三級醫院檔案管理現況調查與影響因素分析

蓋峻梅 王蘇軍* 狄新怡 何蘊寧

（1.江蘇省中醫院，江蘇南京，210029；2.江蘇省腫瘤醫院，江蘇南京，210009；3.江蘇省衛生廳，江蘇南京，210008）

檔案管理是單位管理系統中的重要環節，醫院檔案記錄了醫院各項重要工作和有意義的活動，見證了醫院的發展和壯大，是醫院的特殊資產。為了解江蘇省三級醫院檔案管理現狀，我們進行了一次現況調查，發現一些問題并進行分析和討論，為醫院加強檔案管理工作提供數據支持與理論依據。

一、對象與方法

1.對象

2014年4—6月，采用分層隨機抽樣辦法選取江蘇省87 家三級醫院進行調查。醫院入選標準：符合衛生部頒布的《醫院分級管理辦法》中三級醫院的標準，并經過認定及備案的醫院。

2.調查方法和內容

數據運用SAS9.4統計軟件，主要采用描述性分析、卡方檢驗、精確概率法，以α=0.05 作為檢驗標準，P<0.05 為組間差異有統計學意義。

調查內容主要包括組織和機構建設、經費和辦公用房等硬件條件、檔案保管規模、信息化程度、單位檔案級別、工作人員基本素養、檔案利用、檔案管理人員的工作態度和個人心理感受。

二、結果與分析

1.一般情況

在被調查醫院中蘇南有48家，占55.2%；蘇北25 家，占28.7%；蘇中14 家，占16.1%。其中西醫醫院有68家，占78.2%；中醫醫院19家，占21.8%；三級甲等醫院54 家，占62.1%；三級乙等醫院33 家，占37.9%；單位檔案未經過達標驗收的45家，占51.7%；達標的42家，占48.3%。

被調查人員中女性占絕對優勢，有89.7%；平均年齡為41.2 歲，平均工作年限19.5年；受教育程度較高，本科及以上人員占了68.9%；基本都受過檔案專業教育及培訓，中級以上職稱占70.1%，人員素質總體較高。

2.不同條件下的檔案級別分析

通過對87 家醫院檔案達標情況進行調查，根據檔案評審等級給出得分后，顯示出單位組織和機構建設情況、年均經費、辦公用房和設施、檔案保管規模、信息化程度、工作人員的積極主動性，這些因素的不同其檔案等級不同，其差異具有統計學意義(P<0.05)。不同的醫院級別、工作人員基本素養、工作人員的滿意度、對單位重視程度的個人感受，其檔案級別的差異無統計學意義（P>0.05)。

（1）不同組織和機構建設情況檔案級別有差異

我們從是否成立綜合檔案管理機構、是否建立檔案管理人員網絡、人員配備等6 個問題為單位組織和機構建設情況給出評分。經過統計分析，組織和機構建設情況得分越高，其檔案等級有增高的趨勢，差異有統計學意義(P<0.05)。結果見表1。

（2）不同的檔案經費檔案級別有差異

研究者把不同單位劃撥的年均檔案經費分為5 組，發現檔案經費不同檔案級別也不同，差異具有統計學意義(P<0.05)。見表2。在經費投入大于10000 元組，沒有星級的單位有38.9%，原因為有些單位加大投入是為了迎接檔案驗收評審。

（3）不同的硬件設施檔案級別有差異

研究者根據6 個問題選項，把單位的辦公用房、設備和設施情況等硬件條件分為3 組，每組得分不同，檔案級別也不同，差異具有統計學意義(P<0.05)。見表3。

（4）不同的檔案保管規模，檔案級別有差異

我們由單位檔案保管規模和保管種類給出評分，根據得分分為4 組。得分越高，檔案級別也呈增高趨勢，差異具有統計學意義(P<0.05)。見表4。

（5）不同的檔案信息化程度，檔案級別有差異

我們從網絡建設、檢索手段等6個方面對單位的信息化建設予以測評。發現隨著分數的增加，檔案級別呈增高的趨勢，差異具有統計學意義(P<0.05)。見表5。

（6）檔案工作人員積極主動性不同，檔案級別有差異

研究者根據4 個問題選項，把檔案工作人員積極主動性分為3個層次。發現工作人員越是積極主動的，檔案級別也越高，差異具有統計學意義(P<0.05)。見表6。說明個體積極性越高，工作帶給他的情感體驗越愉悅，工作成就也相對較高。

三、討論

從總體情況來看，三級醫院檔案管理工作一般。檔案達標情況不容樂觀，經過達標驗收有星級的42家，占48.3%，未經過達標驗收的45家，占51.7%，已經超過半數。

單位重視與否仍是檔案管理工作的關鍵。本次調查結果認為單位的組織機構建設、硬件設施、經費投入、信息化建設情況都是檔案等級的影響因素，而這些從不同方面反映了單位的重視程度。此次調查有23 家醫院沒有綜合檔案管理機構、34家醫院沒有管理人員網絡，分別占26.4%和39.0%。檔案管理的一個重要原則就是集中統一，缺乏健全的檔案管理機構和兼職檔案員管理網絡，檔案管理成為無本之木、無源之水，檔案的日常收集、整理、保管工作都無法正常開展，更談不上整合醫院檔案信息，完成深層次的研發利用。在調查中得知，某醫院因為不夠重視，造成新建病房樓材料遺失，后續的管道維修、局部改造甚至沒有圖紙參考，損失很大。

