論新時期高校教學秘書的工作特點及必備的信息化能力

張佳麗

摘要：教學秘書是高校教學管理中的行政人員，是基層的教學管理工作者，是教學工作順利進行的重要保障。教學秘書的工作復雜、時效性強、任務重、要求高，隨著信息化技術的飛速發展，教學秘書的工作方式也隨之發生著巨大的變化，因此教學秘書應該具備一定的信息化工作能力。

關鍵詞：教學秘書 高等學校 工作特點 信息化

教學管理是教學工作的重要組成部分，涉及到學校教學工作的方方面面，是一項任務繁重、時效性和紀律性很強的系統工程。高校教學秘書是高校教學管理工作中具體事務的執行者，是最基層的教學管理人員，是聯系院校領導、教務處、校辦公室等各職能部門和協調師生的紐帶，是維護教學正常運行的橋梁。因此教學秘書是保證教學管理暢通的重要環節。然而教學秘書的工作千頭萬緒，遇到的矛盾和問題相對其它工作來講相對復雜，有一定的特點。當今社會，信息技術高速發展，教學秘書的工作也要與時代接軌，要以新時代的新武器來不斷完善和提高自己的工作，適應新的教學改革形勢，提升教學管理水平。以下談論一下新時期教學秘書的工作特點及必備的信息化能力。

1 教學秘書的工作特點

1.1 主動性。教學秘書的日常事務多而繁雜，不僅接受教務處安排的工作，還要接受大量臨時性的工作。雖然教學秘書常被視作領導的左右手和耳目，但是為了更好的履行自己的職責，教學秘書就必須要積極思考，善于觀察和分析問題，其思維方式以及工作方式也不能僅僅局限于被動地服從和服務于領導，而應該經常主動進言，有事多向領導請示匯報，交心通氣，為領導作出正確的決策發揮主動作用。

1.2 及時性。教學秘書的有些工作時間要求緊，具有時效性，必須及時處理。諸如教師因病不能上課，因事請假調課等，就必須迅速辦理調、停課手續并及時將有關情況與安排通知學生。在各種監考安排中，有些老師會因為突發狀況無法按時趕往考場，教學秘書就要及時的安排空閑老師完成監考工作。所以教學秘書很多工作若處理不及時則很容易造成教學秩序混亂，釀成教學事故。

1.3 統籌性。教學秘書的工作涉及到學院的全部教學工作，涉及面比較廣。既要協助領導管理好教學，還要處理好教學方面的具體事務，協調好各方面的關系，還要經常完成教務處和領導臨時交辦的很多其它工作。因此，教學秘書工作實質上是綜合性很強的工作。這就要求教學秘書能從大局出發，統籌安排好各項工作，在工作中找到規律，確保教學工作的順利進行。

1.4 服務性。教學秘書是教學工作的管理者也是師生的服務者，教學秘書的工作形象在一定程度上也體現了其所在系部乃至學校的形象。因此，教學秘書工作的主要立足點為服務教師、服務學生，這是教學秘書日常工作的核心。具體來說就是教學秘書的工作要急教師之所急，解學生之所困。在工作中要摒棄私心，為教師的“教”和學生的“學”提供方便有益的服務，如為教師和學生提供教學方面的咨詢、后勤方面的保證以及服務，包括教材、課表、教室安排等等。所以說，教學秘書的工作是一項服務性很強的工作。

2 教學秘書必備的信息化能力

教學秘書要每天要面對大量的通知、文件、電話、會議資料，這些材料信息都是教學秘書工作的常規信息，也是從不同的方面和角度保證教學工作順利進行的重要信息來源。在信息化高度發達的今天，高校教學管理建立在以計算機為主的網絡平臺之上，計算機操作水平直接反映了教學秘書在教學管理工作上是否稱職。因此，為了提高教學管理工作的效率和質量，教學秘書在掌握相關的業務知識的同時，還要不斷地學習相關的計算機操作知識，逐步開發計算機在教學管理工作中的功能，促進教學信息化管理。以下舉例簡要介紹幾種常用的教學秘書工作必備的信息化技能。

