ERP 管理系統實施風險分析

田 屏

(遵義師范學院 計算機與信息科學學院，貴州 遵義 563000)

ERP—Enterprise Resource Planning 企業資源計劃系統。是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從20 世紀40年代的庫存控制訂貨點法；60年代的時段式MRP；70年代的閉環MRP;80年代的MRPII；90年代從MRPII 走向ERP；21 世紀從ERP 走向協同商務。ERP 經歷這樣的發展階段，日趨成熟。ERP 系統已經從根本改變了傳統成本管理報告的思維模式，使得生產經營和銷售盈利都帶有系統的思想。ERP系統反映了時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富與要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石;它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。由于ERP 系統的高效性，邏輯連貫性等優點，我國越來越多的企業逐步在引入EPR 管理系統，可以說ERP 系統將為我國的企業管理開辟新的天地。

然而，ERP 系統的實施過程中有很多不確定因素，從而使整個項目的實施具有涉及面廣、難度大、周期長等特點，再加上ERP 系統本身的復雜性，更加大了ERP 系統的實施風險。筆者 認為ERP 實施過程存在最大的7 項風險因素為：企業與咨詢方合作不夠密切，研發缺少企業業務部門的參與，缺少企業高層管理的強力支持，系統安全重視不夠，用戶操作培訓不充分，規模因素導致數據不完善等。現就筆者的調查進行如下分析：

1）企業與咨詢方的合作不夠密切：任何把ERP 項目當作是咨詢方的項目都會導致不成功。咨詢方的主要責任是向用戶提供管理改進的建議和技術支持，以及知識傳遞。咨詢方不可能對企業有深刻的了解，也不可能為企業作決策，只有企業與咨詢方的密切合作和相互理解，企業只有把ERP 項目真正當作自己的項目，才能充分發揮咨詢方的作用和實現自己管理變革的目標。

2）研發缺少企業業務部門的參與。很多ERP 項目早期只由IT 人員和咨詢顧問組成，而沒有業務部門的參與，這樣由于IT 人員缺乏業務背景和決策能力，而顧問對企業的了解較少，ERP 項目小組的工作結果常常就不能被業務部門接受，項目周期就會拖長。業務部門的充分參與，使項目組有足夠的授權，不但可以使項目中問題的決策周期大大縮短，而且更重要的是使企業整體更早地做好迎接管理變革的準備。

3）缺少企業高層管理的強力支持：如果企業高層不能清醒認識實施ERP 的目的和風險，就不會注入足夠的資源參與到項目中，不會投入足夠的精力參與項目的各種重大決策中，不會在企業中為ERP 項目營造足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準各。企業高層把ERP 項目視為單純的信息系統建設項目通常是ERP 實施失敗的最直接原因之一。所以應該在系統上線之前對企業高層管理人員進行ERP 概念及SAP 產品概述培訓。

4）系統安全重視不夠：ERP 系統安全包括應用系統的功能風險、網絡設備權限、操作權限授權、數據訪問風險、病毒的預防、非法入侵的監督、數據更改的追蹤、數據的安全備份與存檔、機房的安全管理、以及管理員的監督，等等。除此之外，ERP 系統風險還包括自然環境對ERP 系統所造成的損害。目前，許多實施ERP 項目的企業普遍存在著系統安全風險，很多歸因于企業對系統安全的不夠重視，其直接結果是系統存在缺陷和安全漏洞，容易遭受非法入侵。企業應建立遠程備份和恢復機制，以積極應對這類風險。

5）內部控制失效：企業實施ERP 系統，在很大程度上改變了企業的業務流程——將之前所使用的手工業務流程轉變為現在的跨職能部門業務處理流程。ERP 系統實施之前，多數企業的業務流程是圍繞單一的職能部門或業務功能進行的，諸如采購系統及銷售系統、財務系統、人事管理系統等。而ERP 系統實施后，企業的業務流程實現了從采購到付款、下訂單到開出發票等業務的集成，實現了跨部門跨職能的業務處理。然而，ERP 系統中單一的數據庫簡化了原來跨部門的業務審批流程，消除了企業內部很多審計線索，加大了企業內部控制風險。更甚者，實施ERP 系統后，企業的業務操作更依賴于此，ERP 系統自身的脆弱性與企業的這種依賴性共同作用，形成了新的企業業務風險。

6）用戶培訓不充分：ERP 項目實施的最終目的是讓企業的所有員工都能夠正確認識和使用ERP 軟件。不能簡單的把ERP 視為企業管理的靈丹妙藥，認為既然ERP“功能強大”，只要上了ERP，企業的所有問題便迎刃而解，或者以為企業的所有流程都可以納入到ERP 中來；還有的人簡單的將ERP 視為當前業務流程的電子化。如果在上線準備階段，不讓用戶知道“現階段對ERP 合理的需求期望是什么”，不對用戶進行各模塊具體操作流程的培訓，將直接導致大量數據錯誤或操作錯誤。而ERP 系統是整合性很強的系統，業務的操作會自動在財務中體現出來。若有大量的業務操作失誤，財務系統將產生紊亂這也是部分企業實施ERP 失敗的原因之一.因此在使用ERP 系統之前對所有員工進行嚴格的培訓，改變員工現有的操作方式或流程，使之完全適應現行ERP 系統的要求。

7）規模因素導致數據不完善：完善的數據管理是實施ERP 的基礎，數據管理混亂會直接導致系統建設的失敗。中小型企業難以形成規模效應，在供應鏈上實現與供銷商、合作伙伴、客戶的緊密協作關系比較困難，從而使得中小企業實施ERP 的效益可能不如大企業那么明顯。ERP 實旌過程中有70%的工作都是基礎數據的收集、整理和應用工作。不準確的數據必然得不到準確的信息；準確但不規范的數據，也只能在局部區域內有效，數據的傳遞和處理都很困難；準確但不適時的數據，會使數據失去有效性，甚至給企業的管理決策帶來負面的影響。因此，搭建數據平臺、統一標準就成為成功實施ERP 的必要條件。

ERP 是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力、物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。由于軟件功能強大，而且它的實施會為企業帶來巨大的好處，但是也會陸續出現各種各樣的問題，新項目都需要經歷一個痛苦蛻變和適應的過程。

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