“網(wǎng)絡(luò)報銷”在企業(yè)財務(wù)管理中的運用分析

（中國儲備糧管理總公司 北京100044）

一、“網(wǎng)絡(luò)報銷”的發(fā)展

所謂“網(wǎng)絡(luò)報銷”是指在單據(jù)填寫、憑證提交和審核支付等環(huán)節(jié)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)操作模式。國際著名的IT公司，如Microsoft、IBM在ERP的基礎(chǔ)上，利用自身的開發(fā)能力，成功地實現(xiàn)了網(wǎng)上審批系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的前端數(shù)據(jù)共享，如Microsoft的MS-Expense，IBM的NEDS等。但上述系統(tǒng)僅僅適用于這些公司內(nèi)部，在我國財務(wù)系統(tǒng)不兼容，實施成本也很高。國內(nèi)專業(yè)廠商的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)結(jié)合國內(nèi)各行業(yè)需求自主研發(fā)，如民安信網(wǎng)上報銷與費用管控系統(tǒng)（MAXTECH-OACC）、矩方的興元X/3、友為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定，應(yīng)用效果比較顯著，性價比較高。隨著網(wǎng)絡(luò)的進步，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和財務(wù)管理軟件的融合趨勢日益明顯，并向著社會化、移動化、協(xié)作化方向發(fā)展，結(jié)合了預(yù)算管理、現(xiàn)金管理、收支管理等財務(wù)功能，因而不僅僅是報銷軟件，更是預(yù)算控制和成本計量的有效工具，通過實施網(wǎng)絡(luò)報銷，企業(yè)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)預(yù)算管理有機結(jié)合，大幅提升企業(yè)資源的合理流動。21世紀(jì)以來，信息化程度高的國有企業(yè)已經(jīng)開始使用了網(wǎng)絡(luò)報銷。作為大型上市企業(yè)，對于預(yù)算管理控制又有較高要求，需要一個符合要求的工具和途徑。同時，集中報銷數(shù)據(jù)量大，審批不及時，財務(wù)記賬、支付壓力增大。通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，可以實現(xiàn)集團財務(wù)的集中管理與監(jiān)控；在線統(tǒng)一費用報銷用款審核控制機制；實現(xiàn)遠程處理、動態(tài)核算；企業(yè)可以根據(jù)預(yù)算控制、歷史報銷情況進行評價和控制，進而通過網(wǎng)上銀行兌付，加快了支付速度，節(jié)約了成本開支。

二、“網(wǎng)絡(luò)報銷”與傳統(tǒng)財務(wù)報銷的比較優(yōu)勢

（一）提高工作效率

通過報銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范了填單要求、審批流程，提高了審批速度。傳統(tǒng)手工報銷時，各級審批人在審批單據(jù)時由于時間、地點因素不能快速通過，有時在某一審批節(jié)點會停留很長時間，甚至需要報銷人員來來回回奔跑很多部門，報銷周期過長，員工抱怨，領(lǐng)導(dǎo)繁瑣。通過網(wǎng)絡(luò)報銷，可以提高報銷人填單效率、管理者審批效率以及費用會計憑證生成效率。差旅費補助、金額合計等計算可以按照報銷制度設(shè)計公式，自動計算，節(jié)省大量繁瑣的計算時間。

（二）便于實現(xiàn)財務(wù)公開透明與預(yù)算控制

“網(wǎng)絡(luò)報銷”最顯著的優(yōu)勢在于能夠按照嚴(yán)格報銷規(guī)定和操作流程進行管理。當(dāng)報賬人員在網(wǎng)絡(luò)操作中出現(xiàn)超預(yù)算、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)支出時，系統(tǒng)將自動提示，并無法進行下一步操作，從而為實現(xiàn)預(yù)算管理的實時監(jiān)控，減輕財務(wù)審核壓力，為有效實現(xiàn)“三公”支出透明提供了基礎(chǔ)，為有效落實中央“八項規(guī)定”提供了監(jiān)督手段。全程實時費用監(jiān)管，掌握費用支出流向，真正實現(xiàn)了“事前預(yù)算控制，事中動態(tài)監(jiān)控，事后評價分析”。