2.1 信息篩選及匯總。教學秘書通過掌握必要的計算機的應用知識，讓工作更加輕松快捷。熟練掌握和運用WORD、EXCEL、PPT等辦公軟件，對于提高工作效率事半功倍。教學秘書會經常收到來自教務處或其他部門發來的EXCEL匯總表，利用EXCEL的數據篩選功能篩選出本部門的課程，本部門的學生等等這些信息。然后再進行下一步的工作安排。將各種信息篩選后，需要將屬于本部門的信息匯總。一般大家習慣性使用EXCEL的默認的sheet1，很少使用sheet2、sheet3。其實一個EXCEL的表中可以設置多個工作表，這樣可以分門別類，以免表格太多容易混亂。還可以通過工作表標簽顏色進行標識，可以更加的清楚醒目，有利于提高工作的條理性。比如重補修任務安排，學生數據非常多，可以利用EXCEL中的透視圖功能準確、快速、高效的統計整理出學生數據。如幾門課程，有多少學生報名重修這些課程等。還比如開學初補考和重補修考試安排等事務，很多學生要參加考試的科目有多門，在安排考試時，需要錯開這些考試時間，避免沖突，那EXCEL軟件中的糾錯功能能準確地找出重復的數據。

2.2 監考通知單的制作。每個學期的補考、期中期末考試都有大規模的監考安排工作。尤其是基礎課部門，幾乎全校的班級都開設。因此考場數多，監考老師也相應非常多。為了使監考工作按部有序的進行，監考通知單發揮著重要作用。當教學秘書面對需要制作幾百份的監考通知單的時候，壓力可見一斑。每一份監考通知單都需要監考老師姓名、監考時間、地點等信息。然而教室是不同的。采用傳統辦法復制粘貼工作量巨大。在這種情況下，可以采用WORD的郵件合并功能。首先制作一個監考單的空模板，將監考安排EXCEL表制作好作為數據源。然后在工具欄里使用郵件合并功能即可輕松制作大批量的監考通知單。同樣的方法也適用于大批量獎狀制作。

2.3 信息通知的現代化手段。在教學管理中，教學秘書的協調與組織能力是確保教學工作正常運轉的基本前提。教學秘書聯系最緊密的上級部門是教務處，教學秘書要將上級教務處的各項事務，及時地下達給系各教研室、各位教師及輔導員。如，教學檢查的通知，教學任務落實，調、停課的通知，英語四、六級考試通知，學生選課通知，補考、期中、期末考試安排等，這些都必須及時地通知到教師和學生。如果通過打電話的方式通知，教學秘書將耗費大量的時間，非常不省時省力。有時所通知的事項對方聽過之后過段時間就記不清楚具體的時間、地點了。基于這種情況，通知和發布信息可以通過QQ群的方式。將系部的教職工加入QQ群，重要信息可以發群公告。需要老師們討論決定的事項可以利用群投票功能。同時，QQ群的討論組功能也非常好。可以將黨員老師建立討論組。可以將各個教研室分別建立討論組等等。這些功能都非常實用也大大提高了信息化辦公的效率，各種信息的共享非常及時準確，也節省了教學秘書的大量時間用于做其他更重要的事情。另外，通信軟件的出現也對改進教學秘書的工作方式起了非常重要的作用。采用飛信群發短信的方式通知老師是目前最普遍的方法，其優點是老師們能夠立即收到信息，并且能夠很方便的查看短信，避免記錯通知內容。所以，教學秘書要不斷的了解新事物，更新自己的工作方式，這樣會使得工作效率大幅度提高。

3 總結

高校教學秘書作為高校教學管理工作的具體實踐者，也有著其特有的工作特點。針對這些工作特點，教學秘書應該更加明確自己的工作職責，對自己做好角色定位。而在信息技術日新月異發展的今天，教學秘書作為連接教學主管部門、主管領導和教師等工作人員之間的橋梁，不斷學習并掌握現代化的信息工具對于提高高校教學管理效率、提高教學管理水平來講是非常必要的。

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