新形式下檔案管理信息化的對策研究

朱丹丹

(廣東電網公司茂名供電局,廣東茂名 525000)

新形式下檔案管理信息化的對策研究

朱丹丹

(廣東電網公司茂名供電局,廣東茂名 525000)

在社會信息化的新形勢下,開展檔案信息化管理是有效收集、保管和利用檔案資源的重要保障,檔案管理信息化涉及眾多方面,積極采取有效對策,能夠實現對檔案的信息化管理,推進我國檔案工作的開展。本文將重點對能夠推進新形勢下檔案管理信息化的有效措施進行闡述分析。

檔案管理 信息化 對策

隨著社會的進步，信息化時代的到來，信息資源逐漸進入社會生活的各個領域，成為戰略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實現其電子化、信息化的管理，對于社會經濟的發展有著十分重要的價值。所以，加強檔案信息資源的開發利用，推進檔案服務體制的創新，形成數字化、信息化管理已經成為迫切客觀要求。

1 檔案管理信息化的概念和內容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實現檔案材料由實體保管模式向數字化模式的轉變，由國家檔案的行政管理部門開展的，以現代技術作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點是服務具有全面性，并有著向集成化、合作化、專業化方向發展的趨勢。

1.2 檔案管理信息化的主要內容

(1)檔案資源技術的信息化：即運用電子計算機的網絡傳輸途徑所提供的保存技術以及信息系統的加工技術，將原有檔案的各項實體資源轉化為數字化、信息化的管理資源，從而實現各項資源的合理分配、社會共享，以便全面實現資源的開發利用的一種信息化形式。

(2)檔案管理方法的科學化：科學的管理方法作為新形勢下檔案管理信息化的重要實現途徑，旨在利用檔案行業客觀規律以及社會信息特點實現有組織的、有計劃的對檔案的控制管理。(3)檔案管理人員的素質現代化：管理人員的專業化水平和知識水平，是判斷其的素質的重要標準。對于檔案的管理，不僅應該有知識淵博的管理人員，還應建立合理的組織結構，實現全面管理。(4)檔案服務的社會化：隨著電子時代的到來、檔案意識的增強以及檔案效益的顯現，我們不僅需要實現資源全社會共享，還要預見到檔案在未來世界的利用情況，比如用戶對象明顯變化、社會公眾和非官方組織對檔案利用范圍的增大，以及其在經濟活動方面的利用將明顯上升。

2 新形勢下檔案管理信息化的對策

2.1 轉變管理觀念,樹立信息化管理理念

在新形勢下，轉變傳統檔案信息化建設觀念已經成為迫切需求，從現在的發展狀況來看要完成觀念轉變，完成新觀念的建立要從以下方面進行努力：第一，管理人員需增強信息化意識，了解檔案管理的發展走向，以便為企業發展、社會進步提供更好的服務。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業領導對其關注度，讓高層管理者進一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對檔案管理的發展做出更科學的決策。最后，為了提高管理和服務效率，為企業謀求最系統、科學、全面的服務，提高數字檔案館建設效率，要不斷更新檔案管理理念，推進檔案管理的現代化水平和信息化程度。

2.2 加強制度建設,規范檔案信息化管理

為了認識檔案信息化管理的意義及目標，就需要我們完善管理檔案信息化的相關制度。對此，可以從宏觀角度和具體角度兩個方面來看，從宏觀上來說，信息化管理的主要目的是，在堅持效益原則、實用原則以及科學管理原則基礎上，實現各原則的協調統一，提高管理水平，促進部門穩定、健康的發展。而具體的來說，要將管理工作作為發展重點，提高資源管理服務質量，促進管理機制建設，即增強部門與部門之間獨立性，各個管理部門應明確各自職責，還應建立相應制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關法律法規,提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實現，依法推進檔案管理信息化，實現電子資源、數字化檔案資源的建設、生成、利用、保管，完成信息化基礎設施的構建，信息安全的保障，就必須建立系統的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當中，保證檔案資源在信息化建設過程當中的安全、穩妥。

2.4 提高技術水平,實現科學化管理

提高檔案的科學化管理主要表現在提高檔案管理的信息化技術水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設備的開發建設，完善信息化檔案管理系統的構建和高效率維護，完善路由器、計算機、數據庫系統，充分的利用現有設備的各方面優勢，并完成新設備的購置，還應該在快速建立信息數據庫之后進一步對其進行完善，從而實現信息資源的網絡共享和檢索。

2.5 打造高素質人才隊伍,提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質的檔案信息化管理人才隊伍。在打造高素質人才隊伍，必須要以從實際情況出發，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓，了解最新形勢下的管理模式，實現對信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對信息化管理人才的吸收，實現團隊的專業化，將復合型人才納入信息化管理團隊。

2.6 企業檔案管理信息化建設注意原則

企業檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業檔案管理信息化建設的目的在于促進企業檔案管理信息資源的共享，提高企業的社會效益以及經濟效益，促進企業檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業投入大量的時間以及精力，企業應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業應該將檔案管理信息化建設同企業的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發展。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業的信息需求相協調， 必須與信息技術發展相協調， 必須與全國信息化工程相協調。

3 結語

在新的社會發展形勢下，實現檔案信息化管理已經成為迫切需求。而作為一名高素質的信息化管理人才，更應增強現代化、信息化的管理意識，提高自身各方面素質，從而完成我國的檔案管理向先進水平邁進，以便進一步適應社會發展需要。

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