基于技術規范的大型體育賽事競賽組織管理系統的構建

韓思音， 陶 倩， 耿鎖奎

（上海體育學院經濟管理學院，上海200438）

基于技術規范的大型體育賽事競賽組織管理系統的構建

韓思音， 陶 倩， 耿鎖奎

（上海體育學院經濟管理學院，上海200438）

運用系統工程、流程化管理、ISO 9001質量管理體系國際標準和軟件工程的理論與方法，描述競賽組織技術規范的流程化表述方式和基于技術規范的大型體育賽事競賽組織管理體系文件結構框架。在此基礎上構建基于技術規范的大型體育賽事競賽組織管理信息系統的邏輯模型，包括業務流程模型、數據流模型和知識管理模型。將技術規范的內容固化為系統的知識庫，應用知識管理技術對技術規范進行圖形化管理，實現大型體育賽事競賽組織管理活動的優化、系統化和規范化。

大型體育賽事；競賽組織；技術規范；管理信息系統；系統建模

Author's addressSchool of Econom ics and Management，Shanghai University of Sport，Shanghai200438，China

大型體育賽事是指規模龐大、影響巨大的賽事，在本文中具體指國家級以上的綜合性運動會，例如全運會、亞運會、奧運會等。大型體育賽事是一項復雜的社會活動，包括體育比賽的籌備、組織、實施、門票促銷、運動員包裝、新聞宣傳、信息系統、行政接待等方面的活動。在這些活動中，競賽組織是核心，其他方面都是對競賽組織工作的支撐保證［1-2］。

我國已成功舉辦了諸多大型體育賽事，積累了豐富的賽事舉辦經驗；但是目前每次承辦國家級綜合性運動會的城市不同，各城市參與競賽組織工作需要從頭學習，在實踐中積累經驗。另外，每個運動會的競賽規程不盡相同，因此競賽組織管理無法做到標準化、規范化和最優化，競賽組織工作中存在職責分工不嚴密、配合不默契、信息不能充分和及時共享、工作效率低、差錯多、成本高等現象［3-4］。國際奧運會編制的《國際奧委會技術手冊》（IOC Technical Manuals）對下一屆奧組委的工作內容、技術標準及規定時間內的各項籌辦工作提出明確要求和標準，國家體育總局也發布了若干體育賽事籌辦的指南和各種體育賽事相關的管理制度和規范等；但是這些制度、規范等未被整合為一個完整、系統、規范化的競賽組織管理體系。

基于此，本文運用系統工程學、ISO 9001質量管理體系和流程化管理的理論與方法，在已建立的“基于技術規范的競賽組織管理體系”基礎上，研究“基于技術規范的競賽組織管理系統”的模型并開發完成了相關軟件。

1 基本概念

1.1 技術規范 廣義的技術規范對應于廣義的技術，它包括關于人類利用、改造自然的一切手段和方法的規范。狹義的技術規范對應于工程技術、生產技術和醫療技術等專門性技術，是專門性調整人類這些專業技術行為的指示系統［5］。本文所指的“競賽組織技術規范”融入了質量管理體系的思想，是對如何完成競賽組織各種任務的系統化、標準化、流程化的表述。其內容涵蓋競賽組織的全部工作，采用流程化的表現形式。

1.2 ISO 9001標準 ISO 9001是國際標準化組織頒布的、全世界最權威、最通用的質量管理體系的國際標準。ISO 9001標準提倡在建立、實施質量管理體系以及改進其有效性時采用過程方法。通過使用資源和實施管理，將輸入轉化為輸出的一項或一組活動視為一個“過程”。諸過程組成系統的應用，這些過程的識別和相互作用，以及對這些過程的管理稱之為“過程方法”。

1.3 流程化管理 流程化管理是以流程為主線的管理方法，是一種以規范化的構造“端到端”的卓越業務流程為中心，以持續提高組織業務績效為目的的系統化方法。流程管理強調規范化、持續性和系統化［6］。

2 基于流程化技術規范的競賽組織管理體系

2.1 競賽組織技術規范的流程化表述形式 流程化的技術規范，不是從“操作內容”的視角，而是從“操作步驟”和“數據流”的視角描述競賽組織技術規范［7］。即：X=｛｛x1｝，｛x2｝｝。其中：X=技術規范，｛x1｝=操作步驟集，｛x2｝=數據流集。

