特別是省級以下的疾病預防控制機構，目前仍然是設備破舊不堪，已處于半癱瘓狀態，工作難以正常開展。反觀成立只有幾年或十幾年的質檢、藥監、環保等部門，無論是技術設備還是人才建設發展都是十分快速的，已成為強有力的工作機構。就是同一系統、同一級別的醫院大多數都已與時俱進，不論是工作條件還是實力水平都不是疾病預防控制機構所能比擬的。

二、加強縣級疾病預防控制機構檔案管理信息化建設的對策

目前我國已基本形成了以國家、省、地市、縣四級疾病預防控制機構為主體，農村鄉（鎮）衛生院、村衛生室、各級各類醫療衛生機構和城市社區衛生服務組織共同構建的疾病預防控制工作體系。伴隨我國各級疾控機構對危害人民健康的重大疾病的預防控制能力、監測能力和應對爆發疫情、中毒以及生物生化恐怖等突發公共事件的能力不斷提升，對縣級疾病預防控制機構檔案管理提出更新更高的要求，加強檔案信息化建設成為縣級疾病預防控制機構必須重視并迫切需要解決的問題。

（一）提高認識納入日程

檔案是對歷史資料的真實記載，是對人類文明的見證，不論是對個人與單位還是對國家和社會都有著至關重要的作用。縣級疾病預防控制機構的領導要提高認識，充分認識檔案信息化管理建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案工作服務水平的必由之路。檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。檔案信息化建設是檔案管理的一項基礎性工作。

將縣級疾病預防控制機構檔案管理信息化工作納入工作日程，制定檔案管理信息化的工作制度，落實每一個工作細節，確定檔案管理信息化工作人員，并給予其定期培訓和學習時間，對檔案信息進行規范化、一體化管理，使縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設工作長久穩定地開展下去尤為重要。

（二）加大經費投入力度

縣級疾病預防控制機構的日常業務分為基本公共衛生服務和其他衛生服務。2001年4月13日衛生部組織制定的《關于疾病預防控制體制改革的指導意見》明確規定：疾病預防控制機構是政府舉辦的實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位。疾病預防控制工作首先是政府的一項工作，疾病預防控制機構是直接代表政府承擔這項工作的專業性部門，疾病預防控制工作應是非盈利的福利性事業。政府有關方面領導要摒棄長期以來形成的“重醫輕防”的觀念，要充分認識縣級疾病預防控制機構在基本醫療和公共衛生體系中所發揮的重要作用，確保基本的公共衛生服務，對基本之外的根據自身的財政能力予以支持。

指導基層（鄉鎮衛生院、村衛生室、社區衛生服務機構）落實有關基本公共衛生服務是縣級疾病預防控制機構疾病預防控制工作的重中之重。縣級疾病預防控制機構需要政府投入，還要積極爭取上級轉移支付來增加機構的投入。縣級疾病預防控制機構的領導要轉變觀念，要把檔案工作看做縣級疾病預防控制機構整體工作的重要組成部分，一方面通過積極爭取上級轉移支付來增加對縣級疾病預防控制機構的經費投入；另一方面，要破除“等”、“靠”、“要”的觀念，通過挖掘機構自身的潛能，減少不必要的支出等措施來適當增加對檔案的經費投入，配置檔案信息工作需要的相關軟硬件設備，特別是檔案軟件、數碼相機、掃描儀、u盤、刻錄機等設備，以保證縣級疾病預防控制機構的檔案信息化管理工作正常順利開展。穩步推進檔案室藏檔案的數字化，全面提高檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足基本醫療和公共衛生對檔案利用需求。

（三）做好檔案信息安全

維護檔案的真實性，保持檔案的原貌是檔案管理工作必須遵循的原則。做好檔案管理工作，更要遵循維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。檔案信息數據庫，主要由文件數據庫、檔案數據庫、主題詞數據庫、代碼數據庫等及其他數據庫組成，這些檔案信息數據庫，要定期在硬磁盤上備份。同時脫機備份保存數據庫信息，保證計算機系統發生災難性故障時檔案數據庫信息的恢復。

（四）提高管理人員素質

疾病預防控制工作需要很強的專業知識，縣級疾病預防控制機構的檔案管理人員也應具備一定的相關專業知識，否則，即使在檔案管理有充足的資金和設備投入，也難以發揮應有的作用。隨著信息化的到來，檔案管理已不僅僅是要保管好檔案，還要開發檔案資源，為民服務。這就要求檔案管理者要熟練掌握計算機軟件操作和辦公室設備的熟練應用技術，還要具備電子文檔的獲取、鑒定、評估、加工、提煉、查找、利用等信息的技能技巧，并獨立熟練完成。

縣級疾病預防控制機構的檔案管理人員，必須努力提高自身綜合素質，適應縣級疾病預防控制機構檔案事業發展的要求，積極地考慮影響縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設的因素，加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進縣級疾病預防控制機構檔案信息化建設持續、快速、健康地發展。保證疾病預防控制機構工作的長期穩定發展。

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