公文文尾部分不宜稱版記

鄭彥離

摘 要：《黨政機關公文格式》將公文末尾包括抄送機關、印發機關和印發日期項目所在區域稱作版記。在今天正式發出的公文上標注印發機關和印發日期無實用價值，而需要時標注的抄送機關項目實用價值超過這兩個版記項目，按事物名稱以其重要部分決定的慣例衡量，該區域用版記稱謂不合適，改用按所處方位命名的方法稱謂該區域為“文尾”比較恰當。

關鍵詞：公文；格式；文尾；稱謂

Abstract：The Layout Key for Official Document of Party and Government Organs refers to the ending of official documents including the ccd organs， the issuing organ and the date of issuance as the Edition Mark. It is impractical to mark the issuing organ and the date of issuance on currently issued formal official documents， whereas the practical value of the item “ccd organs”， which is marked when necessary， overweighs the other two items. Judging by the convention of naming after the most important part， this part of official documents should not be named as the Edition Mark， but more appropriately as the “trailer” in a way of locality naming.

Keywords：Official document，Layout，Trailer，Name

在國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會2012年6月29日聯合發布的國家標準《黨政機關公文格式》中，將公文末尾包含抄送機關和印發機關及印發日期項目的部分稱為版記。眾所周知，抄送機關不具有版記性質，且重要程度高于具有版記性質的印發機關和印發日期。按事物名稱以其重要部分決定的慣例衡量，該稱謂不合適。

國家標準《黨政機關公文格式》中有這樣一段話：“本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。”并且，該標準中明確版記部分主要包括抄送機關、印發機關和印發日期三個項目。但為什么將主要包括抄送機關、印發機關和印發日期項目的公文末尾部分稱作版記，該標準卻未解釋。參與該標準制定的徐成華等在其主編的《GB/T9704-2012<黨政機關公文格式>國家標準應用指南》一書中，也只是說將公文分為版頭、主體和版記三部分，“首先是為了敘述方便”[1]，而未說將公文末尾部分稱作版記的原因。筆者進行溯源，發現將公文劃分為版頭、主體、版記三部分的基本思想是對原國家質量技術監督局1999年12月27日發布的國家標準《國家行政機關公文格式》中一段話觀點的繼承。《國家行政機關公文格式》中的該段話是這樣表述的：“本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156cm）以上的各要素統稱‘眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱‘主體；置于主題詞以下的各要素統稱‘版記。”這段表述和前引《黨政機關公文格式》中關于公文格式劃分為三部分的那段話相比較，雖然各自所包含的內容和用詞略有差異，但主要觀點是一致的。原國家質量技術監督局1999年12月27日發布的《<國家行政機關公文格式>條文釋義》中有這樣的話：“本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中‘眉首、‘版記兩個概念在公文印刷行業已多年使用，‘主體是本標準提出的新概念。”這段話，揭示了前述公文格式標準中將公文末尾部分稱作版記的原因。但是，該稱謂是否合適，筆者認為值得討論。

什么是“版記”？筆者從商務印書館出版的中國社會科學院語言研究所詞典編輯室編《現代漢語詞典》中沒有見到對應的詞條，但有“出版”詞條。它對“出版”的解釋是，“把書刊、圖畫等編印出來”[2]。依筆者的理解，所謂“版記”，應該是對出版情況的記載。如關于一本書的出版，其版權頁所顯示的出版社名稱、編輯人、版次、開本、承印廠、出版時間、印數等就屬于版記內容。再如一本雜志的出版，雜志上顯示的雜志社名稱（出版者）、編輯人（總編等）、出版時間、承印廠等，屬于版記內容。公文的印發有沒有“版記”問題？回答是肯定的。公文的打印人（或稱“打印部門”）、校對人、印發日期、印發份數等要素就體現了公文的印發情況，亦即屬于公文的“版記”內容，準確地說，屬于公文的“印制版記”內容。中共中央辦公廳1989年4月25日發布的《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》和1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》，其關于公文印發機關、印發日期和印發份數的總稱謂也就是使用了“印制版記”概念。全國人大常委會辦公廳1998年2月6日發布的《人大機關公文處理辦法（試行）》中關于公文印發機關、印發日期和印發份數的總稱謂，和其2000年11月15日發布的《人大機關公文處理辦法》中關于公文印發機關和印發日期的總稱謂，也是使用了“印制版記”概念。