從另一個角度看，流程化的競賽組織技術規范用集合的樹狀層次結構表示（圖1）。

圖1 樹狀層次結構Figure 1. Structure of Tree Hierarchy

圖1中：Y=流程，｛a1，a2，…an｝、｛b1，b2，…bn｝、｛c1，c2，…cn｝=子流程，a1、a2、an、b1、b2、bn、c1、c2、cn=流程單元。

每個子流程對應一個技術規范，技術規范文檔的結構包括以下元素：目的、范圍、術語、職責、啟動準則、輸入物、過程描述（流程單元、多個步驟）、完成準則、輸出物、質量標準。用集合表示方式，即：Z=｛d1，d2，d3，d4，d5，d6，d7，d8，d9，d10｝。其中：Z=技術規范，d1=目的，d2=范圍，d3=術語，d4=職責，d5=啟動準則，d6=輸入物，d7=過程描述，d8=完成準則，d9=輸出物，d10=質量標準。這些為技術規范的元素。

基于技術規范的、流程化的競賽組織管理體系模型就可以表述為：A∈X，A∈Y，A∈Z。其中：A=競賽組織管理體系，X、Y、Z如上所述。

2.2 基于流程化技術規范的競賽組織管理體系文件

根據國家體育總局的相關規定、制度和指南，按照上述技術規范的形式，編寫出全新的基于流程化技術規范的競賽組織管理體系文件集。該體系文件集由4個子集組成，即：A=｛｛a｝，｛b｝，｛c｝，｛d｝｝。其中：｛a｝=｛a1，a2，a3｝為體系文件清單集，包括技術規范清單a1、輸出物清單a2、參考文件清單a3。｛b｝=｛b1，b2，……bn｝為技術規范集，包括全部技術規范文檔bi（i=1，2，…，n），例如運動員報名技術規范、技術官員管理技術規范等。｛c｝=｛c1，c2，……，cm｝為輸出物模版集，包括文件（例如競賽規程）和記錄（例如運動員報名表）。｛d｝=｛d1，d2，……do｝為參考文件集，包括技術規范引用和參考的全部原始文件，例如國家體育總局的制度、規定、指南、全運會競賽規程等。

3 基于技術規范的競賽組織管理軟件系統建模

基于技術規范的競賽組織管理體系文件建立之后，我們設計和開發一個管理信息系統（計算機軟件），以便在體育賽事的競賽組織工作中，通過該軟件實施競賽組織的技術規范。由于該軟件是依據競賽組織技術規范進行設計和開發的，而技術規范已對競賽組織管理的各環節進行了全面梳理和優化，因而可以保證大型體育賽事組織工作的優化、系統性和規范性，提高競賽組織管理工作的效率，減少差錯，降低成本。根據軟件工程學理論，系統的構建包括系統分析、系統設計、系統實現等階段。系統分析是軟件開發的第1個階段，也是最重要的階段。

3.1 系統分析 系統分析的任務就是借助當前系統的邏輯模型（對現行系統進行業務分析后獲得），導出目標系統的邏輯模型（經過系統分析后獲得）。信息系統的邏輯模型是信息系統內部結構的邏輯描述。信息系統為達到其目標的要求，需要從內部對輸入、輸出和處理過程進行結構化的組織，邏輯模型是這種內部結構關系的圖形反映［8］。

本系統的邏輯模型由以下部分組成：系統功能模型、工作流模型、數據流模型和技術規范知識管理模型。其中系統功能模型描述了系統的全部功能框架，工作流模型描述了技術規范的全部流程單元的內容及其相互關系，數據流模型描述的是技術規范的各種輸入文檔和輸出文檔之間的關系，而技術規范知識管理模型用拓撲圖描述了技術規范各流程單元之間的關系。

3.2 系統的功能模型 軟件系統的開發依據是系統需求，包括功能需求、性能需求、環境需求、可靠性需求、信息安全需求等，本文只討論功能需求。系統的功能模型如圖2所示。

本系統功能的表達方式比較特殊，對各模塊的說明如下。

1）技術規范模塊：這是本系統的核心功能，是從“做什么”的角度進行描述，即對技術規范中三級樹狀結構的任務進行管理，是用軟件實現技術規范的全部內容。其核心功能是任務管理，分解為任務分配、任務審核、進度跟蹤、延期報警等子模塊。要求能夠對技術規范中各過程單元的角色和職責、步驟、輸入物、輸出物等進行跟蹤和控制，用IT技術保證技術規范的完全實現，避免了人為的隨意性。技術規范的全部內容都預置到系統的數據庫中，即在系統中建立技術規范的知識庫。

