“網絡報銷”在企業財務管理中的運用分析

（中國儲備糧管理總公司 北京100044）

一、“網絡報銷”的發展

所謂“網絡報銷”是指在單據填寫、憑證提交和審核支付等環節實現網絡化、標準化的業務操作模式。國際著名的IT公司，如Microsoft、IBM在ERP的基礎上，利用自身的開發能力，成功地實現了網上審批系統和財務系統的前端數據共享，如Microsoft的MS-Expense，IBM的NEDS等。但上述系統僅僅適用于這些公司內部，在我國財務系統不兼容，實施成本也很高。國內專業廠商的網上報銷系統結合國內各行業需求自主研發，如民安信網上報銷與費用管控系統（MAXTECH-OACC）、矩方的興元X/3、友為網上報銷系統等，系統成熟穩定，應用效果比較顯著，性價比較高。隨著網絡的進步，網上報銷系統和財務管理軟件的融合趨勢日益明顯，并向著社會化、移動化、協作化方向發展，結合了預算管理、現金管理、收支管理等財務功能，因而不僅僅是報銷軟件，更是預算控制和成本計量的有效工具，通過實施網絡報銷，企業可以實現業務財務預算管理有機結合，大幅提升企業資源的合理流動。21世紀以來，信息化程度高的國有企業已經開始使用了網絡報銷。作為大型上市企業，對于預算管理控制又有較高要求，需要一個符合要求的工具和途徑。同時，集中報銷數據量大，審批不及時，財務記賬、支付壓力增大。通過網絡報銷系統，可以實現集團財務的集中管理與監控；在線統一費用報銷用款審核控制機制；實現遠程處理、動態核算；企業可以根據預算控制、歷史報銷情況進行評價和控制，進而通過網上銀行兌付，加快了支付速度，節約了成本開支。

二、“網絡報銷”與傳統財務報銷的比較優勢

（一）提高工作效率

通過報銷流程的標準化，規范了填單要求、審批流程，提高了審批速度。傳統手工報銷時，各級審批人在審批單據時由于時間、地點因素不能快速通過，有時在某一審批節點會停留很長時間，甚至需要報銷人員來來回回奔跑很多部門，報銷周期過長，員工抱怨，領導繁瑣。通過網絡報銷，可以提高報銷人填單效率、管理者審批效率以及費用會計憑證生成效率。差旅費補助、金額合計等計算可以按照報銷制度設計公式，自動計算，節省大量繁瑣的計算時間。

（二）便于實現財務公開透明與預算控制

“網絡報銷”最顯著的優勢在于能夠按照嚴格報銷規定和操作流程進行管理。當報賬人員在網絡操作中出現超預算、超范圍、超標準支出時，系統將自動提示，并無法進行下一步操作，從而為實現預算管理的實時監控，減輕財務審核壓力，為有效實現“三公”支出透明提供了基礎，為有效落實中央“八項規定”提供了監督手段。全程實時費用監管，掌握費用支出流向，真正實現了“事前預算控制，事中動態監控，事后評價分析”。

（三）便于提高查詢效率

在企業內部審計和外部審計過程中，均要求對原始單據進行細致查詢。傳統財務報銷手段需要耗費大量時間對原始單據進行復印、裝訂與存檔，再花費大量精力進行查詢，勢必降低審核效率。“網絡報銷”的便利性也體現于通過對原始單據進行掃描，實現數字化存儲。在需要查看相關原始單據或其復印件時，只需從系統中調取進行查閱即可，極大地節省了審核時間，提高查詢效率。

（四）實現標準化流程，作為企業控制風險的抓手

財務管控和業務協同，將業務流程與報銷流程有機結合，有效落實風險管控、全面預算管理、內部控制等各項企業管理制度，將各項控制制度全部滲透到流程的各個環節，固化到報銷系統里，推進財務管理的“四化”（規范化、標準化、流程化、自動化）進程，為公司長期穩步發展打下堅實基礎。

（五）為精細化管理提供數據支持

電子報銷單在完成報銷流程后，報銷信息作為可以深度挖掘的財富。如進行成本、利潤分析；客戶信用管理；構建績效管理模型，為管理者提供量化的數據作為決策的依據。

三、中儲糧系統實施網絡報銷的思考

（一）推進“網絡報銷”的必要性

中國儲備糧管理總公司2000年成立，注冊資本166.8億元，受國務院委托具體負責中央儲備糧（含中央儲備油）的收購、存儲、調運、銷售及進出口業務等，組織架構為“兩級法人，三級架構”，在全國31個省、區、市設立了24個分公司和幾百個直屬庫。總公司及直屬庫是法人單位；直屬庫是三級管理單位，是獨立核算、自負盈虧的法人實體。目前很多分公司實現跨地區的統一經營，一個法人單位和幾個跨地區的非法人實體共同經營，因此實施網絡報銷可以提高工作效率、降低成本開支、增強資金管控能力。

