河南省醫(yī)學會檔案管理芻議

張曉偉

河南省醫(yī)學會是全省醫(yī)學科學技術工作者自愿組成、依法登記成立的學術性、公益性法人社團。每年組織上百次醫(yī)學學術會議，形成大量檔案資料。醫(yī)學學術會議資料檔案是在開展醫(yī)學學術交流的籌備、組織和實施活動中形成的，對醫(yī)學學術會議信息管理系統(tǒng)的建立，提高醫(yī)學學術水平、科研水平具有重要的參考價值。加強這些檔案資料管理利用勢在必行。

1 檔案管理存在的主要問題

1.1 管理人員不到位。我部主要負責醫(yī)療系統(tǒng)各個專科分會學術交流活動的舉辦，每年舉辦百余次學術交流會議，每個?？品謺克哪赀M行一次換屆改選，每次會議產(chǎn)生大量各類檔案資料，但目前還沒有專門的檔案管理人員，檔案主要由會議負責人整理保管。

1.2 規(guī)章制度不完善。對檔案管理工作的重視程度不夠，未形成足夠完善的管理制度。現(xiàn)有關于檔案管理的規(guī)章制度對許多細節(jié)沒有明確要求，只是籠統(tǒng)提出一些模糊概念，實際歸檔時，大部分工作人員都只做到對紙質文件的歸檔。電子文檔及電子照片類沒有明確的歸檔制度，以致某些工作人員忽視了這方面文件的保存，需要查詢時，所需文件缺失現(xiàn)象嚴重。

1.3 管理條件較簡陋。檔案室比較簡陋，僅有一個10平方米左右的房間，且缺乏必需的檔案管理設備，導致檔案存管有亂堆亂放現(xiàn)象。大多數(shù)檔案材料屬于紙質檔案，長時間無人管理，容易出現(xiàn)蟲蛀或霉變情況，導致檔案受損，也影響檔案整潔與外觀，且不方便查找。特別是電子檔案管理方面，軟硬件缺失嚴重，根本沒有形成一個專業(yè)的電子檔案系統(tǒng)。很多會議內容的電子文件都無規(guī)范化存檔，且有些存檔是以較老的計算機系統(tǒng)格式保存，新的電腦設備更新后無法識別舊的、較低版本的文檔而造成文檔丟失。還有一些以光盤形式保留的文檔，因光盤的保存不當，被劃、刻、折等而導致保存內容失讀。

1.4 檔案保密存隱患。主要存在著保密意識不夠、保密措施不當?shù)膯栴}，導致檔案資料丟失泄露。特別是電子檔案流通性強，更容易導致失密、泄密。同時，在處理、銷毀一些檔案的過程中，存在鑒定不規(guī)范，甚至沒有鑒定的問題，也容易發(fā)生泄密事故。

2 解決問題主要的應對措施

2.1 增加檔案人員配置。必須配置專門檔案管理人員，并著力提高檔案管理人員素質。主要是選擇聘用具有較強政治覺悟、良好工作作風、高度熱情負責的職工來從事這項工作，并對其進行相關專業(yè)檔案業(yè)務培訓，使其具備檔案管理工作知識和技能。作為檔案員，也必須具備一定的計算機操作能力。檔案管理人員若有調動，應給出一定銜接期，以便做好交接工作。

2.2 建立健全規(guī)章制度。“執(zhí)法必嚴”首先得“有法可依”，有一套相應科學的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。建立檔案管理制度應該遵循幾個基本原則，即科學化、合理化、簡明化、實用化，也要具有嚴肅性、開放性和雙向性。收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檔案的主要目的就是為了方便將來提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借、參考甚至出版、展覽等多項活動而服務。要形成一套管理科學、結合實際、規(guī)范整齊、查找方便的管理制度。不管是歸檔，還是利用，各個方面都要正規(guī)有序，科學實用。

2.3 及時完善硬件設施。必須適應形勢發(fā)展，按照檔案管理要求，盡快完善硬件設施，配備合適的檔案室、檔案柜等，并嚴格按照檔案安全“十防”的標準確保檔案安全無虞。特別是要配備內存容量較大的電腦及電子設備以便儲備越來越多的電子檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對于大量的電子檔案也可以考慮采用云數(shù)據(jù)庫進行儲存。

2.4 強化電子檔案管理。加強電子檔案正規(guī)化管理迫在眉睫。一是要對電子檔案的生成、儲存和傳輸設備進行維護和保養(yǎng)；二是盡量將入檔存儲的電子文檔設為只讀模式，只有經(jīng)過專門的修改系統(tǒng)才能進行修改，避免文檔被隨意刪改；三是在電子檔案進行儲存時盡量選用通用的儲存格式，當電腦系統(tǒng)進行升級時，對不能兼容的老的格式進行轉換重新保存，保持其長期可讀性；四是做好文件的備份工作，加強安全防護措施，避免病毒及黑客的入侵。

2.5 努力杜絕失密泄密。針對醫(yī)學會的工作，檔案的保密性主要體現(xiàn)在：對各個專家個人信息保密；對專家的尚未公開發(fā)表的論文及研究成果保密。那么，如何才能杜絕檔案的失泄密呢？提高檔案管理人員的保密意識是前提；嚴格檔案的鑒定銷毀程序是保障；加強電子檔案的存儲與使用是關鍵。

檔案工作不但對單位有重要作用，而且和個人的過去和將來都息息相關，關心檔案工作、重視檔案工作、配合檔案工作是每個人應盡的職責。