論述檔案利用新模式的研究

李卓

摘 要：檔案工作的有效進行能夠推進我國的相關企業以及事業單位的合理發展，面對經濟發展速度的不斷加快，企業內部的管理模式也得到了充分的改進，并隨著市場潮流的變化進行了合理的改變，正是由于企業內部發展速度的不斷增加，企業內部的相應文件也在不斷的增多，面對企業發展不斷擴大的發展態勢，如果不能夠對發展過程中產生的檔案進行有效地管理，將嚴重的影響企業在未來市場中競爭能力的提升，所以應用新的檔案管理模式將有助于提升企業內部對檔案管理事業的改革，促進檔案能夠發揮其潛在的利用價值。

關鍵詞：檔案；新模式；研究

前言：檔案管理工作的進行是企業發展歷史文化中一直伴隨存在的，完善對企業檔案的管理工作將能夠提升企業內部對信息的利用以及管理能力，是企業的發展不斷的走向成熟。面對企業在市場經濟中占據份額的不斷增大，利用傳統的檔案管理模式將影響企業的發展以及對檔案的管理能力，所以通過使用新的管理模式對企業的檔案進行科學、合理的管理將有助于完善企業對檔案的有效利用，提升檔案潛在價值的發揮。

一、檔案管理改革新模式含義

傳統的檔案管理工作往往需要投入大量的人力以及物力，并在管理時容易出現混亂對檔案的管理造成問題，致使檔案有效價值不能夠得到合理的發揮。所以建立新的檔案管理模式，完善原有檔案所存在的弊端，通過實行檔案管理改革新模式提升企業內部對檔案的管理以及運用的能力，使檔案的使用價值得以有效的發揮。為了強化檔案新模式的實行，在整個過程中需要加強對工作人員的綜合素質教育，提高動作人員的管理服務能力，了解檔案在使用以及管理中應該注意的問題，優化檔案管理改革的新模式。

1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。

1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往南各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該豐十區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其梢案內容也非常豐富多樣。

1.3人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

相關單位形成文件后，文件有三個走向：一是文件直接從形成者到接受者中，這主要是指文件內容針對者，解決文件所針對的問題；二是把法律、法規、政策等具有約束力的規范性、政策性文件，還有各機關在其自身活動中形成的所有非涉密、不含隱私的文件移送到現行文件閱覽中心或登陸到政府網站“廣而告之”；三是直接歸檔。許多文件具有國家機密性，或涉及知識產權、專利問題，需要直接歸檔，不適合進入文件利用中心或在政府網站公示。

二、新舊檔案模式轉換要注意的問題

檔案在管理的時候需要應用專業的檔案管理工作人員，由于傳統檔案管理工程中存在一定的問題，導致了檔案自身的利用價值不能夠有效的得以發揮，所以完善檔案模式的轉變也十分重要，面對新舊檔案轉換時可能發生的問題，我們應該注意以下問題的發生，并盡可能的避免問題對檔案管理模式轉變所造成的不良影響。

2.1認識上要到位

目前我國既有機關檔案室，也有現行文件閱覽中心存在，同時許多政府機關也設立了網站，但是這并不是說我們已經實現了機關檔案利用的新模式，因為它們彼此間的聯系沒有得到體現和被認識。目前機關檔案在實踐中還是被看成已經辦理完畢，只對內部提供利用的檔案，其中文件的現行價值和半現行價值仍然沒有得到充分利用，而現行文件閱覽中心只是被看成是政務公開的舉措，沒有認識到它還是機關檔案利用的補充形式。所以我們仍然要樹立和宣傳文件生命周期理論，用文件的整體性運動看問題。

2.2尊重公民知情權

知情最基本的內容是民眾應享有通過媒介了解政府工作情況的法定權利。保障民眾知情權是“公民行使一切民主自南權利的基本前提”，是“現代國家民主憲政的基礎要素”和“防止出現惡劣政府的必要條件”。政府承認人民有自決權的一個基礎即是人民對信息的掌握，因為信息足決策的基礎和權衡的標準，我們要尊重和重視文件接受者的知情權。

2.3實行文檔一體化管理

文檔一體化管理是指“以文件生命周期理論為指導，借助計算機網絡技術，從系統論的角度出發，對文書工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體最大效能，確保從機關現行文件直至館藏檔案管理的高效和優化。”

2.4機關檔案室要協助維護政府網站，以便其更好地提供現行文件利用服務。政府網站要經常更新，保證其發布最新的政策信息，機關檔案室要協助維護政府網站，對網站上的文件信息進行價值鑒別。

2.5有關法律、法規需要進行重新修訂

我國在現行文件公開方面，還沒有一部統一的法律文件可以參照執行。在《檔案法》等有關法律規定中，對機關檔案利用的條款應該作修訂，充分考慮到機關檔案的現行價值和半現行價值，擴大利用范嗣。

結語：檔案管理新模式的應用研究符合時代發展的潮流，是順應時代發展的重要標志。通過完善檔案管理的新模式，在應用的過程中不斷的解決發生的問題以及出現的狀況，將有助于提升新模式在檔案管理利用中的潛在價值，為現行檔案的保護、利用提供合理的措施。

參考文獻：

[1]張星宇 淺談如何做好機關檔案工作 《城市建設理論研究》 2012年第19期