目前，中儲糧總公司系統內部預算管理已實行多年，預算的理念深入人心，但是傳統的手工報銷方式，使得預算控制執行相對滯后。通常員工來報銷、領取支票時，財務人員查詢預算表，逐筆登記支出并計算預算后，才能掌握預算的執行進度。特別是業務量大時，靠手工歸集預算，費時費力，容易出差錯，不利于預算執行中的控制。因此開展網絡報銷，是加強企業管理、強化成本費用控制的重要措施。

（二）中儲糧總公司實施“網絡報銷”的設想

通過總結試點經驗，筆者認為網絡報銷軟件首先要保證網絡安全，操作要簡單易用。然后實現前置審批控制財務風險，提供動態的預算執行控制，優化費用報銷和管控流程，為企業提供完善的資金管控系統，提高企業管理水平。

1.強化預算管理，落實前置審批。通過網絡報銷系統，有效落實預算的前置審批要求。重點加強對直屬企業購銷合同、費用支出的前置審批。例如，直屬庫向糧食經營者收購糧食支付貨款時，一般采用先貨后款的形式進行。購銷部門業務員依據合同付款進度及時獲取發票，核實收購入庫糧油數量質量后編制付款審批單。通過網絡報銷流程，經購銷部門負責人、財務部門負責人、倉儲部門負責人審核后，按權限報分管副主任及庫主任審批。超過規定限額的大宗款項或超過分公司區域指導價的，必須經分公司審批后，財務部門出納員再依據報銷系統審批生效的付款單、合同、發票、原始入庫單付款。通過網絡報銷系統，實現預算數據的實時更新，減輕了財務人員工作量，確保了數據準確真實，還可以將多年預算數據、支出數據對比分析，趨勢分析，增強企業財務分析能力。

2.制度流程化，提升管理水平。梳理業務流程，對公司內部業務流程和管理過程進行優化，將企業內部控制制度嵌入網絡報銷系統，關鍵環節業務流程自動化，實現業務管理制度化，制度流程化，流程信息化，從而提升企業風險控制能力。即對分、子公司、直屬庫的業務流程與日常管理制度進行梳理，參照總公司分別制定相應的《內部控制指引》，針對關鍵控制環節的風險點，提出控制目標，制定控制措施，將控制措施固化到網絡報銷系統中，努力做到工作流程信息化，實現在線監控。充分利用現有業務管理信息系統、購銷資金風險防控系統、辦公自動化等系統，將物資采購制度、工程招標制度、糧食輪換等各項制度固化在網絡報銷系統的各個流程中。如果未按規定流程流轉，將無法支付資金。通過與“智能化糧庫”、“ERP”等系統對接，實現財務管理信息化與計劃、統計、倉儲、人事、投資等業務系統的有機鏈接，真正實現集團公司信息一體化管理。實現對企業各類資源、生產要素的綜合管控，從事后監督變為過程監督、在線管控，使企業管理智能化、標準化。

3.費用標準化控制，有效節約開支。為有效落實中央的“八項規定”、“六項禁令”以及中儲糧總公司“加強公司系統作風建設的七項要求”，參照《中央和國家機關會議費管理辦法》、《中央和國家機關培訓費管理辦法》、《中央和國家機關差旅費管理辦法》、《行政事業單位業務招待費列支管理規定》、《北京市黨政機關外賓接待經費管理辦法》等規定，將各項費用支出標準內置在網絡報銷系統內，實現費用標準化控制。對企業生產經營過程中的可控成本推行對標管理，從而實現企業的降本增效目標。

4.合同動態管理，有效防控風險。將合同管理模塊內置在網絡報銷系統中，有效落實企業風險管控。資金支付時，網絡報銷系統提示輸入合同編號，在線查詢合同條款及歷次付款時間、金額、比例、付款必要條件等，相關業務領導在線確認達到必要付款條件后，主管財務領導審批支付款項。系統自動生成累計付款金額、余款等信息。業務和財務人員可能有變動，對項目情況不了解，通過報銷系統內置合同臺賬，可動態查看合同項目履行情況及付款情況，或者到了付款周期，系統自動提示，避免重復或遺漏支付款項。此外，從合同臺賬里可以挖掘大量信息，企業可以綜合分析加以利用。例如根據網絡報銷系統的合同臺賬，可以提煉上游供貨商及下游客戶的名稱及其信用情況，對不良客戶信息導入“黑名單”數據庫，在全系統范圍內共享，從而防范企業經營風險。Z