圖2 系統功能模型Figure 2. Structure of System Function

2）操作方式模塊：這是從“如何做”的角度進行描述，即提供不同任務的具體操作方法。操作方式模塊包括公文流轉、會議管理、物品管理、車輛管理、接待管理、志愿者管理、試運行管理、賽后總結、文件管理和系統管理等子模塊。操作方式模塊和技術規范模塊在邏輯上是有關聯的，例如技術規范中規定了要開各種會議，技術規范模塊中的任務管理子模塊對召開某個會議進行規定，以及是否召開會議進行跟蹤；但開會的具體操作方法應在本模塊的“會議管理”子模塊中描述，例如如何申請會議、如何預訂會議室、如何提交會議紀要等。

3）知識管理模塊：該模塊是本系統的特色之一，應用知識管理的理論和方法，將技術規范的內容轉化成知識模型，并進行圖形化管理。可以通過圖形方式，從流程單元、輸出物和角色職責3個維度，對技術規范進行增加、刪除、修改和查詢等各種操作。技術規范需要修改和完善，本模塊為技術規范的內容進行維護提供了工具。

除此之外，系統要具有較高的智能程度，即具有各種自動跟蹤、判別、提醒和報警功能。

3.3 業務流模型 基于技術規范的競賽組織管理體系流程由若干個子流程組成，即競賽部機構組建子流程、競賽規程編寫子流程、賽事報名子流程、技術官員管理子流程、場館及設施管理子流程、競賽成績處理子流程、頒獎子流程等。每個子流程由角色、輸入物、流程單元（包括若干步驟）和輸出物等元素組成，表示一個或多個角色根據若干輸入物，經過若干流程單元的步驟，產生若干輸出物［9］（圖3）。

圖3 業務流模型Figure 3. Model of Business Flow

用公式表示這樣的業務流，則有：Ik*Rk*Pk= Ok，k=1，2，…（表示子流程的個數）。其中Ik=（i1，i2，…im）為輸入物，Rk=（r1，r2，…ra）為角色集，Pk=（p1，p2，…pb）為流程單元集，Ok=（o1，o2，…on）為輸出物集。

下面對任務管理模塊的業務流模型進行具體描述。根據項目管理的術語，我們將流程、子流程和流程單元，對應為一級任務、二級任務和三級任務。三級任務集合是樹狀結構，三級角色集合也是樹狀結構，任務集合和角色集合的映射關系如圖4所示。

圖4 任務樹和角色樹的映射關系Figure 4. Relationship between Task Tree and Role Tree

一級任務（競賽組織流程）由競賽部長承擔，二級任務由競賽部下屬的處長承擔，三級任務由每個處的工作人員承擔。

任務流的運行過程是一個閉環，即部長將一級任務分解成若干的二級任務后分配給不同的處長，每個處長將自己的二級任務分解成若干三級任務分配給自己的屬下，這樣就完成了每一級的任務分配。最低層的工作人員完成自己的任務后，將任務提交給他的上級（處長）審核；同理，處長將自己完成的任務提交給部長審核，這樣就完成了任務從分配到審核的一個閉環控制。任務流運行過程如圖5所示。任務的分配和審核的具體運行狀態如圖6所示。

圖5 任務流運行模型Figure 5. Model of Task Flow

圖6 任務流運行狀態模型Figure 6. Model of Running Status of Task Flow

對圖6的說明如下：1）部長完成了“分配任務”的操作后，該任務就出現在處長的“待辦任務”中；2）處長完成該任務后，點擊“送審”操作，該任務就出現在部長的“待審任務”中，同時也出現在處長的“已送審任務”中；3）部長審核后，如果審核通過，則該任務出現在部長的“通過”中，同時也出現在處長的“已審（通過）”和“已審核任務”中；4）如果審核未通過，則該任務出現在部長的“未通過”中，同時也出現在處長的“已審（未通過）”和“重辦任務”中，處長將該任務返工，完成后再次送審，直至審核通過。