（三）便于提高查詢效率

在企業(yè)內(nèi)部審計和外部審計過程中，均要求對原始單據(jù)進行細致查詢。傳統(tǒng)財務(wù)報銷手段需要耗費大量時間對原始單據(jù)進行復(fù)印、裝訂與存檔，再花費大量精力進行查詢，勢必降低審核效率。“網(wǎng)絡(luò)報銷”的便利性也體現(xiàn)于通過對原始單據(jù)進行掃描，實現(xiàn)數(shù)字化存儲。在需要查看相關(guān)原始單據(jù)或其復(fù)印件時，只需從系統(tǒng)中調(diào)取進行查閱即可，極大地節(jié)省了審核時間，提高查詢效率。

（四）實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程，作為企業(yè)控制風(fēng)險的抓手

財務(wù)管控和業(yè)務(wù)協(xié)同，將業(yè)務(wù)流程與報銷流程有機結(jié)合，有效落實風(fēng)險管控、全面預(yù)算管理、內(nèi)部控制等各項企業(yè)管理制度，將各項控制制度全部滲透到流程的各個環(huán)節(jié)，固化到報銷系統(tǒng)里，推進財務(wù)管理的“四化”（規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、自動化）進程，為公司長期穩(wěn)步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

（五）為精細化管理提供數(shù)據(jù)支持

電子報銷單在完成報銷流程后，報銷信息作為可以深度挖掘的財富。如進行成本、利潤分析；客戶信用管理；構(gòu)建績效管理模型，為管理者提供量化的數(shù)據(jù)作為決策的依據(jù)。

三、中儲糧系統(tǒng)實施網(wǎng)絡(luò)報銷的思考

（一）推進“網(wǎng)絡(luò)報銷”的必要性

中國儲備糧管理總公司2000年成立，注冊資本166.8億元，受國務(wù)院委托具體負責(zé)中央儲備糧（含中央儲備油）的收購、存儲、調(diào)運、銷售及進出口業(yè)務(wù)等，組織架構(gòu)為“兩級法人，三級架構(gòu)”，在全國31個省、區(qū)、市設(shè)立了24個分公司和幾百個直屬庫。總公司及直屬庫是法人單位；直屬庫是三級管理單位，是獨立核算、自負盈虧的法人實體。目前很多分公司實現(xiàn)跨地區(qū)的統(tǒng)一經(jīng)營，一個法人單位和幾個跨地區(qū)的非法人實體共同經(jīng)營，因此實施網(wǎng)絡(luò)報銷可以提高工作效率、降低成本開支、增強資金管控能力。

目前，中儲糧總公司系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)算管理已實行多年，預(yù)算的理念深入人心，但是傳統(tǒng)的手工報銷方式，使得預(yù)算控制執(zhí)行相對滯后。通常員工來報銷、領(lǐng)取支票時，財務(wù)人員查詢預(yù)算表，逐筆登記支出并計算預(yù)算后，才能掌握預(yù)算的執(zhí)行進度。特別是業(yè)務(wù)量大時，靠手工歸集預(yù)算，費時費力，容易出差錯，不利于預(yù)算執(zhí)行中的控制。因此開展網(wǎng)絡(luò)報銷，是加強企業(yè)管理、強化成本費用控制的重要措施。

（二）中儲糧總公司實施“網(wǎng)絡(luò)報銷”的設(shè)想

通過總結(jié)試點經(jīng)驗，筆者認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)報銷軟件首先要保證網(wǎng)絡(luò)安全，操作要簡單易用。然后實現(xiàn)前置審批控制財務(wù)風(fēng)險，提供動態(tài)的預(yù)算執(zhí)行控制，優(yōu)化費用報銷和管控流程，為企業(yè)提供完善的資金管控系統(tǒng)，提高企業(yè)管理水平。

