創建檔案對文件歸檔的沖突和應對措施

郭志敏

作為中職衛校，經常要開展有關創建迎檢工作，整理大量創建檔案，迎接上級機關的檢查驗收。但同時也對文件歸檔工作造成了沖突，本文就創建檔案對文件歸檔工作的沖突和應對措施進行探究。

1 創建檔案的分類和特點

1.1 上級對中職衛校的年度責任目標考核。每年度上級單位對學校下達的工作責任目標、黨建目標等，是對全年業績的整體考評，關系到本單位在系統的排名和成績。特點是每年必查，檢查時間一般安排在年底或翌年三四月份。但檔案整理工作一般于年初開展，由于這些迎檢工作沒結束，很多文件原件需要備查無法歸檔，延遲了文件收集時間，對文件歸檔工作造成一定的影響。

1.2 關系學校辦學的評估工作。省教育廳、省衛生廳下達的教學質量評估、專業設置認定等工作，特點是時間跨度大，材料范圍廣、數量多。需要近一年的籌備時間和近三年的材料，往往檢查完第二年還要復評，時間跨度兩年多，創建檔案達到幾百盒。

1.3 關系學校榮譽的創建迎檢工作。如文明單位、園林單位、平安建設先進單位等對學校打開知名度有助推作用的各種創建工作，主要特點是迎檢時間不定，創建檔案時間跨度大，對文件歸檔工作也造成不小的沖突。

2 創建檔案對歸檔文件整理的沖突

2.1 創建檔案的性質對文件歸檔工作的沖突。創建檔案具有應對性和臨時性的性質。應對性是指由于學校平時對有些業務工作應形成的文字材料重視不夠，在對照評估指標體系時，發現許多工作沒有留下文字材料或有些工作根本就沒開展。為了順利通過評估，不得不投入大量的人力、財力進行補充、加工、拼湊，使文字材料的真實性和原始性受到影響。臨時性是指檢查過后，創建檔案缺乏相關制度對創建檔案的歸屬和管理進行規范，影響了創建檔案的及時完整歸檔。

2.2 創建檔案的標準對歸檔文件整理工作的沖突。創建檔案都是按照評估標準進行整理的，不是真正意義上的檔案，根據《河南省檔案局〈歸檔文件整理規則實施細則〉》，歸檔文件應采用“保管期限—年度—組織機構”或“保管期限—年度—問題”等復式分類法進行分類。因此，創建檔案需要按照檔案管理程序重新分類整理才能轉化為文書檔案。

2.3 創建檔案的保管對歸檔文件整理工作的沖突。創建檔案是學校業績的綜合展示，具有重要的歸檔價值，但創建檔案往往為增加分值，投入一定財力對形式進行包裝，采用統一文件盒、統一盒標、內容全部裝訂成書等形式，檢查后作為經驗范本進行陳列，在較長一段時間內不能按期歸檔，影響了文件歸檔工作的完整性。

3 將創建檔案與檔案管理工作有機結合，促進檔案管理規范化建設

3.1 抓好創建材料原始積累，保障歸檔文件的質量。在各項創建工作中要拉升標桿，提升工作質量，抓好各項工作的落實，加強原始資料的積累，對材料的質量進行嚴格把關，為成功創建打下良好的基礎，推動檔案工作規范化建設再上新臺階。

3.2 實行備份制，保障創建材料及時歸檔。為避免創建檔案中文件原件不能及時歸檔，應將創建檔案中的原件進行復印備份，復印件用于裝訂或利用，原件備查，迎檢結束后，把迎檢材料盒轉入陳列室供展示，原件移交檔案室正常歸檔。

3.3 增強檔案規范化意識，保障檔案工作機制。各項創建工作關系到中職衛校的長遠發展，既是挑戰也是機遇，應以此為契機，建立健全檔案管理機制，提高管理效能。一是要提高檔案管理層次。校領導要高度重視，將檔案工作納入到學校全局工作中，建立健全檔案管理機制，各部門要強化責任意識，把創建工作同檔案管理工作緊密結合起來。二是加強檔案人員隊伍建設。要對參與創建人員進行歸檔知識培訓，進一步增強檔案管理意識和大局意識，提高工作質量。三是加強跟蹤指導。檔案部門要主動參與到創建工作中，對創建檔案管理情況進行跟蹤指導，對存在問題進行及時糾正，對重要材料及時進行收集和保管，確保創建檔案的完整及時歸檔，為學校的發展作出應有的貢獻。