兄弟檔案期刊集萃

謝建波

項目檔案復印件問題“診治”攻略

張廣玲在《中國檔案》2014年第1期撰文，指出在現階段，復印件已成為各類項目檔案專項驗收時的主要整改問題之一。它就像一種久治不愈的“頑疾”，持續地損害著紙質檔案原始記錄憑證的本質屬性。如何“診斷”并找到能“治療”這種“頑疾”的策略，作者首先對項目檔案復印件問題“病因”進行了診斷分析：一是辦公自動化的高效率與檔案原件的產生過程形成沖突，造成一些文件只有復印件而沒有原件；二是紅頭文件集中管理與單個項目的歸檔工作發生矛盾，使得單個項目的建設依據文件多為復印件；三是檔案管理精細化程度不夠，復印件問題周而復始發生（主要問題是重復組卷形成大量的復印件；原件收集意識不強，部分原件丟失，只能用復印件代替；組卷不合理衍生大量復印件）。其次，提出了項目檔案復印件問題“治療”措施攻略：一要修改、改善現有的工作程序，讓文件形成的全過程都處于掌握中；二要將紅頭文件復印件與原件進行關聯，有效化解矛盾（如紅頭文件原件歸入文書檔案，而該紅頭文件復印件歸入單個項目檔案，在卷內目錄標注要說明該紅頭文件在文書檔案的歸檔號）；三要制定相關的檔案工作細則，努力推進檔案精細化管理（主要是明確建設單位、管理單位及施工單位的歸檔規范，避免重復組卷，細化原件收集措施，結合項目實際，靈活組卷）。

從利用狀況看檔案工作領域的不良工作作風

孫觀清、吳建華在《檔案學通訊》2014年第1期撰文，指出我國檔案的利用狀況不盡如人意，通過從大檔案館到小檔案館的利用數據情況看，其原因是多方面的，其中一個相當重要的原因是檔案工作領域內積重難返的工作作風。這不良的作風有多種表現，作者從體制、意識、行為到作風，分析了檔案利用效率低下的原因，尤其是不良作風，其在當前有兩大表現：一是建新的又大又怪的檔案館成為時髦，二是各個檔案館內檔案的數字化高燒狀態且高燒不退。反觀國外的檔案館，墨西哥國家檔案館是由具有110年歷史的舊監獄改成，新加坡國家檔案館是1934年的老建筑，德國紐倫堡檔案館是1600年的舊建筑；至于數字化檔案就更加是時髦的燒錢工程，多省檔案館投入巨款來數字化，卻沒有腳踏實地地想一想是否有必要，在未經認真鑒定基礎上的數字化實際上是形象工程，最終只能是對納稅人金錢的巨大浪費，根本或很少考慮投入之后的產出效率。作者將圖書情報領域內的“信息資源共享四定理”（即：一切信息都是有用的、一切信息都是為了用的、人人享有自由平等利用信息資源的權利和用戶永遠都是正確的）作為根治檔案領域內不良工作作風的方法。四定理將主賓關系顛倒，以賓——用戶為主、為中心，對根治檔案工作中的不良作風具有立竿見影的效果，要作為基本原因貫徹于檔案工作的實踐中。

資源·技術·思維——大數據時代檔案館的三維詮釋

周楓在《檔案學研究》2013年第6期撰文，指出大數據是當前信息領域研究熱點，也是檔案館未來發展的重要依據。文章從資源、技術、思維三個維度對大數據時代的檔案館予以解構和勾勒，既為厘清大數據時代檔案館的目標定位打下基礎，也為推動大數據時代檔案館的路徑轉變提供依據。一是從資源維度而言，檔案館已具有了大數據的特征，構建數字記憶資源庫成為大數據時代檔案館的路徑選擇；二是從技術維度而言，大數據技術將從檔案資源挖掘、用戶數據挖掘、關系洞察及趨勢預測三個方面實現用戶需求與檔案資源的雙向理想控制；三是思維維度的檔案館，從思維維度而言，由經驗驅動到循數管理、由供給導向到需求導向、由追尋因果律到審視相關性成為大數據時代檔案館的思維嬗變。