3.4 數據流模型 本系統各子流程的輸出物有幾十個，例如競賽規程總則、項目競賽規則、運動員報名表、技術官員名單、抽簽方案、各競賽項目試運轉實施報告、競賽總秩序冊、總日程表、總成績冊、破紀錄成績公告、競賽部工作總結等。本系統的數據流指競賽組織過程產生的各種輸出物、輸出物之間的繼承關系、輸出物的編寫人/批準人等，數據流模型如圖7所示。其中2個小人頭分別代表該輸出物的編寫人與審批人。

對圖7的說明如下：輸出物i經過某個操作（流程單元Pk）后，產生了輸出物i+1，同理可以產生輸出物i+2，這是單輸入單輸出的串聯關系。還有從一個輸出物經過不同流程單元產生了多個輸出物（圖7中輸出物i產生了輸出物i+1和輸出物i+3），也可能出現多個輸出物作為來源，產生一個輸出物的情況（圖7中從輸出物i+1和輸出物i+3共同產生了輸出物i+ 2）。圖7的數據流模型包括輸出物衍生的3種類型。數據流的集合模型表示為：D=｛d1，d2，d3，d4，d5，d6｝。其中d1=編號，d2=輸出物名稱，d3=上游文檔，d4=下游文檔，d5=編寫人，d6=批準人。

圖7 數據流模型Figure 7. Model of Data Flow

3.5 技術規范的知識管理模型 知識是信息接收者通過對信息的提煉和推理而獲得的正確結論，是人通過信息對自然界、人類社會及思維方式與運動規律的認識與掌握。知識管理就是利用信息技術對企業的知識進行發現、存儲、共享、應用以及創造，同時變革組織結構，提供開放和諧的組織環境，以提高企業核心競爭力的過程。基于技術規范的競賽組織管理體系也可被看作是一種知識。本文所指的基于技術規范的競賽組織管理體系的知識管理模型，是指采用拓撲圖對競賽組織的技術規范進行表述和修改，這種表述是多層視圖和多視角的。

第1層視圖是組成競賽組織流程的所有子流程的拓撲圖（圖8）。第2層視圖是每個子流程的組成流程單元的拓撲圖，包括流程單元的關聯關系、輸出物之間的關聯關系（圖9）。

圖8 第1層視圖示意Figure 8. View Chart of the First Layer

圖9 第2層視圖示意Figure 9. View Chart of the Second Layer

圖9中從m點到n點之間的拓撲圖表示子流程1的流程單元、輸出物、角色的關聯關系。其中：1-1、1-2……為流程單元編號，A、B代表該流程單元的執行者，箭頭為流程走向和數據流向，a、b等為數據流。

4 結束語

本文在“基于技術規范的大型體育賽事競賽組織管理體系”的基礎上，設計管理信息系統，在系統分析中形成了系統的功能模型、業務流程模型、數據流模型和知識管理模型，完成了系統的開發并在第12屆全運會上得到驗證。在本系統中建立了競賽組織技術規范的知識庫，保證了賽事組織工作的先進性和一致性，可以為技術規范的圖形化管理提供流程優化的工具。運用本系統可以進一步提高大型體育賽事的科學管理水平，實現辦賽目標，積累辦賽經驗，促進大型體育賽事的可持續發展，也可以為今后研制大型體育賽事籌辦管理體系打下基礎。

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M odeling for M anagement Inform ation System of Competition Organizing Based on TechnicalSpecifications in M ajor Sport Events

∥HANG Siyin，TAO Qian，GENG Suokui

The study used the theories and methods of systems engineering，process management，ISO 9001 quality management standard and software engineering to describe the structure of technical specifications of competition organizing in major sport events.On this basis the logic system model was constructed for the management information system of competition organizing of major sport events，including business flow model，dada flow model and know ledgemanagementmodel.In addition，technical specifications were formed to be know ledge database and maintained in graphic ways，thus an optimized，systematic and regulated competition organizingmanagement ofmajor sport eventswas achieved.

major sport events；organizing of competitions；technical regulations；management information system；system modeling

G80-05

A

1000 -5498（2014）02 -0033 -05

2013 -08 -28；

2013 -10 -27

上海市科學技術委員會基金資助項目（11290502900）

韓思音（1959 -），男，山西太原人，上海體育學院副教授；Tel：（021）51253278，E-mail：hansiyin@sus. edu.cn