不待揚鞭自奮蹄——記常州市武進區奔牛實驗小學檔案管理員楊潤人

解放英

（常州市武進區奔牛實驗小學，江蘇常州，213100）

中小學的檔案管理員大多是兼職，當你到檔案室查找材料，檔案員說“沒有”的時候，似乎感覺是稀疏平常的事。而常州市武進區奔牛實驗小學的檔案管理員楊潤人，卻是一位從來不肯說“沒”、堅持說“有”的人。

楊老師不光負責本校的檔案工作，還是區教育局所劃西片近20所學校的檔案工作聯絡員。50 多歲的他，學習鉆研的勁頭比年輕人還足。奔牛實小是全區最早實現檔案電子管理的學校，在片內第一個爭創江蘇省一級檔案室。楊潤人管理檔案的事跡，作為武進區唯一的學校單位代表，在常州市展出；其自編的《檔案管理實務》手冊在全區推廣；他的學校檔案管理工作經驗，先后5次在江蘇省、常州市檔案學術會上交流。楊潤人的事跡，在武進區檔案局首場“檔案工作道德講堂”上宣講。在常州市檔案圈內，大家都知道他——一位自加壓力、自討苦吃，不待揚鞭自奮蹄的人。

苦干

2002年，身患癌癥仍堅持工作的原檔案員突然中風，臥床不起，而且喪失語言功能。正當校領導一籌莫展時，時任校長辦公室主任的楊潤人，毅然接受了兼管學校檔案工作的任務。

奔牛實驗小學是個有著2500多名師生的百年老校，規模大，聲譽高，幾乎每天都有人要查閱利用檔案，也每天都有新的檔案材料形成，這對原來從未接觸過檔案工作的楊潤人來說，好比一團霧水。起初，最頭疼的就是查找檔案，來人報上要查閱的檔案，老楊只能看著庫房幾十節檔案柜發呆，無從著手，心里甭提有多難過！

“把檔案目錄全部輸入電腦，我就不相信找不到檔案！”一向喜歡電腦辦公的老楊這樣想著?？墒?0 多年2000 多卷的檔案目錄全部輸電腦，那工作量是可想而知的。他動員全體中層干部利用暑假幫忙。整整一個夏天，他帶著大家迎高溫，戰酷暑，午間實在累了就在辦公臺上小歇一會兒。案卷分到一個個辦公室，他穿梭于各個輸目錄的現場，只恨分身無術。就這樣，終于在暑假結束前，庫存檔案目錄全部都輸入了電腦。

打開奔牛實小檔案管理系統，文件目錄的總數達26000條，約100萬字。這“100 萬”的背后，凝聚著老楊多少心血和汗水??！因為分工輸入的檔案目錄需要整理、歸類、校對、編碼，然后才能導入檔案軟件，這中間需要新的電腦技術、需要掌握檔案管理軟件的功能及其處理方法，甚至需要揣摩電腦出現英文（老楊不懂英語）時的意思，一不小心，就會前功盡棄。有時候誤操作一個鍵，發生了錯誤，都不知道錯在哪里。為此，楊老師不知請教過多少人，傷透過多少次腦筋，可他還是“白加黑”、“五加二”，默默地干著、干著……

功夫不負有心人，2006年底，楊潤人管理的檔案室以最高分獲得了江蘇省一級標準（省三星級），當他在武進區委、區政府召開的全區檔案工作會議上，從副區長手中接過金燦燦的星級牌子時，學校師生由衷地為楊潤人祝賀：學校的檔案工作因為你又躍上了一個新的臺階，你成功了！

巧干

爭創了江蘇省一級檔案室后，楊潤人不是躺在功勞簿上，而是以此為新的起點，更加努力了。2007年，老楊就在全區學校中首創了“平時輸入、期末上網、年末關檔”的新模式，改變了學校檔案隔年歸檔的傳統習慣，由一年歸檔提前到半年。這樣做的好處是，防止了檔案的散失，提高了檔案的真實性和利用率。這種新的歸檔模式，不僅受到學校領導、老師等利用者的夸獎，還受到省、市、區各級檔案專家的贊許。

楊老師打電腦勝過一般人，是檔案管理成就了他。檔案軟件中的“文書檔案”、“科技檔案、“特殊載體”、“全文顯示”等所有功能都被他開發利用了。只要檔案室有的材料，打開檔案軟件或網上查檔，不過幾秒鐘，就會跳出你要的目錄或全文，這功勞全來自于他反復的探索與創新。

說起創新，在老楊那里，新奇的檔案術語及其方法很多：“把好源頭”、“四方并存”，“小件合并”、“寧詳不簡”、“動態管理”、“間接查閱”等等。老楊提出，檔案室所保存的材料既要體現學校工作的“全覆蓋”，又要反映學校的特色，這就要把好材料的收集這個源頭關。他平時很注意規范形成檔案材料的宣傳和指導，在每學期末，他都編輯好《歸檔目錄及收集人名單》，一式兩份，一份發給收集人，當作上交材料清單，一份留在檔案室，以便校對和歸檔。他還利用學校網站的辦公平臺上繳檔案目錄，使檔案材料的收集更加便捷、省事。