淺議我國中小企業檔案管理模式

樊英穎在《北京檔案》2013年第12期撰文，指出選擇合適的企業檔案管理模式是保證企業檔案工作順利進行的關鍵。作者介紹了我國中小企業檔案管理四種模式，即：集中管理、分散管理、集中與分散管理相結合、社會化管理；分析了企業在檔案管理過程中的常見問題，即：所選管理模式與本企業的實際情況不符，自主管理理念落后、管理體制不順、專職檔案人員素質低，社會化管理對檔案保密、實體安全、方便利用等有影響，企業發展與檔案建設的不對稱造成大量有價值信息的遺漏和沒有價值信息的保留；提出了堅持因企制宜，創新管理模式的措施，即：加強國家檔案行政管理部門對中小企業檔案工作的監督與指導，加強中小企業自身的努力與學習，加強改革創新管理方式、方法，加強學習與借鑒國外中小企業檔案管理的成功案例。

論體制外檔案的代保管

王萍在甘肅《檔案》2013年第5期撰文，指出“體制外檔案”，是指受國家檔案管理體制規范和約束的國有檔案之外的其他所有檔案，大體可分為三類：第一類是私營企業、民辦非企業單位、公民個體或家庭（家族）形成和所有的檔案；第二類是圖書館、博物館、文化館等非檔案機構保管的歷史檔案；第三類是流失海外的珍貴檔案。體制外檔案是檔案管理領域的新概念，是與國家檔案資源、社會檔案資源、國有與非國有檔案、民間檔案、私人檔案等概念一脈相承、更具有實踐性和概括力的檔案概念。在現階段，我國體制外檔案的代保管一般有三種形式：一是事業組織的代保管。主要是圖書館、博物館等文化事業的代保管。二是商業組織的代保管。主要是檔案中介機構、具有法人地位的經濟實體。三是民間組織的代保管。主要是個人、企業、非營利組織等各種民間力量獨立創辦的檔案館等。三者之間構成了“互動——競爭”的關系。通過這三種代保管形式對體制外檔案進行安全有效管理，有助于推進檔案管理體制改革、檔案行政管理職能轉變和國家檔案資源體系建設。

關于城市數字地圖檔案館建設的思考

李黎、姬鳳英、劉劍、蔡秀蘭在《湖北檔案》2013年第7期撰文，闡述了城市數字地圖檔案的概念，是以城市（特別是主城區）為工作范圍，在城市測繪地理信息生產、科研、管理活動中形成的檔案。它不僅包括大量的數字地圖檔案，還包括同步建立的控制數據庫、地形數據庫、影像數據庫、管線數據庫和工程檔案數據庫等。城市數字地圖檔案館與傳統檔案館不同，不是簡單地模仿和再現檔案館原有的業務和運行流程，而是對傳統管理方式的改造和業務流程的再造。因此，城市數字地圖檔案館的建設原則是：一為全面保障原則，二為檔案安全原則，三為需求牽引原則。城市數字地圖檔案館建設的主要內容是：一要厘清現有的地圖檔案資源，二要制定適用的標準規范體系，三要構建扎實的信息基礎設施，四要建立集成的檔案資源信息庫，五要研制高效的檔案應用軟件，六要提供簡潔的檔案利用系統。

督促監理單位履行項目檔案管理職責

米彪在《四川檔案》2013年第2期撰文，指出自20世紀90年代，國家重點建設項目實行項目法人責任制、建設監理制和招標承包制以來，在具體的項目建設過程中，項目業主怎樣監督、指導監理單位履行在項目檔案管理方面的職責，其主要做法：一是以合同為先導，督促監理單位及時建立健全項目檔案管理體系，以確保項目檔案管理有序展開。主要包括：1.依據合同，督促監理單位進場時，建立相應的檔案管理機構和配備相應的設備及裝具；2.要求監理單位檔案管理工作與工程建設同步，建立項目檔案管理制度，建立歸檔文件臺賬；3.監督、指導監理單位將項目檔案管理融入到各工作環節。二是以溝通為橋梁，充分發揮監理單位在工程建設過程中對項目檔案管理的督促作用。主要有：1.項目業主及時了解監理單位在項目監理中文件形成、收集、整理以及督促、檢查施工單位在施工中文件形成、收集、整理情況；2.監督監理單位充分發揮工程建設過程中對承包人項目檔案管理的督促作用。三是以規范為準繩，充分發揮監理單位對竣工檔案和竣工圖的檢查、審核和簽認作用，確保檔案的完整、準確、系統。主要包括：1.監督、指導監理單位督促施工單位在施工文件和項目檔案管理中變傳統的“后置管理”為“超前控制”；2.監督、指導監理單位加強對施工文件形成過程和內在質量檢查；3.監督、指導監理單位對自身形成文件的檢查與監控；4.監督、指導監理單位對施工單位所形成的竣工檔案和竣工圖檢查與審核責、權、利的落實。