論知識經濟時代的企業檔案管理

沈巧玲

摘 要：當前社會處于知識經濟時代，傳統的檔案管理方式已跟不上企業發展的步伐，需要及時改革創新。本文針對企業檔案管理存在的問題，提出了建議，并借鑒知識管理的具體規則，討論了知識經濟時代的企業檔案管理新方式。

關鍵詞：知識經濟；知識管理；檔案管理

前言：這是知識經濟的時代，企業也必須與時俱進，借鑒知識管理的有效方式。企業的檔案部門在新的形勢下，應該積極改革，淘汰過去低效的管理方式，建立與知識經濟時代相吻合的企業檔案管理體系，不斷創新，創造更多效益。

1.知識經濟特征

（1）知識與企業的生產力和生產關系息息相關；（2）知識分布全球化與多樣化。隨著計算機與網絡技術的發展，知識信息已經遍布各個角落，并且有多種載體，包括：文字、圖像、語音、圖形等等；（3）知識傳播網絡化。現在網絡平臺大量涌現，并在企業呈普及化趨勢，知識和人們生活密不可分；（4）知識產權化。企業的核心知識必須要進行產權化，以此增強企業的競爭力及創造力；（5）知識管理成為目前企業管理追求的新方式。這是知識經濟的時代，知識管理是研究和探索別人所忽略但有效的知識，知識管理過程是掌握這些知識。

2. 企業檔案管理的問題

2.1 傳統企業的檔案管理特點

傳統企業檔案管理的主要任務就是將資料收集并保存完整。其管理對象通常包括：人物、事件、過程、文件、書報、物品等等，管理手段是紙質或實質。過去受技術水平的約束，管理工作關鍵在于收集、管理、編目、保存、借閱。總之，傳統的檔案管理發揮的作用是記載歷史，方便以后需求時可以查閱歷史根據。傳統的企業檔案管理有很多缺陷和不足，比如：工作量大，耗時長。規模越大的企業，這個缺陷更明顯。保存檔案占據的空間相對偏大。

2.2 信息時代企業檔案管理存在的問題

（1）檔案整理需人較多且耗時較長。大部分檔案基本不能有效地進行實時應用，而且有些管理人員缺乏專業素質，導致檔案管理不能高效化、現代化、規范化。

（2）檔案的分類方法不再適用目前情況。很多企業的檔案管理還沿用過去的分類方法，或者只是在原基礎上附加部分管理規則，這是換湯不換藥的做法，大大降低了信息管理的效率。

（3）檔案資料的屬性和類別區分不清。比如較難區分的有：信息類、知識類、數據類等等。舉例說明，管理人員新收集了冶煉工藝方法，這原本屬于知識，但可以隨實踐變化，可以在實踐中優化、改善、創新、修正，最后獲取最佳工藝。

（4）網絡化對企業檔案管理受益不大。這是網絡化的信息時代，全球都可以自由通訊，檔案管理不再是封閉性的事情。管理人員必須要高效、快速地處理檔案，才能滿足競爭激烈的客戶要求，才能適應社會發展。

3.企業檔案管理與知識資源管理

3.1 知識資源管理成為企業管理重點

企業的知識通常是概括為兩種：顯性與隱性。顯性知識包括：被記錄且保存下來，可以看、可以讀、可以聽的知識；隱性知識包括：儲存在人的大腦中、言語行為中、數據中，但沒有被記錄或保存的知識。知識資源，狹義上講，是顯性知識。知識資源管理的本質可以說成是管理所謂的顯性知識。目前企業管理的核心是知識管理，而知識資源管理是知識管理的關鍵。知識資源很多牽涉到企業或單位的經營成果，象征著企業的知識資產基礎。

3.2 知識資源管理參照知識管理

知識管理的規律，通俗地說就是能夠促進知識運動的規律。企業知識管理包括如下特點：（1）企業不同職位的員工是產生者；（2）知識是要求共享的；（3）知識要經過專職人員確定，并加以規范；（4）知識要切實應用到企業中去，有實踐價值；（5）知識要不斷創新，開拓新的領域。

3.3 檔案知識管理須發展為知識資源管理

（1）企業檔案知識管理是有必要的，而且上升到知識資源管理層面是可行的。檔案知識經過進一步約束或規范后，成為加工處理過的知識資源，因此必須要按照知識資源的管理規則，將其有效應用到企業中去，并不斷做出改革和突破。

（2）企業檔案管理上升到知識資源管理在實踐中也是迫切需要的。通過上升到知識資源管理后，檔案知識就不僅僅是信息那么簡單，可以不遵從信息管理的規律，這樣能夠有效避免信息時代檔案管理的一些缺陷和不足。通過企業所有人員的參與，可以使知識資源進行優化創造，拒絕了傳統意義上的收集或記錄只是檔案管理人員份內的事情。通過加大對實際工作的支持力度，可以根據實際情況將知識資源進行分類應用，避免了傳統的檔案分類不明確、混亂的問題，同時也消除了檔案知識不能得到實時利用的局面。檔案知識管理要真正落實到依據知識管理的方法操作，不再重蹈覆轍，犯信息類檔案的錯誤。最終得出結論，檔案知識管理終究會發展成為知識資源管理。

總結：

我們已經逐步跨入知識經濟時代，知識是指導企業長遠發展的關鍵因素，是增強企業核心競爭力的首要條件。企業要摒棄過去的舊的不適應社會發展的檔案管理方式，在競爭激烈的新形勢下努力把握市場機遇，規避投資風險，實時了解行業動向，有效地積累和運用自身的知識資產，做出最佳的企業發展決策，這將會使企業立于不敗之地。

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