抄送機關，中共中央辦公廳和國務院辦公廳2012年4月16日聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》規定指“除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關”。很明顯，它屬于公文的發送和信息接收范圍內容，而不屬于公文的“印制版記”內容。該條例沒有使用“版記”或“印制版記”概念，因此，筆者不便據以認定其贊同與否抄送機關列入“版記”范疇。前引使用了“印制版記”概念的黨的機關的公文處理規定和人大機關的公文處理規定中，是將“抄送機關”和“印制版記”并列的，而未將“抄送機關”項目包含在“印制版記”項目中。如《中國共產黨機關公文處理條例》中關于公文格式的組成是這樣表述的：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。”當然，筆者也不能因為《黨政機關公文格式》將“抄送機關”項目列入“版記”部分就簡單地認定其將“抄送機關”項目視作“版記”性質，因為前引參與該格式標準制定的徐成華等在其所著的該格式標準應用指南一書中，也說到那樣做“首先是為了敘述方便”。但是，敘述方便應以敘述恰當為前提。怎樣算恰當？就抄送機關和印發機關及印發日期項目同處公文的末尾區域來說，怎樣概括命名該區域，一般采用能概括包含三項目特征的詞來解決，但其前提是三項目具有同類的性質。很顯然，印發機關和印發日期同屬印制版記或稱版記，可用其概括命名。而抄送機關項目則不具版記性質，不能將其概括包含進去。再一種方法是根據該區域所有項目的重要程度差異來指代命名，即以其代表性或相對重要的項目名稱來指代命名該區域，如公共汽車站一般以該站區域最重要或相對重要、相對規模大的單位名稱命名。就正式發布的公文文本來說，印發機關與印發日期這兩個版記項目和抄送機關項目相比，后者比前者重要。筆者分別于《辦公室業務》雜志2011年第6期發表《現行公文格式的印制版記項目應該取消》一文，和《檔案管理》雜志2013年第1期發表《格式中印發機關和印發日期項目應該取消》一文，說明在公文正本上發文機關署名處已標注發文機關名稱情況下，再在公文末尾，無論是標注發文機關辦公室名字，還是發文機關的名字，作為印發機關，都沒有實用價值。因為按慣例和常識，單位發文，本來就是單位或其辦公室負責印發，在公文上已明確顯示所屬發文機關名稱的情況下，再標注按常識已知道并且幾乎永遠不變的印發機關名稱，對收文機關毫無意義。公文印發日期在計算機普及應用，領導簽發文稿為電子打印稿情況下，與大多以領導簽發日期確定的成文日期相比，很少差別，所以在公文正本上標注印發日期也無多少意義。況且，公文的印制質量和效率是發文機關的內部管理問題，在單位留存的發文處理單上記載有承辦者名稱和時間，借此可滿足內部管理需要，收文機關既不需要，也不關心這些信息。所以，除翻印公文，翻印機關擴大了原發文機關對該文的發送范圍，且又產生了一個發文日期，在翻印公文末尾處必須注明翻印機關名稱和翻印日期，且有實用價值外，其他一般公文在末尾處標注印發機關和印發日期這兩個版記項目，極少實用價值。抄送機關是除主送機關外需執行或知曉公文內容的有關機關，是當需要時必須標注的項目，否則將影響公文內容在有關機關工作中的落實或造成機關間工作的不協調，所以抄送機關項目是公文格式中有實質價值的重要項目。因此，將有重要價值的抄送機關項目和極少實用價值的版記項目共在的區域，用“版記”來指代命名不合適。并且，按《黨政機關公文格式》規定，“如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記”。而按《黨政機關公文處理工作條例》規定，“主送機關”是“公文的主要受理機關”，是公文內容的主要落實和公文信息的主要接收機關，是在公文格式中較抄送機關項目價值更大的項目，當該項目移至公文末尾區域時，用“版記”來指代命名該區域就更不合適了。

也許有人認為，按《黨政機關公文格式》規定，印發機關和印發日期項目為每個正式發布公文的必標項目，所以稱其所在區域為版記。而抄送機關項目則是有的公文需標，有的公文不需標，不屬于一直有的項目。因其不屬于一直有的項目，所以當其出現存在時，簡單歸屬于一直有的項目之列，使人明白其位置所在。這似乎挺有道理，然而實際是前文曾述，將公文文尾部分稱作版記，是《黨政機關公文格式》對《國家行政機關公文格式》的繼承。而在《國家行政機關公文格式》中，位于其所稱“版記”區域的，不僅有現《黨政機關公文格式》規定中的抄送機關、印發機關和印發日期項目，而且還有“主題詞”項目。按照國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，“公文應當標注主題詞”，亦即要求在該辦法執行期間主題詞是每個正式發布的公文中必有的項目。而《<國家行政機關公文格式>條文釋義》解釋，“主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作”。也就是說，當時認為，主題詞項目是有實用價值的。常設的主題詞項目實用價值和印發機關與印發日期兩個版記項目相比較，也未必用版記來指代命名其共在的區域合適，更何況經常有更大實用價值的抄送機關項目出現存在呢？用版記命名公文文尾部分不僅不合適，而且會使人誤認為印發機關和印發日期項目是正式發布公文的有價值的重要必備項目，而這顯然是不符合實際的。

那么，到底用什么稱謂公文文尾區域合適呢？雖然本文認為抄送機關項目比印發機關和印發日期兩個版記項目實用價值大，但也不宜用“抄送區”來稱謂該區域，因為并不是所有正式發布的公文都有抄送機關項目。比較起來，還是用方位命名法來解決這個問題相對合適，用“文尾”稱謂該區域。這個稱謂雖然簡單，但也恰當、準確。而且該稱謂早已使用，且影響很廣。如武漢大學出版社1994年出版的王銘著《文書學理論與文書工作》一書中就有這樣的話：“在文書學術語中，主題檢索標識域、抄送機關標識域、印發說明（即指印發機關和印發日期。本文作者注）域三項又合稱文尾。”[3]參與《黨政機關公文格式》國家標準制定的徐成華等在其所著的該標準應用指南一書中說，“用一個形象的比喻，版頭可稱之為公文的‘頭，主體稱之為公文的‘身，版記稱之為公文的‘腳。把公文格式各要素分為‘頭、‘身、‘腳三部分，既便于從總體上掌握其聯系，又便于對其進行‘解剖，掌握其區別”。本文主張用“文尾”替代“版記”概念，同樣可實現其目的和功能，而且其稱謂更恰當，包容性更強，無論是在需要時于此處標注抄送機關，還是標注翻印機關和翻印日期等其他項目，都沒有問題。

參考文獻：

[1]徐成華等.GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社，中國標準出版社.2012：24.

[2]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室 現代漢語詞典[M].北京：商務印書館.1996：155.

[3]王銘.文書學理論與文書工作[M].武漢：武漢大學出版社.1994：233.