檔案人員配置也存在問題。近年來醫院發展迅猛，規模不斷擴大，調查中看到，超過800張床位的超大型醫院占56.3%，但隨著醫院各項業務量的增加，許多單位檔案工作人員并沒有增加，甚至因為精編等人事制度改革的原因，人員反而減少。調查中有24 家單位無專職檔案員，32家醫院只有1人，這兩種情況占了71.8%，和三級醫院的要求和規模顯然不相稱。工作人員往往身兼數職，疲于應付，難以達到檔案管理的各項指標和要求，有17 名檔案工作者反映檔案范圍外任務過多，無暇顧及檔案工作。醫院管理方應根據醫院規模和業務量配備相應的檔案管理人員，使他們在完成日常歸檔工作的同時，有時間和精力去完成深層次的信息資料開發和利用，真正地體現出檔案的核心價值。我們看到在檔案四星級以上單位中專職檔案員都在2人以上，如鼓樓醫院、江陰人民醫院，他們的編研材料每年都在10 種以上，檔案價值得以充分開發，利用效果良好。

表1 不同組織和機構建設情況的檔案級別分析

表2 不同檔案經費的檔案級別分析

經費保障方面，總體來說檔案經費能滿足日常工作需要，但經費充裕，年均一萬元以上的僅占20.7%。經費投入年均小于500 元的，78%來自于蘇北地區和民營醫院。除去經濟不發達的因素，有些大型城市、大型醫院檔案經費相當少，不能不說還是重視度不足。民營醫院也是如此，能達到三級醫院建設標準，資金方面應該沒有困難，3家醫院卻不設檔案室、沒有經費投入，如果說病歷檔案還能得到質量和保管上的保障，其它大量的文書文件、科研成果、基建資料、設備材料勢必難以得到有效的收集保管和利用。

硬件設施方面，在調查中報告辦公用房和檔案庫房沒有或擁擠的分別是29 家、40 家，各占33.3%和46.0%。在訪談中，多家醫院反映檔案庫房擁擠，有的醫院甚至將檔案堆放在地上，一定程度上反映出檔案工作被忽視，地位邊緣化。檔案設施情況尚好，調查中只有8家沒有電腦，空調、濕度調節、消防等設施配備基本良好。信息化建設情況也相對較好，有檔案管理軟件的占79.3%；大部分實現電腦檢索文件，完全手工的只占20.7%。41.4%的單位已經完成或部分完成檔案數字化建設，實現單位內網查詢目錄或全文的有11家，占12.6%，如武進人民醫院、江陰人民醫院、南京市立醫院等可以實現在線查詢檔案全文，反映出部分單位的檔案信息化工作到位，意識到檔案信息化、現代化的重要性，同時也更方便快捷地為醫院提供檔案信息服務。病歷檔案信息化在醫院中普遍受到重視，本次研究未做調查，但三級公立醫院普遍實現了病歷檔案電子化。

表3 不同硬件設施的檔案級別分析

表4 不同保管規模的檔案級別分析

表5 不同信息化程度的檔案級別分析

綜上所述，江蘇省三級醫院對檔案管理工作比較重視，但程度有待提高，檔案意識仍需要加強。檔案管理是醫院管理中的重要一環，上級主管部門應該適當考慮把檔案管理列入到相關驗收工作的標準中，如等級醫院考評、年終的單位綜合目標責任制考核等。單位內部應把檔案工作納入目標責任制考核中，明確部門領導和相關工作人員職責，使檔案管理工作有長短期目標、有年度計劃和總結、有考核和獎懲，使檔案工作和醫院經營工作同步發展。與此同時，要想使領導重視，檔案工作者自己也應做出相應努力。

人是生產力中最重要的要素，此次研究認為檔案工作者的積極主動性也是檔案級別的重要影響因素。檔案管理現代化要求檔案管理從封閉型逐步轉向開放和服務型，對人員素質提出了更高要求。調查結果顯示，三級醫院檔案工作人員的組成有自身的特點，除了女性占絕大多數外，平均年齡為41.2歲，平均工作年限19.5年，容易造成人員知識結構老化、信息技術的使用落后和安于工作現狀的局面。檔案工作需要持續穩定，更需要創新和發展，應該引入更多的年輕血液，充實檔案管理隊伍，形成合理的、充滿生命力的人才梯隊。被調查人員受教育程度較高，68.9%受到過本科及以上級別的教育，中級及以上職稱占70.1%，但是受檔案專業教育者較少，只有19.5%，而且大多數還是屬于在職培訓。從調查情況看，許多單位還停留在文件整理、保存的初級階段，信息開發利用能力、計算機等現代化應用技術水平一般。開展檔案編研工作的有43 家，占49.4%，開展了檔案數字化工作的有35 家，占40.2%。這就需要檔案工作者在提高學歷教育的同時，也要加強專業素質教育，有計劃地參加業務培訓、加強同行交流和自我業務鉆研。

作為部門領導，要注重調動檔案工作者的工作積極性，重視檔案人才培養，滿足他們自我進步的需求。在單位開展宣傳教育工作，提高醫院全體人員檔案意識，讓檔案管理人員能夠得到各部門的充分支持，工作起來得心應手。檔案工作者更要調整心態，克服因檔案工作單調和枯燥而造成的不良情緒，以高度的責任感和認真負責的精神，為醫院的健康持續發展作出積極貢獻。

表6 檔案工作人員積極主動性不同的檔案級別分析

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