1.強化預(yù)算管理，落實前置審批。通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，有效落實預(yù)算的前置審批要求。重點加強對直屬企業(yè)購銷合同、費用支出的前置審批。例如，直屬庫向糧食經(jīng)營者收購糧食支付貨款時，一般采用先貨后款的形式進行。購銷部門業(yè)務(wù)員依據(jù)合同付款進度及時獲取發(fā)票，核實收購入庫糧油數(shù)量質(zhì)量后編制付款審批單。通過網(wǎng)絡(luò)報銷流程，經(jīng)購銷部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、倉儲部門負責(zé)人審核后，按權(quán)限報分管副主任及庫主任審批。超過規(guī)定限額的大宗款項或超過分公司區(qū)域指導(dǎo)價的，必須經(jīng)分公司審批后，財務(wù)部門出納員再依據(jù)報銷系統(tǒng)審批生效的付款單、合同、發(fā)票、原始入庫單付款。通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的實時更新，減輕了財務(wù)人員工作量，確保了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確真實，還可以將多年預(yù)算數(shù)據(jù)、支出數(shù)據(jù)對比分析，趨勢分析，增強企業(yè)財務(wù)分析能力。

2.制度流程化，提升管理水平。梳理業(yè)務(wù)流程，對公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過程進行優(yōu)化，將企業(yè)內(nèi)部控制制度嵌入網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程自動化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理制度化，制度流程化，流程信息化，從而提升企業(yè)風(fēng)險控制能力。即對分、子公司、直屬庫的業(yè)務(wù)流程與日常管理制度進行梳理，參照總公司分別制定相應(yīng)的《內(nèi)部控制指引》，針對關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險點，提出控制目標(biāo)，制定控制措施，將控制措施固化到網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中，努力做到工作流程信息化，實現(xiàn)在線監(jiān)控。充分利用現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)、購銷資金風(fēng)險防控系統(tǒng)、辦公自動化等系統(tǒng)，將物資采購制度、工程招標(biāo)制度、糧食輪換等各項制度固化在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的各個流程中。如果未按規(guī)定流程流轉(zhuǎn)，將無法支付資金。通過與“智能化糧庫”、“ERP”等系統(tǒng)對接，實現(xiàn)財務(wù)管理信息化與計劃、統(tǒng)計、倉儲、人事、投資等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機鏈接，真正實現(xiàn)集團公司信息一體化管理。實現(xiàn)對企業(yè)各類資源、生產(chǎn)要素的綜合管控，從事后監(jiān)督變?yōu)檫^程監(jiān)督、在線管控，使企業(yè)管理智能化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.費用標(biāo)準(zhǔn)化控制，有效節(jié)約開支。為有效落實中央的“八項規(guī)定”、“六項禁令”以及中儲糧總公司“加強公司系統(tǒng)作風(fēng)建設(shè)的七項要求”，參照《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》、《中央和國家機關(guān)培訓(xùn)費管理辦法》、《中央和國家機關(guān)差旅費管理辦法》、《行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)招待費列支管理規(guī)定》、《北京市黨政機關(guān)外賓接待經(jīng)費管理辦法》等規(guī)定，將各項費用支出標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)內(nèi)，實現(xiàn)費用標(biāo)準(zhǔn)化控制。對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的可控成本推行對標(biāo)管理，從而實現(xiàn)企業(yè)的降本增效目標(biāo)。

4.合同動態(tài)管理，有效防控風(fēng)險。將合同管理模塊內(nèi)置在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中，有效落實企業(yè)風(fēng)險管控。資金支付時，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)提示輸入合同編號，在線查詢合同條款及歷次付款時間、金額、比例、付款必要條件等，相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在線確認(rèn)達到必要付款條件后，主管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批支付款項。系統(tǒng)自動生成累計付款金額、余款等信息。業(yè)務(wù)和財務(wù)人員可能有變動，對項目情況不了解，通過報銷系統(tǒng)內(nèi)置合同臺賬，可動態(tài)查看合同項目履行情況及付款情況，或者到了付款周期，系統(tǒng)自動提示，避免重復(fù)或遺漏支付款項。此外，從合同臺賬里可以挖掘大量信息，企業(yè)可以綜合分析加以利用。例如根據(jù)網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的合同臺賬，可以提煉上游供貨商及下游客戶的名稱及其信用情況，對不良客戶信息導(dǎo)入“黑名單”數(shù)據(jù)庫，在全系統(tǒng)范圍內(nèi)共享，從而防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。Z