能干

檔案的開發與利用，是收集和整理檔案的成果體現，是檔案價值的呈現。楊潤人這方面工作的典型事例舉不勝舉：

由于奔牛實驗小學在周邊地區享有盛譽，要迎接的各類學習參觀、大型評估驗收也比一般學校多得多。他建立了“迎查閱檔”的五步工作法。即：鉆研評估要點——統攬檔案目錄——確定檔案材料——補充另見材料——編寫檔案索引。這樣的迎查工作，就由以往的幾大堆材料濃縮成幾張紙的“檔案索引”，由以往的大會小會集中做材料改成網絡傳輸編索引，由以往的檢查人員流于形式看材料改成有重點地欣賞材料。在一次接受市里綜合督導評估時，擔任評估組組長的一位資深校長如是說：奔牛實小檔案室提供的索引非常詳盡，我們想查什么就點什么，方便、快捷、高效，從檔案工作這一點，就可看出奔牛實小的各項工作都是卓著的。

在每年的職稱申報期間，楊主任的檔案室，是大家去得最多的地方，也是使大家獲得希望的地方。公開教學、課題研究、評先評優等材料在他那里一拿就有。2010年，在常州市教育局首推網絡報送職稱材料的要求下，老楊的檔案室更是有了用武之地。申報職稱的老師只要提供檔號，老楊就可以向申報人傳輸檔案材料掃描件；遇上課題研究、考核評優等大家都需要的材料，老楊便利用QQ 群發共享文件。這樣的做法，大家稱它是“無紙化查檔，新綠色利用”。

為落實校領導提出的“檔案室要真正體現歷史性、服務性、發展性和教育性”的要求，早在7年前，老楊就建立了檔案管理專題網站，網站設的全宗指南、網上查檔、檔案編研、百年風采、經典檔案等十個欄目，其內容涵蓋了檔案信息的方方面面，是學校大事、檔案管理、檔案利用的展示窗口和交流平臺。

打開奔牛實小的檔案網，查檔利用的典型事例很多。有一篇《享受快捷方便的網上電子查檔》的文章這樣說道：由于我校地處奔牛鎮偏遠的農村，交通極不方便，正在我們煩惱時，楊主任打來電話告訴我們，不用一趟趟往實驗小學“跑”，可以利用網上查檔。于是我和同事立刻查到了所需材料并告知檔號于楊主任，楊主任在百忙之中把材料送到我們手里。在《嚴謹有序的檔案管理》文章中有這樣一段話：為找一個學生的獲獎檔案，我急匆匆地打了一個電話給楊主任要求查找，我看到他打開令人驚嘆的檔案資源庫，看著電腦屏幕上一行行跳躍的檢索信息，我自信滿滿，確信能找到。果然不出所料，楊主任在浩如煙海的檔案庫里檢索到了我需要的內容。

在500多平方米的校史館內，6個展廳及一個電子閱覽書，跨時60余年的700 多幅圖片資料、2000 多件實物，均來自老楊的檔案室。一流的校史館開展以來，已經接待省內外參觀100多次。來自中央電教館及廣東中山、江蘇無錫、南通、鎮江、常州等地區的領導來賓看了都贊嘆不已，說是至今看到的最好的校史館。

庫房儲存、電子檢索、專題網站、校史陳列，老楊開創了檔案信息全方位多功能利用與展示的新模式，大大提高了檔案的開發利用價值。

多年來，楊潤人在檔案的資源、利用、安全三個體系管理中不斷創新和實踐，檔案管理水平不斷提高。根據多年的檔案管理工作經驗，在有關專家領導的指導幫助下，他自編了《奔牛實驗小學檔案管理實務手冊》。手冊48 頁，分檔案工作基礎、檔案的收集、檔案的整理、檔案的利用、檔案的編研，共5章13節，全面闡述、收集、記載了奔牛實小的檔案管理規范。這本冊子多次在武進區學校檔案會議上作介紹，被多所學校借鑒和使用。

他還在百忙之中擠時間學習檔案的法規條例和前沿理論，善于積累檔案管理的點點滴滴，多篇論文參加省市級交流?！冻浞职l揮檔案在校園文化建設中的作用》《關于做好小學檔案工作的思考》《如何加強學校電子檔案的管理》刊登于江蘇省檔案學術論文集；在2010年召開的常州市檔案學術研討會上，他圍繞“規范檔案管理，高效服務師生”這個主題作了經驗介紹；2011年的10月27日，他再次登上全市檔案學術研討會會場，以常州市在全省首推網絡報送職稱材料為背景，作了題為“網絡報送材料引發檔案管理的幾點思考”的發言。常州市委辦公室副主任、市檔案局局長李傳奇稱奔牛實驗小學的檔案管理有獨到的實踐經驗，有實在的借鑒意義。

成績是干出來的，實力是拼出來的，榮譽是苦出來的。盤點奔牛實小的檔案室，從楊潤人接管以來，連續7 次被評為武進區的文書檔案工作先進集體。區教育局先后兩次在奔牛實小舉行學校檔案管理現場會。他本人也受到江蘇省檔案局、常州市委市政府、武進區政府、區委組織部、區人事局和教育局的表彰。

有老師在武進教育信息網撰文寫道：每次去問楊潤人老師借閱檔案，他總是熟練地先在電子檔案里找到你所需要的東西。我們年輕人看著他熟練地操作著那一套繁瑣的系統，心中感慨萬分，一個近60歲的老同志，電腦學得比我們都精通，不得不對他佩服得五體投地。是呀，他酷愛學習、熱愛檔案事業，“不待揚鞭自奮蹄”這句名言，正是對他最好的寫照。